企业档案管理电子信息化及其重要性分析

◎梁 丹

（中国水利水电第六工程局有限公司 广西 南宁 118000）

我国企业不断加大对基础建设的投入力度，对建设工程在安全性能、质量标准以及项目进度等方面提出了更高的要求，而这些要求需要在建设工程内部建立档案资料，以此来规范和记录工程建设过程中的施工和管理情况，档案的保存与管理能够直接影响工程建设情况。为了提高建设工程的综合竞争力，更好地展现建设工程项目的真实资料，在建设工程项目中建立电子信息化档案具有重要作用。

一、电子信息化对企业档案管理的作用

（一）提升企业档案管理效率

电子信息技术在企业工程项目中被广泛使用，目的是将纸质版文字资料变成容易保存的数字信息，既节约了档案材料的存档空间，又能保证档案材料的数据信息不被遗漏或者清除[1]。相比较于工程档案文件资料来说，实施数字化管理能够提高企业档案管理的工作效率，避免因管理和储存不当等原因造成重要数据档案的丢失[2]。通过先进的电子信息技术对工程项目档案文件材料进行系统化归档保存，对其开发、循环以及再利用档案资料提供基础服务，极大地提高了企业整体项目档案资料的质量。

（二）实现信息实时采集和查询

为了保证工程项目档案材料在归档整理与工程建设上实现统一性，利用电子信息技术[3]，可以很大程度上将档案管理部门在工作安排与生产建设方面紧密结合， 从而帮助档案管理部门专职人员有针对性地对各部门资料进行实时采集和自动查询等工作。电子信息技术具有对档案资料的自动检索和查询功能，包括随机对建设项目的工程委托编号、归档时间、立项时间、档案顺序号、审核查验、校对以及工程项目名称等简单的关键词进行查找，在很大程度上解决了档案管理人员手动查找资料的问题。

（三）满足企业迅速发展要求

众所周知，建设工程项目是一项综合性强、专业性强的复杂项目，必然耗费巨大的人力和时间，为有效解决这一问题，必须加强电子信息技术的普及应用，才能在此基础要求上不断优化工程项目的内部资源结构。此外，企业单位也要重视人员的合理搭配，目前单纯采用传统统计方式进行档案管理工作必然给档案管理人员带来较大的工作压力，且人为操作容易出现错误统计或者遗漏记录等现象，若信息资料不完善，会为后期工程项目的施工建设方案造成不可估量的损失，而且耗费的建设成本也大大增加。

二、企业档案管理现状分析

在建设工程项目档案管理过程中[3]，常见问题是档案管理人员无法形成及时建档的习惯，导致档案信息的建立和管理趋于形式化，单纯记录原始数据的表面信息，容易在收集整理信息数据时造成间断性失误，从而无法保证数据信息的可靠性和准确性。传统建档模式已然不能满足现在多样化的建设工程档案内容和项目管理，由于部分管理人员仍按照传统档案管理模式来归纳数据信息，导致档案管理过程中没有明确的分工责任和细则可循，由于档案管理部门缺乏专业的技术培训和教育，当遇到复杂项目需要对数据信息进行自动检索时难度大大增加，很难满足当前企业迅速发展的要求。而电子信息化档案管理能够有效改善这一现象，提高档案管理的工作效率，确保建设工程项目在档案管理中保持原始数据的准确性及实效性[4]。另外，在进行企业档案信息化建设过程中，需要完善的硬件与软件设施，但是有的企业认为档案信息化需要投入大量的资金，增加了企业运营成本，于是不重视对传统档案管理方式的更新，影响了档案信息化工作的进程。

三、档案电子信息化高效管理措施

（一）增强服务意识

档案管理工作人员作为建设工程项目的主体，首先要提高自己的服务意识，扩大建设工程项目档案电子信息化管理的宣传力度，从而引导每个管理工作人员都能够重视档案管理对建设工程项目的重要作用。其次，要增强档案电子信息化管理过程的服务意识，共同要求建设工程项目各参与部门和管理者履行规章制度办事。在档案管理部门实行奖惩制度有利于管理人员端正工作态度，积极发挥个体主观能动性，对促进建设工程项目电子信息化档案实现高效管理有现实意义。

（二）明确档案管理范围

建设工程项目档案原始数据的采集是信息化管理工作的基础性要求，而原始数据采集方法一般通过计算机扫描仪或者数字化输入设备，将建设工程项目的图纸资料、技术要求以及所有文件信息转换为数字信息保存，防止因建设工程周期长而造成原始数据的损坏或者丢失。利用网络电子技术将数字信息传送到建设工程的档案管理部门归档保存，保证数字信息的及时性、准确性、完整性。

（三）加强档案系统化建设

为了确保建设工程实现信息资源共享，需要在建设工程项目档案管理中加强对档案库的系统化建设。然而传统档案管理系统中没有完善的软件技术设备，而且数据信息在格式和文件储存盘方面不具有统一性，因此要通过电子信息化管理系统来改变这一现状，将需要归档保存的建筑工程材料按照统一格式上传到相应的档案管理系统，将采集到的数据信息储存到数据库系统内，由系统自动归档保存，最终实现档案库信息化建设的统一性。为保证快速检索到存放在档案管理系统的数据信息，应当满足档案管理数据库的自动化需求，利用电子信息管理操作将建筑工程的档案资料准确标明存放位置。

（四）提高业务人员信息化处理能力

随着建设工程项目不断推进工作进程，必然引起该档案管理工作内容以及方式的转变，为了满足建设工程项目信息化形势的变革，档案管理系统在不断引入先进技术实现信息化管理的同时，也应该注重档案管理人员专业素质的提升。建设工程档案管理人员不仅要具备丰富的管理专业知识，定期参加相关部门组织的教育培训和考核，还要熟练掌握计算机设备和数字化信息管理设备，在具备基础业务能力前提下，保证建设工程的档案资料真实完整，为企业未来发展提供必要的借鉴和帮助。

四、结语

建设工程项目档案管理工作作为工程管理的基础性力量，必须加强电子信息化对档案管理的基本建设，不仅能够缓解档案管理工作人员承受巨大工作量的压力，而且在很大程度上对复杂的档案管理工作进行简化，尤其是涉及到建设工程项目数据采集、资料整理、归纳总结等环节，档案管理电子信息化技术发挥了积极作用，因此档案电子信息化管理操作对建筑工程实行完善管理具有重要意义。