政府机关公文流转中的保密管理探究

【摘 要】 文章叙述了政府机关公文流转中的保密管理规范，分别从传统文件保密管理和电子公文保密管理两个层面进行分析研究。从文件制作与收发、传阅与复制、借阅清退、传递与保管、文件的销毁等方面阐述了纸质公文流转中保密管理规范;从公文的非法操作问题、不可否认性問题、公文处理的可追溯性、归档文件的不可修改性等方面阐述了电子公文流转中的安全管理规范。

【关键词】 政府机关;公文流转;保密管理

一、机关公文流转过程概述

公文流转一般是指机关行政单位用于处理日常工作的各种内外部公文，经过人工或计算机网络等方式，完成从公文拟稿到签发的过程。具体来说，政府机关部门公文流转的过程，内部公文为：科员起草→科长审核→办公室审核→领导批示→科室复核→办公室印发;外单位来文为：办公室收发→领导批示→部门提意见并反馈→办公室印发反馈。由于公文流转需要经过多个程序，在各层次及各层次衔接中，存在一定的安全隐患，因此需要加强各环节的保密管理工作。

二、公文流转中保密管理规范

1、文件制作与收发要规范

随着办公自动化的发展，行政机关日常办公和信息传递越来越依赖计算机和互联网，因此对涉密公文的管理，应从源头抓起，规范公文制作和收发工作。涉密公文制作的计算机要进行物理隔离，不用无线、网络功能。涉密公文制作中的草稿、征求意见稿、讨论稿、修改稿、废页等，要依法进行保密管理，注明密级标识。而不需要保存的，则需按保密规定及时销毁。涉密公文需按规定注明制作数量、发放范围、存档要求等，而且涉密公文需在单位内或保密工作部门制作，不可委托第三方单位。

公文收发需严格按照单位要求和保密管理程序办理，通常需注意三点：公文收取时需严格检查密封标志、收文单位，核对无误后签收;接收人员对公文认真检查，并及时录入登记，包括公文名、密级、编号、传阅范围、收文日期等;公文发送时，要严格履行审核、会签、签发流程，做好清点、密封、登记工作，认真核对公文发送信息。

2、传阅与复制文件要规范

传阅是实现公文精神传达的重要环节，公文传阅要确保“工作需要”的原则，严格按照领导的批示，在专人负责下进行传阅，必须严格把控传阅范围。在实践操作中，要认真做好《涉密公文传阅一览表》的填写工作，而且还要确保涉密公文与普通公文区分开，并在涉密公文上做出醒目性警示。涉密公文在传阅中要遵循“当天传阅当天收回”的原则，下班前要入柜保管。涉密公文在传阅中要有时限，且公文传阅必须采用直传方式，不得横向传阅。

涉密公文的复印要严格遵循《保密法》的相关规定，公文复印一定要得到发文机关批准或授权，而且要详细登记复印数量，且对复印件等同原件保密级别管理。公文的复印必须在单位内或保密工作部门印制，且要认真填写《密件复制审批登记表》，确保涉密公文的保密性。

3、文件借阅清退要规范

涉密公文的借阅，需经领导批示，而且在借阅时要严格按照单位相关规定，认真填写《密级文件借阅清退登记表》，并经过审批、登记和签字手续。登记内容不仅包括涉密公文名、编号、借阅人、借阅时限等信息，还需认真填写借阅人办公室等信息，以便对涉密公文实时追踪。文书人员要按照登记表所记录的时限，及时催促公文归还，如未按时归还，则催阅、催办、催退等，而且在归还时要当面清点份数，无误后办理清退手续。

4、文件传递与保管要规范

涉密公文的传递中，要严格遵循2012年《党政机关公文处理工作条例》中第二十六条的规定，涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发站机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。在文件的保管中，管理人员务必严格按照工作规范操作，区分涉密公文和普通公文，并严格按照文件密级进行相应的保管，包括按照规定的保密场所或保密设备。绝密级文件务必按规定及时清退到上级主管部门。

5、文件的销毁要规范

当涉密公文没有保存价值后，需要严格按照规定进行销毁。销毁程序需严格按照规定进行，认真清理登记造册，并填写《涉密文件销毁清单》。需销毁的涉密公文，需经上级主管部门批准后，送有保密资质的部门销毁，绝不可当废品出售。销毁方式应采用化浆方法处理，且在押运人员的监督下完成销毁。对于软硬件、光盘等存储载体，要

三、电子公文流转中的安全性

在办公自动化及无纸化办公的背景下，政府机关部门公文流转中，除了传统纸质公文外，还有相当一部分电子公文，对电子公文的涉密管理，不仅要严格按照前文分析的操作规范进行操作，而且还要采用适用于电子文件保密的方法来确保涉密公文在流转中的安全性。

1、对公文的非法操作问题

在政府机关内部的办公自动化系统中，文书人员进行操作前，首先需要在系统中设定角色和授权，并严格制定操作权限规范，防止人员的非授权操作，一般采用基于角色的访问控制方法，确保对涉密公文流转的操作只能在授权范围进行。考虑到政府机关部门自动化办公系统的现状，不同部门存在多个物理端口，在当前条件下，无法依据物理端口进行统一的绑定认证，因此可采用角色绑定的方法，给每个角色配备一个装有可信平台模块芯片的移动设备，以及单位直接匿名验证证书发布服务器检测提出登录请求的移动设备，这样只有通过认证证书才能实现权限内操作。

2、不可否认性问题

电子公文在流转过程中，需要对参与角色赋予唯一性，即一个角色完成公文操作后，流转到下一个角色，而且这种流转是单一性的。在电子公文传输中，发文方发出公文后，接收方接到公文后自动发送回执给发文方，发文方则可将此作为发送公文的证据。

3、公文处理的可追溯性

涉密电子公文在流转的过程中，会涉及到不同参与人，而且每个参与人都有可能会提出不同的意见，对原始公文进行修改或添加意见，因此对整个过程中的的变更，需要保留痕迹。对修改痕迹的保留，采用Word中的功能和Lotus Domino/Notes内部安全机制跟踪公文修改痕迹。此外，还可依据日志文件跟踪公文流转中发生的事件，详细记录对公文的操作，以便实现电子公文流转过程中公文处理的可追溯性。

4、归档文件的不可修改性

涉密电子公文归档前，电子公文流转中必须由登记人员对文档加盖电子签章，并且确保其不可修改。在政府机关公文流转保密管理中，用于不可修改性的电子签章要具有印章图像的存储、分发和销毁功能。具体操作上，电子签章的盖章者需严格验证身份，方法可用基于身份认证的签名方案。

在政府机关公文流转的保密管理工作中，除了以上技术手段和制度规章手段之外，还需要得到领导的管理支持，要增强领导的保密意识，并积极配合管理部门加强保密知识宣传，提高认识，确保公文流转的保密管理工作顺利开展。

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【作者简介】

徐正达（1974.4—）男，江苏泰州人，汉族，本科，技师，研究方向：行政保密管理.