论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策

龙海舰

（保山市地方公路管理处办公室，云南保山 678000）

在企事业单位日常运行过程中，办公室的作用和地位愈发突出，其作为组织的重要组成部分，在组织发展道路上发挥着重要的价值。其中，文件档案管理是办公室的一项重要工作，在新时期，要注重提高办公室文件档案管理科学化水平，连接结构化与非结构化信息，对提高档案管理成效起到了很好的作用。

1 提高办公室文件档案管理工作质量的重要性

文件档案管理是企事业单位办公室管理工作的重要组成部分，主要是日常工作过程中形成的技术数据、影像资料、财务基础建设等各个部门的数据资料管理。随着信息技术的发展，办公室文件档案管理不但要注重信息资源的共享，还要注重其合理利用。在档案管理过程中，提高办公室文件档案管理工作质量，运用现代信息系统能够实现实体档案向数字化存储的转变，实现了管理方式的规范化发展，提高了办公室文件档案管理的工作效率。因此，明确办公室文件档案的特点，认清文件档案管理工作的重要性，提出有针对性的措施来规范档案管理工作，为企事业单位持续发展提供智力支撑。

2 提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策

2.1 更新档案管理理念，与时俱进

21世纪，由于信息技术的应用以及网络的普及，办公室工作方式发生了很大变化，办公室信息的传递、展示也变得多元而丰富，工作理念和工作方式的变化必然影响到了办公室档案管理工作。然而，很多档案管理人员的思想意识还停留在传统的纸质档案的整理上，保守着“文牍主义”，这对信息的收集和管理是很不利的。所以，当代的档案管理人员，必须注意到时代的变化，及时更新思想，与时俱进，除了纸面信息，还要注意互联网上多种渠道的信息的收集和整理、管理，将报刊等传统媒介上的信息，和现代的论坛、qq群、微信公众号、微博公众号、网页电子文档等等需要收集和保留的与企事业单位相关的重要内容做好收集整理归档存储等工作，促进办公室档案管理全面、科学、完备、实用。

2.2 加大办公室文件档案管理的投入力度

要提高公室文件档案管理工作质量，就要加大各方面的投入力度。其中，物质的投入是重要的前提和基础。档案整理需要有专业的摄像机、计算机以及打印机、扫描仪等，这些现代化的管理设备是必备的设施，当然还有灭火器、去湿器、湿度测试仪器、消毒杀虫设备等。比如，文件档案中包含的会有照片档案，照片档案保存的要求要比纸质档案的要求更高，这是由照片档案的载体所决定的。在保存照片档案的时候，要注意防火、防水和防潮，还要防日光以及紫外线等，档案室的温度要严格控制在25℃以下，湿度大约控制在30%～50%之间。对于那些照片档案比较多的组织要配置相应温恒湿柜，因为如果把档案照片跟其他档案混合放在一起，没有达到相应的温度和湿度要求，就可能会使一些照片变黄或者褪色，出现难以弥补的损失。从这点可以看出，要提高文件档案管理成效就要加大资金投入力度，这是工作开展的基础和保障。

2.3 加强档案管理制度建设，提高管理规范性

办公室档案室是企事业单位的重要资产，加强档案管理的规范性，实现档案管理、使用的便捷程度十分重要。为了提高管理水平，建立健全良好的制度很必要。企事业单位应为办公室档案的管理部分、管理机构建立良好的日常管理制度，并监督其良好的实行，比如对档案室内的档案的陈列、归档、保存、调用、归还等建立规范，监督执行，使档案管理部门、机构高效有序运行；应为档案管理部门、机构内部的各项有形的、无形的资产建立一定的使用、管理、养护制度，为办公室档案管理工作提供良好的物质基础和环境保障；应为办公室档案的管理人员建立相关管理制度，将管理人员的任用、选拔、考核、培训、进修等纳入制度规范之中，加强监督和系统管理，提高档案管理人员工作的规范性，也激励其不断进步，积极创新，以严谨、负责的工作态度全心投入到档案管理工作中，促进办公室档案管理工作质量的有效提升。

2.4 加强信息化建设，实现管理软件兼容

随着信息时代的到来，信息化作业是办公室文件档案现代化管理的必然趋势，也是提高管理工作质量的重要举措。信息化管理是文件档案的形成过程，而档案又是信息化管理的成果。在办公室文件档案信息化管理过程中，出现了多种管理软件。但是站在档案管理工作的角度来说，新型的档案管理软件实现了管理内容的信息化，但是还存在一些不足之处。因此，办公室文件档案现代化管理要跟办公自动化融合为一体，把归档工作纳入档案信息化系统中去，进行统一管理，避免形成环节与归档环节之间产生脱节行为。根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。因此，要加强信息化建设就要注重软件的兼容性。比如，在进行文件档案资料分类存储时，办公室人员可利用信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等对管理软件进行编程，并对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，从而提高软件的兼容性。

2.5 提高办公室文件档案管理职员的专业素养

作为办公室文件档案管理工作的实施者，档案管理工作人员是管理工作中最为活跃的要素，其综合素质对档案工作的质量产生直接的影响。在现阶段，要求档案管理人员具备专业基础知识和信息化素质，能够运用办公自动化软件处理档案资料。对于办公室文件档案业务主管领导来说，要注重专业人才的培养，只有不断强化内部人员的综合素质与知识结构，才能让他们为档案工作的开展服务。一方面，对新进人员进行专业基础知识培训。对于新入职的工作人员在上岗之前就要开展培训工作，具体内容包括岗位的工作职责，具体工作流程，操作方式等。掌握各个门类档案和各种载体档案的管理方法、各个工作环节之间的联系，提高培训的针对性。另一方面，对在职人员进行再教育。可以聘请一些档案管理方面的专家学者来传授经验，也可以组织人员参加档案管理培训班，制定措施通过多种途径来提升他们的综合素质，能够用专业的业务知识改变传统的文件档案管理模式。

3 结语

综上所述，作为企事业单位基础管理的一部分，办公室文件档案管理逐步被提上日程，运用有效手段提高办公室文件档案工作质量，实现档案价值不只是为了适应本单位档案建设要求，也是为了适应国家文化建设方针的要求，进而为组织持续发展打下坚实的基础，企事业单位应充分地认识到档案管理的重要性，积极转变观念，与时俱进，加强制度建设，提高信息化水平，加强投入，提升人才素质，采用各手段促进办公室档案管理质量的提升和进步，促进企事业单位的长远发展。

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