浅谈事业单位档案管理信息化的建设对策

郭小娟

摘 要：目前，我国的事业单位档案管理信息化建设正在如火如荼的开展当中，现已取得十分显著的成效。但在实践过程中，也难免会暴露出很多的缺陷问题，如管理人员素质水平不达标、信息化建设与实际情况相背离、先进技术设备应用率低等等，基于此，本文主要对事业单位档案管理信息化的建设对策进行了分析和研究。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；民政局；数字化技术

前言

信息化时代的到来，各行各业的生产、工作效率都得到了显著提高，与此同时，也对事业单位的档案管理工作提出了更高要求。目前，在开展档案管理信息化建设的过程中仍存在较多缺陷问题，抑制着工作效率和水平的提升，故急需采取针对性措施加以解决。

1 事业单位档案管理信息化建设的必要性

事业单位在我国的国民经济持续增长、社会和谐稳定发展方面发挥着至关重要的作用，而落实好档案管理的信息化建设工作，对于社会事业的平稳快速发展意义重大，可充分满足人民群众实际的发展需求。档案记载了时代和历史的进步，是促进社会健康发展的重要手段和工具。新时期背景下，要求事业单位通过信息化、数字化等方式，推进该工作的信息化建设进程。但从当前实际现状来看，我国的事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，逐渐暴露出很多缺陷和不足，进而也使得该工作开展面临着严峻的挑战。而一旦实现了档案管理工作的信息化，便可大幅度提升档案数据的真实性和完整性，与此同时，也降低了管理人员的工作压力和难度，工作质量和效率也会随之提高。基于上述情况，在当前的信息化社会，我国的各事业单位应抓住机遇，推动档案管理工作朝着信息化的方向发展，节约工作时间和人员，以此为事业单位的又好又快发展奠定良好基础[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设现状分析

首先，事业单位中的部分档案与日常生活中常见的档案存在较大差别，例如，民政局中的很多档案均与个人隐私息息相关，对数据安全性和完整性要求较高。为此，事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，应重点关注该问题。但纵观当前实际的发展现状，发现个别事业单位在实践工作中，极易忽视上述提到的安全问题，进而对资料数据的完整性和安全性造成了极大威胁。究其根本，主要是因为单位的资料审查程序不够完善和严格，进而也给犯罪分子留下了可乘之机，该问题应引起事业单位的高度重视。其次，在当前的社会主义市场经济背景下，人们的职业选择相对自由，越来越多的人均更加倾向于企业单位，甚至对事业单位存在一定的偏见，认为其工作模式较为单板和单一。在此情况下，也导致了事业单位招人难的问题，尤其是类似于档案管理这种枯燥、乏味的工作，愿意尝试的人更是少之又少，更不要说刚刚踏入社会的大学生。在很多事业单位中，刚加入的新人在任职一段时间后，很快便发现自己不适合这份工作，进而导致人员更换问题频发，而这也将直接对档案管理工工作秩序造成严重影响。最后，近年来，很多单位均开始推行“无纸化办公”，但在此过程中却出现很多问题，如信息化平台的建设无法与文件形式和专业软件相互匹配，该问题的出现直接导致工作效率难以稳步提升。另外，管理人员在读取文件的过程中，由于自身操作不规范，故直接导致文件丢失的问题，影响了管理工作质量和效率的提升[2]。

3 提升事业单位档案信息化建设效率的有效途径

3.1 完善管理工作制度

在我国当前的国情之下，相比于其他单位，事业单位具有一定的特殊性，其内部的档案管理部门其实是属于一个边缘化的机构。我国的相关法律法规对事业单位的档案管理工作做出了清晰、明确的规定，因此，事业单位在开展信息化建设工作的过程中，不管是任何程序均应严格遵循国家法律法规来进行，从而真正做到有法可依，有章可循。基于上述情况，我国的各事业单位更应该结合自身实际的发展状况，制定出科学、合理的档案管理工作制度，以此为信息化建设提供良好环境和便利条件。

3.2 提升档案管理人员综合素质

事业单位应定期组织档案管理人员参加专业教育和培训，具体的培训内容可包括，档案管理制度、理论、技巧、注意事项等等，通过该方式，提升人员的专业水平和工作能力，使其逐渐掌握各种先进的信息技术。另外，还应强化对人员的管理，制定出明确、合理的人员分工制度，以此确保档案管理工作能够有条不紊的顺利推进。与此同时，由于事业单位档案管理工作的离职率较高，故还应落实好交接管理工作，以免对工作秩序造成不利影响，若单位的经济条件允许，还可适当的提高人员的工资待遇，以此吸引更多的应届大学生加入其中，为工作团增添新鲜血液。

3.3 加大先進设备和技术的投入力度

先进的技术和设备，是事业单位档案管理信息化建设的重要支撑和保障。不管是硬件还是软件建设，均应充分结合单位的发展实情来进行，并以此为基础，制定出科学合理的管理方案。落实好权限设置，对先进设备的开发与利用进行合理规划，最大限度的提升设备使用的兼容性。另外，基于上述提到的信息资料安全问题，单位还应强化安全管理制度，如对于很多机密资料，应要求管理人员禁止在外网环境下操作和读取，以免信息被盗取和破坏，在此可充分借助各种先进技术的优势，提升管理工作质量和效率，确保档案的完整性和真实性。

另外，数字化也是档案管理和保存的重要方式，在此过程中，事业单位应借助各种先进技术和手段，将物质化资源转变成数字化资源，最大限度的发挥数字化技术优势。同时，还可建立档案目录数据库和档案全文数据库，以此单位员工提供优质服务，在此也可将数字化技术和原有的档案管理办法进行结合，实现两者的优势互补，共同促进工作效率的提升。

3.4 积极引进信息化建设专业人才

事业单位若想全面推行档案管理工作的信息化建设，还应积极引入专业的信息化人才，以此实现可持续稳定发展，与此同时，也更加有助于信息化网络平台的搭建，进一步提升该建设工作的安全性、简便性和高效性。在信息化平台建设过程中，应完善的落实好测试工作，在确保其无任何失误和漏洞之后才能开始正式使用。通过专业信息化建设人才的引入，可确保整个操作流程的合理性和规范性，达到改善和优化工作效果的目的，更加有利于信息化档案管理平台自身优势和作用的充分发挥[3]。

3.5 完善监督机制

通过对内部监督机制加以完善，可达到规范信息化建设行为的目的，同时也确保了各项操作均在合法的范围之内。合理的监督制度还可大幅度提升档案管理人员的工作积极性和热情，激发其创新意识，使其在工作中不断的纠正自己的错误行为，优化工作流程，从而进一步确保档案信息的完整性和安全性。另外，事业单位在档案管理信息化建设的过程中，还应将外部监督和内部监督进行有效结合，使两者相互影响、相互补充，完美配合，及时的发现信息化建设过程中存在的不足和缺陷，并在第一时间加以矫正，如此更加有助于创建出一个安全、便捷、高效的档案管理信息化平台，并以此促进工作效率的提高，从而真正实现“无纸化办公”。

结束语

综上所述，本文主要对事业单位档案管理信息化建设的必要性和现状进行了分析，并提出几点有效建议与措施。总之，面对当前信息化建设过程中存在的实际问题，事业单位应不断创新管理办法，积极创建信息化管理平台，提升人员的综合素质，以此为档案管理工作质量和效率得提升提供保障。

参考文献

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014，05：127-128.

[2]周晨.浅谈事业单位档案管理信息化建设——以动物卫生监督部门为例[J].农村经济与科技，2016，2703：167-168.

[3]谢星巧.事业单位档案管理信息化建设的措施及社会意义[J].现代经济信息，2016，09：85.