基于某公司运用电子信息优化现金管理的分析报告

广州岭南国际企业集团有限公司 徐其蓉

随着某集团信息化建设逐步推进，先后启用了拜特资金系统、OA办公系统、中央财务管理系统等信息化系统，提升了集团电子信息化水平。而直属企业某公司通过组织力量，成功研发上线了易起行智慧旅游管理平台、微商城、手机APP等一批信息化管理系统。同时，也开通了网上银行、报账易、微信、支付宝等一批现代化创新网络资金结算工具，资金电子信息化程度越来越高。但是，现金管理模式仍通过“现金”科目进行结算，属于现金结算范畴的收付款业务，即现金收取后送存银行，银行支取现金后进行发放，每日库存盘点并进行账实核对等全部是人工操作，工作量较大。通过对目前某公司现金管理现状进行分析，结合旅游业务特性，坚持创新驱动，借鉴同业现金管理经验，优化现金管理流程，提升品牌竞争力，实现股东利润最大化。

1 目前某公司现金管理现状

现金是企业流动性最强的资产，企业现金的概念有狭义和广义之分。狭义的现金是指企业的库存现金，即是现钞。一般会计上所说的现金通常是指狭义的现金，包括库存人民币和外币。目前某公司月末库存现金高，报销流程长，现金支付集中、涉及现金报销的项目多，但某公司总部没有外币现金库存。

1.1 现金流项目众多

某公司行业特性导致使用现金业务项目众多。现金收入来源主要有游客现金缴纳旅游款收入、租车收入、借支余款退回等。现金支出来源主要有领队和导游带团现付借支、劳务费、零星采购借支、办理签证、交通费、差旅费、误餐及导游补贴、路桥费、临时加油费、业务招待费、通讯费及备用金等。

1.2 办理现金报销流程长

目前某公司本部负责现金业务财务人员有7名，其中1楼导游报账中心5名，专职服务公司领队导游日常现金报账业务；5楼财务总部2名，服务除导游报账中心之外的公司现金报账业务。每周现金需求额度大，一般要2次提现，且提前2天向银行(不包括当天)预约，且必须2人同行专车办理提现业务。为了应对频繁的借支现金及报销，在财务总部5楼及1楼导游报账中心，分别采取了按报销额度分流和提前预约叫号办法。每当旅游旺季，1楼导游领队报账中心不得不采取加班报销措施，满足公司业务需求。

1.3 会计核算及现金保管复杂

每天出纳手工登记现金收支明细账，大部分与会计记现金账时间无法同步，当天账无法及时核对相符，但月底可勾稽核对一致。某公司5楼出纳每天保管库存现金，需在5点前盘点打包，以备合作银行安保人员上门收存到银行保险柜，待第二天9点送回公司。而1楼导游报账中心每天库存现金一般保管在公司1楼保险柜中，有4个保险柜，专人专柜负责各自现金保管。

1.4 现金使用量大，库存现金高

经过梳理，在2013—2016年期间，某公司用于支付日常业务报销现金额度为5亿元(占总报销现金金额的77%)，月均提取现金额度约1100万元。另外，还通过多家银行“报账易”系统支付金额约1.50亿元(占总报销现金金额的23%)。由于现金使用的便利性，员工报销领款习惯上仍是通过领取现金方式，不得不常备大额库存现金。某公司月均库存现金余额约300万元，这部分库存冗余现金始终保存在公司保险柜中，无法产生资金增值效益，也存在管理风险。

1.5 周边游现金使用频率较高

省外游导游领队涉及现付也通过地接社进行往来结算。省内周边游现付项目比较多(主要有路桥费、加油费、餐费、住宿、景区景点门票等)，团量大，一般以2～3天游为主，团费相对较低。由于尚未实现省内全区域供应商签单挂账，有些项目仍需要当场现金结账。导游领队单团现金借支额度从几百到上千元不等，一般不超过2万元。同时，公司要求导游在回团后5～7个工作日报账完毕，由于导游业务特性，一般导游会集中报销现付及补贴情形。

2 某公司优化库存现金管理可行性分析

2.1 从实现股东利润最大化角度分析

股东利润最大化是资本市场所必须追求的，2016年某公司年度财务报表数据显示，投资理财收益约占利润总额的18%。从利润结构来看，利用沉淀资金投资理财产生的收益，这是公司不可忽视的重要利润来源。

2.2 从现金持有成本角度分析

2.2.1 机会成本

现金作为企业的一项资金占用，是有代价的，这种代价就是它的资金成本。旅行社是持有现金比较充裕的行业。在目前市场环境下，银行活期存款利息只有0.35%，而专项投资资金(如购买国债、控股公司内部资金归集拆借、投资理财等)的平均投资收益率在3.8%以上。如此巨大的利率差，说明企业库存现金存在较大的机会成本。

2.2.2 管理成本

企业日常持有大量现金, 会发生现金管理费用和现金流失的风险, 这些就构成了现金的管理成本。随着某公司营收规模将逐年递增，日常运营提取现金额度不断增加，将储备充裕现金满足业务需求，管理环节增多，管理成本随之上升。

2.2.3 短缺成本

现金短缺成本表现为企业因缺乏必要的现金，不能应付日常业务开支所需, 而使企业蒙受损失或付出代价。在某公司表现为提取的现金额度，不能及时满足日常业务及经营费用支出而造成的损失，这种情形可通过优化现金支付方式得到解决。

2.3 外部合作银行的配套设施情况分析

某公司逐步推广使用了多家银行的“报账易”系统，现金电子化水平得到提高。目前某公司全员拥有两家发卡行的银行卡。其中，中国银行提供上门送取大额现金安保服务；另外一家浦东发展银行在公司1楼安装了银行柜员机，一定程度上方便员工提取现金。

3 某公司优化库存现金管理目标及应对措施

通过梳理某公司众多现金流项目，找到出现降低库存现金管理过程中的关键点，通过电子化信息手段，进一步优化库存现金管理作业流程。

3.1 对外部单位及个人付款

通过客户正式书面银行账户通知书，全部通过银行划转支付或支票方式到对方单位账户、个人指定银行卡上。如果存在委托个人收款的情形，需出具正式书面委托书。在日常对外现金支付环节，还可以鼓励带动省内周边游导游领队，尽量使用现代化电子支付工具(比如微信扫码支付等)，避免携带大量现金发生意外风险。

3.2 内部日常现金报销付款

针对一般事务性费用报销，比如交通费、差旅费、劳务费及业务招待费等，均可以委托合作银行划转到公司统一指定员工个人银行存款账户，节省现金使用量，原则上这部分业务出纳不再使用现金报销。针对一般事务性费用报销可以采取每周2～3次固定支付时间，如遇到紧急事务性用款可以随时办理转账支付或现金支付。

3.3 内部业务性现金借支

一般旅游团队业务必须使用现金的借支(主要指签证借支、领队及导游借支等)。其中在银行每天柜员机提取现金额度内(每天提现限额2万元)的团队业务借支，根据优化后的现金作业流程，由公司银行直接划转到个人指定账户上自行提取。如果超过2万元团队业务借支，则提前预约统一办理提现业务。

3.4 营业门店收款

从便捷服务客户角度出发，如果收到现金团款，按公司规定门店当天必须送存指定银行账户。公司通过鼓励客户采取便捷安全支付方式(包括银行转账、信用卡、支付宝及微信支付等)，提高工作效率。

4 对加快优化某旅行社现金管理工作的建议

4.1 优化现金管理作业流程，合理测算日常现金持有总量

通过优化日常现金支付方式，针对一般性事务性现金报销，改变过去银行提现支付方式，直接通过银行转账方式支付，减少每周提现频率及库存现金额度。建议某公司组织测算合理现金库存量，逐步减少库存现金额度。比如将月末库存现金额度从300万元降低至100万元，减少约2/3现金库存量。增加的银行存款可用于其他方面以增加企业财富，提高现金利用效率，增强公司的盈利能力。

4.2 创新驱动与积极引导，将降本减费工作落到实处

紧扣创新驱动年度工作主题，针对一般事务性现金报销可采取银行转账批量支付方式。一方面可减少会计与出纳登记现金日记账工作量，降低人工收钞、点钞、找零、存储现金方面的工作，进一步提高工作效率；另一方面通过优化现金领款作业流程，进一步降低用人成本。目前某公司财务总部从事现金业务岗有7人，按照2016年9级平均工资为标准测算，每优化或转岗1人，可节约用人成本费用约11.3万元/年/人(不包括社保、公积金等)，如果按照广州2015年社会平均工资6764元为标准测算(不包括社保、公积金等)，也可节约用人成本费用约8.8万元/年/人。建议某公司考虑按当年降低用人成本费用总额，提取适当比例，用于奖励配合优化现金作业的业务部门。在业务允许的范围内，鼓励业务部门降低提现报销额度，尽量通过银行转账支付方式。

4.3 先试先行与规范运营，条件成熟时加快推广实施

结合某公司业务运营实际，重点梳理现金使用关键环节，积极论证可行性方案，制定优化库存现金管理操作流程，修订现金管理制度，明确岗位职责。同时，采取定期与不定期检查的手段进行监督检查。某公司财务总部要加快推动优化5楼一般事务性费用现金报销流程。建议从后勤服务部门开展优化现金库存管理试点工作，先试先行，试点周期可以适当缩短，但要沟通宣传到位。虽然在推动优化导游现金报账及借支工作存在一定难度，但也要不断总结试点经验，待条件成熟时，在某公司总部及省内分支机构全面推广降低库存现金管理工作。

4.4 借鉴母公司及同业经验，提升公司电子化现金管理水平

某公司财务部去年与某上市公司财务部门进行了工作交流。从某上市公司了解到，该公司费用报销管理实施无现金管理，所有员工均不得借支，零星费用支出由个人先垫支，后续进行结算。通过线上费用报销模块进行申请及审批，再将纸质申请及附件递交财务部进行核对报销。目前该公司的母公司通过OA办公系统，实施了线上申请费用及报销审批，效果显著。建议该公司可以结合自身业务特点，借鉴上市公司实施无现金管理经验，通过开发配套现金报销管理系统，提升公司电子化现金管理水平。

4.5 降低现金管理风险，提升公司在旅游界竞争力

通过实施优化库存现金管理工作，减少现金结算业务工作量，降低在收付过程中现金出现假钞及差错的风险，也大大降低“库存现金”额度及保管过程的风险，力争做到出纳少接触现金，甚至不接触现金，从根本上杜绝贪污挪用现金的情况出现。同时，某公司已并入某控股上市平台，如果公司资金管理信息化水平再上一新台阶，一方面提升了公司服务素质及公司形象；另一方面提高了企业的现代化管理水平，增强了公司在业界的竞争能力。