高校档案管理信息化建设的思考和探讨

吴亚平

（长江大学工程技术学院，湖北荆州 434020）

高校档案管理的信息化主要是利用信息技术，对高校档案的收集、储存、分享等进行信息化的管理，这也是当前高校档案管理工作的重要趋势，有助于提高高校档案管理的水平，因此对高校档案管理信息化建设的探讨也具有十分现实的意义。

1 高校档案管理信息化建设的意义

（1）有助于推动高校各项事业的发展。当前高校档案在管理工作中跟信息化档案管理的要求还存在一定的差距，信息化技术等不断发展，给高校的各项事业都带来了一定的变化，高校管理部门的工作方式也发生了重要的转变。而档案管理工作是高校诸多工作的基础性工作，高校档案管理的信息化建设，不但能提高高校档案管理的效率和质量，同时也能够更好地推动高校档案管理工作为高校其他各项事业服务。

（2）有利于和档案世界的信息化建设接轨。当前档案管理的信息化已成为重要的趋势，而我国高校档案管理的信息化建设能够更好地接轨世界档案管理的潮流，进而不断地提高高校的信息化水平，提高高校的整体信息化实力。

（3）更好地推动信息化社会的发展。随着信息技术的不断发展，推动了社会诸多行业的信息化建设，信息化时代已然到来，高校档案管理信息化的建设不但能够更好地推动高校教育工作的开展，对信息化社会的建设也具有十分积极的意义。

2 高校档案管理信息化建设存在的问题

（1）对高校档案管理信息化建设缺乏认识。当前部分高校在档案管理工作中存在对高校档案管理信息化建设认识不足的现象，这跟高校长期以来的传统档案管理思想有较大的关系，没有认识到档案管理工作对高校发展的积极意义，同时对高校档案管理信息化建设的认识不足，导致在日常高校档案管理工作中信息化建设不足，影响高校档案管理信息化建设的进一步发展。

（2）高校档案管理信息化建设的基础设施薄弱。高校档案管理信息化建设需要基础设施的支持，这里的基础设施包括软件部分和硬件部分，硬件部分的基础设施包括计算机、校园局域网、信息档案处理系统等设施，而软件部分更多是指具有信息化知识和技能的档案管理人才。但是就当前很多高校的档案管理现状来看，硬件设施方面高校档案管理工作的计算机等相关硬件设施配置不足，此外还有部分高校缺乏具备信息化技术的档案管理人才，虽然一部分高校的硬件设施很好，但是缺乏档案管理的信息化人才，造成硬件设施浪费的现象，这些现象的存在也反映出当前高校档案管理工作中存在的不足。

（3）高校档案馆藏的数字化建设缓慢。高校档案管理信息化建设的重要内容就是将高校的纸质档案进行数字化保存和处理，但是由于当前高校档案馆藏数量较大，纸质档案的数字化工作需要耗费大量的人力物力，周期也比较长，很多高校在高校档案馆藏的数字化方面投入不足，也造成高校档案馆藏的数字化进程缓慢。

（4）高校档案管理信息化建设缺乏标准。当前高校档案管理的信息化建设，大多数是高校根据自己的需求进行的档案信息化建设，因此建设周期比较长，系统存在不完善的地方，这跟当前高校档案管理信息化建设缺乏标准有很大的关系，不利于推动高校档案管理信息化建设的完善。

3 高校档案管理信息化建设的策略

（1）提高高校档案管理信息化建设的认识。高校档案管理信息化建设过程中，提高高校对档案管理信息化建设的认识是非常重要的，首先要认识到高校档案管理信息化对高校工作带来的积极意义，对高校管理信息化建设的促进作用。其次要对高校档案管理信息化建设本身有足够的认识，对信息化在高校档案管理工作中的应用原理和流程有准确的了解和把握。另外要重视公共服务型高校档案管理信息化体系的建设，高校档案管理信息化建设是为了师生更好的服务，因此要重视档案管理的质量和效率。

（2）加大资金投入和技术投入。高校档案管理的信息化建设需要较大的资金投入，在硬件设施的完善上，需要花费较多的资金，因此高校要加大资金投入，完善高校档案管理信息化所需的硬件设施，档案数据储存服务器、图文扫描设备、数码相机等硬件设施应当完善。此外还要进一步完善档案管理的信息化系统，近年来随着信息技术的不断发展，云计算、大数据等高科技手段的发展给高校档案管理信息化建设提供了技术支持。云计算的技术可以应用于高校档案管理信息化的储存工作中，可以对大量的数据进行分析计算和储存，而云盘作为一种新概念的储存方式，具有十分明显的特点，价格相对较低，虚拟化特征明显，储存能力非常强，并且十分灵活。

（3）推动高校档案馆藏数字化建设。高校档案馆藏建设是高校档案管理信息化建设的基础工作，高校应当提高对档案馆仓数字化的认识，转变档案管理的理念，积极的推动高校档案馆藏数字化建设，充分利用现代信息技术，改变传统的档案管理和查询方式，进而为高校师生更好的服务。在高校档案馆藏数字化进程中，一方面要重视档案资料的扩大和完善，另一方面要不断地加强人力物力的投入，进而有效地推动高校档案馆藏数字化的建设和发展。

（4）重视高校档案管理信息化人才。在信息化时代发展下的高校档案管理工作具有许多现代化的操作，对于相关工作管理人员的计算机信息操作技术有着较高的要求。但是，在众多高校档案管理工作人员当中，既拥有专业的档案管理知识同时又能熟练操作计算机网络的人才屈指可数，这也意味着，高校档案管理人员的专业素质有待进一步加强，提升相关工作人员的计算机信息技术掌握和实践操作能力。时代进步的不断推动，信息技术的应用和发展符合时代发展的主要潮流，因此，我们要想更好地适应互联网时代的发展要求，对于相关专业的人才的培养具有十分关键的作用。在高校档案管理工作信息化建设的推进过程中，高校档案管理人员的档案管理专业知识已经有所具备，重要的是加强对他们计算机信息操作知识的培养，不断提高高校档案管理人才的培训力度，定期开展技术培训工作，提高高校档案管理工作人员的档案信息化管理能力和服务意识。

4 结语

随着信息化技术的不断发展，高校档案管理的信息化建设已经成为重要的发展趋势，而当前高校档案管理的信息化建设过程中，依然存在对高校档案管理信息化建设缺乏认识、高校档案管理信息化建设的基础设施薄弱、高校档案馆藏的数字化建设缓慢、高校档案管理信息化建设缺乏标准等问题，通过提高高校档案管理信息化建设的认识、加大资金投入和技术投入、推动高校档案馆藏数字化建设、重视高校档案管理信息化人才等措施，可以有效促进高校档案管理信息化建设，进而更好地为高校师生服务。

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