提高档案安全管理工作水平的浅思考

路 璐

（山东省济宁市驾驶员职业认证所，山东 济宁 272000）

1 档案安全管理工作的重要性

1.1 安全管理工作的时代需求

信息技术的发展和普及，为档案的管理和利用提供了更加广阔的平台，但信息技术的渗透和普及也给档案管理工作带来了安全压力，提出了更高的要求。一直以来，我国档案管理工作相对于其他行业和部门始终处于半封闭的状态，工作手段落后，工作技术伐陈，安全管理更谈不上创新，这对我国档案工作的健康发展造成了一定的制约。新时代，新发展，档案管理工作者必须紧跟时代发展前沿，解放思想，转变观念，充分利用现代技术提高档案的安全管理工作水平。居安思危，防患未然，不断学习充沛安全管理素养和技能，为档案的安全提供更加优质、高效的工作。

1.2 安全管理工作的内涵

档案安全管理工作的内涵包括档案安全管理职责、档案实体安全管理、电子档案安全管理和档案库房安全管理等。主要工作就是对存放档案的实体做到避免受到自然、人为的灾害，同时杜绝泄密事件的发生，并使其始终处于安全状态的管理工作。当前电子档案的涌现和信息技术的发展，使档案安全管理工作形势出现了新的变化，工作中既要预防传统纸质档案的损坏，还要预防电子档案的存储、泄密风险。

1.3 安全是档案管理工作的前提

安全是档案工作的“压舱石”，发展和繁荣档案工作，突出档案的安全是档案工作的重要内容，它为档案加强与其他领域的联系，为其他工作的发展提供参考和信息依据起到了重要的基础作用。因此在档案工作中，档案管理工作者需要用发展的眼光，更加重视档案的安全性，万无一失地做好档案管理工作。

2 当前档案安全工作存在的问题

当前档案安全工作中主要存在的问题为：

（1）重视程度不足。档案工作在当前一些企事业单位，无论是工作管理还是从业人员管理一直未成为单位日常工作的重要组成部分。同时，档案工作者也不认为本身和从事的工作是多么的重要，更不要谈安全管理。普遍存在着思想不重视，档案风险防范意识差，安全应急能力不足，保密意识不强，使得许多具体的安全管理工作距离规范要求和时代发展存在一定差距。

（2）硬件的安全基础薄弱。因为工作的重视程度不足，导致单位不能对档案安全设施设备投入足够的资金。硬件上还不能完全达到分门别类满足不同档案属性的安全管理要求。如，纸质档案和电子类档案两种，面临不同的安全管理风险，需要不同的安全需求。纸质档案主要包括存放场所的安全隐患，特别是“八防”的需求。而电子类档案面临的安全管理威胁主要包括计算机本身的存储设备的加密处理、强化对计算机病毒、黑客攻击的防范措施等。

（3）安全管理存在制度和模式缺陷。根据了解到的情况，大部门单位管理模式不规范，没有设置专门的档案安全管理工作部门，普遍挂靠单位办公室或某个部门负责，指定责任人兼管的模式。管理制度也没有与时俱进，适应实际，有的相互抄袭导致“面目雷同”；有的制度不健全，缺少《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》等必要的管理制度；有的制度工作规定不明确，如岗位职责不具体明确、安全管理责任人不明确、工作监督内容不全面等等，导致管理制度使用效果差。

（4）安全管理人员工作素养不高。主要表现在档案安全管理知识掌握的不够全面，在涉及诸如安全设备管理，安全系统维护、使用，信息化技术安全保障等方面，专业知识和深度不够。尤其在突发事件演习时，重要档案资料的有效抢救保护和处置方面更是显得捉襟见肘。同时工作素质有待提高，日常工作积极性不高，安全防范意识差，得过且过，不能全身心投入档案的日常检查、维护，有的档案资料损坏或丢失了也没有及时发现。

3 提高档案安全管理工作的对策

档案安全管理工作水平的提高必须从制度体系、保障体系等方面入手，根据时代发展的要求，建立适应单位实际的档案安全管理工作新格局。

（1）进一步强化管理，坚持集中统一领导，分级负责。各单位要明确主管领导、主管部门和具体责任人，加强对本单位档案工作的统筹规划、监督检查、技能培训等，并且要定期或不定期组织开展专项工作检查，推动建立分工明确、协调有序的档案工作机制。坚持集中统一管理本单位档案。各单位要设置与工作任务相适应的档案管理工作部门，加强档案工作业务管理，指导本单位其他部门做好档案资料的收集、整理、归档工作，特别是电子文件的归档工作。并对不同载体形式的档案实行集中统一存放、管理，安全保管档案资料。

（2）进一步健全安全管理制度。档案的安全管理制度的建立要遵循安全第一、预防为主、防治结合、保证安全的原则，立足于强化和提高从业人员的安全意识、防范意识和责任意识。主要是根据单位的工作实际，依据《档案法》、《档案工作制度》以及有关保密制度等，建立健全《档案保管保密制度》、《档案管理人员岗位职责》、《档案库房管理制度》等管理制度和责任追究制度，使档案安全管理工作有章可循、责任到人、措施到位，档案资料的收集、整理、归档、保存等规范有序。

（3）进一步加强硬件设施建设。档案存放的硬件设施是做好安全管理工作的基础，单位要不断加大资金投入，建设更好的硬件设施，夯实档案安全管理的硬件基础。要建设高标准的库房，并完善自动监控报警、火灾自动报警、温度自动监控等设备设施，达到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温、防光、防霉等“八防”的要求，并做到定期检测维护，保证设备设施的安全可靠。要紧跟时代发展的步伐，增添计算机、扫描仪等现代信息设备，利用科技手段，提高档案管理工作的信息化水平。

（4）进一步提高档案的信息安全管理水平。相对于传统的档案管理工作，信息安全是新时代档案安全管理工作必须着重考虑和加强的一项工作。首先单位的计算机档案信息管理工作要保证做到专人专机，计算机设立系统防火墙、访问密码，安装必要的防病毒软件，定期进行数据备份，并与外网做到物理隔绝。要组织技术人员不定期对使用的计算机进行安全检查，保证计算机始终处于安全状态，防止硬件损坏和泄密事件的发生。另外，保存的电子档案资料，要制作纸质文件进行安全备份，确保存储安全。

（5）建立完善安全应急预案。为提高防范突发事件的应急能力，各单位要依据工作实际，按照“预防为主、档案优先、响应及时”的原则制定档案管理应急预案。主要内容包括组织保障、适应范围、保障措施、处置程序、善后处置等，保证在各种突发事件发生时，都能做到应对有方，保障有力，档案安全。每年依据应急预案不定期组织应急演练，根据演练的结果，不断完善和丰富应急预案的内容，提高应急防范效果。

4 结语

档案的安全管理工作是一项管理性和服务性相结合的工作，做好这项工作，不仅要有完善的措施，合格的硬件，更要求从业者始终保持较高的思想素质。并且，现代科学技术的发展，给档案的安全管理工作提出了更高的要求，数字化的管理模式最终会取代档案的传统管理模式，不断研究档案安全管理工作，及时提出有效的安全管理手段，对提高档案安全管理工作水平，具有重要的现实意义。