浅谈学校档案信息资源的开发与利用

郭玉梅

摘要：学校档案是学校在教学管理实践活动中直接形成的历史记录，重视开发与利用学校档案信息资源，把其潜在价值转变为现实利用价值，充分发挥出学校档案信息在学校建设、教学管理等方面的更大作用。

关键词：档案信息资源；开发与利用

学校档案是学校在教学管理实践活动中直接形成的历史记录，只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校各项建设工作才能源远流长。长期以来，受传统观念的束缚，学校档案工作大都偏重于档案的收集和保存，没有发挥档案应有的作用。如何开发利用学校档案信息资源，充分发挥学校档案的作用，是现今学校档案工作着力追求和研究的重要课题之一。本文结合实际，就此问题谈些粗浅的认识。

一、保证档案信息开发与利用效果

由于受传统观念的束缚，人们在档案信息开发利用方面普遍比较保守，认为保密是头等大事，要慎之又慎。随着学校教学改革的深入发展，对学校档案信息的需求日益增大，这就要求我们要转变观念，突出服务这一主题，创新档案信息开发利用方式，开展多渠道、多层次的服务，为利用者提供有效的服务，充分发挥档案的作用，保证档案信息开发利用效果。要改变原有那种等着利用者来档案室查阅档案的“座堂守摊”局面，主动为利用者提供档案信息服务。比如，学校新分配来的教师，为使新教师尽快地熟悉业务，靠老教师面对面传授教学经验和教学方法是一种方法，但是老教师的教学任务都比较繁重，不可能有那么多时间和精力来帮助新教师熟悉业务。为此我们主动向新教师提供教学档案，其中包括录像带、制作的课件等，帮助他们尽快熟悉教学业务，掌握高质量的教学方法，提高教学水平，这样发挥了档案信息在促进教师队伍建设方面的积极作用。

二、改变档案信息开发与利用状态

长期以来，档案信息开发利用处于被动状态，限制了档案信息资源作用的发挥。要有效地开发利用档案信息资源，就必须变被动为主动，加大开发利用力度，提高开发利用效率。关注改革发展对学校档案工作提出的新要求，主动了解各部门和教师对档案的利用需求，有针对性地选择课题，开展档案编研工作，这是改变档案信息开发利用状态的突破口。档案人员要对学校档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂，例如，编写各种检索工具、档案工作指南；利用学校档案进行二次、三次加工形成专题材料，把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来，及时、准确地传递出去，提供给师生及社会利用。这些编研成果不仅利用率高，而且节省查阅时间，提高工作效率，同时也对原始档案起到了保护作用。 根据学校工作的需要，或者结合重大庆典活动、学校社区服务活动、教育教学经验展示学校和校风传统教育等有关活动，确定相关主题，充分利用档案室保存的相关档案资料，举办档案史料陈列和档案图片展览，也是改变档案信息开发利用方式，变被动为主动的有效途径。例如配合校庆、教师节、国庆节等重大节日，我们利用保存的照片、文字、实物资料，举办主题展览，既向师生进行校史、传统宣传教育，培养师生爱校、爱国情结，又向社会介绍学校的发展成就，以争取社会对学校的支持。

三、更新档案信息开发与利用手段

从近几年的档案信息开发利用方面看，计算机技术、网络技术等现代信息技术的应用势在必行，这也是更新档案信息开发利用、提高信息开发利用质量和效率的重要手段。要积极创造条件，将现代信息技术全面应用于以档案信息开发利用为根本目的学校档案工作全过程。要利用计算机技术，建立档案目录和全文数据库，公布可以公开的文件目录和全文数据，便于检索利用档案档息，满足利用者的需要，实现档案信息存储电子化、检索网络化、利用在线化，提高档案信息资源的开发利用水平。在实际工作中，文书档案、会计档案、教学档案、学生档案是学校档案的主体，每所学校所形成的教学档案、学生档案一般数量都比较庞大。我们配置相应的计算机教学档案管理软件，将教学档案、学生档案内容录入计算机，实现教学档案、学生档案信息的自动检索、统计、打印等多方面的功能。我们还将每位教师的公开课、观摩课的教案输入计算机，建立专题数据库，以满足教学、科研多方面的需求，实现学校档案信息资源共享。

四、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的辦法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，学校档案工作是一项系统的信息工程，学校档案信息资源的开发利用日益重要。只有重视学校档案信息资源的开发利用，才能把学校档案信息资源的潜在价值转变为现实的利用价值，充分发挥出学校档案信息在学校建设、教学管理等方面的更大作用。