大数据时代网络协同办公的思与行

□文/重庆市云阳教师进修学院 卢兆明 曾月光

信息技术飞速发展催生了大数据时代的不期而至。当下，我们生活在大数据的包裹之中，每个人既是大数据的享用者，也是大数据的生产者。仅以教师培训为例，一次历时几天的短期培训生成的数据就包括文字（如方案、简报、总结）、图片（如学员活动照片）、音频（如班队活动音乐）、视频（如课堂实录）多种形式，而且容量多达数十甚至上百G。人类每天的生产、生活、学习、工作产生的数据大得惊人，我们进入了名副其实的大数据时代。显然，传统手写笔记的方式在海量信息面前显得捉襟见肘。大数据促使人们必须用新的手段解决海量信息的存储、分享和交流的问题。于是，人类进入了自动化办公时代。

回顾自动化办公时代历经了两次飞跃：一是办公信息载体从原始纸质介质方式向电子比特方式的飞跃。二是收发文件从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。其中，第二次飞跃的实质就是网络环境下的协同办公。“为知笔记”就是一款很好的网络协同办公工具，它既能解决各种形式海量数据云端存储的问题，也能解决大数据随意分享、快速交流的问题。云阳教师进修学院管理团队在培训项目管理中反复实践，借助“为知笔记”平台建立“个人笔记”和“团队笔记”，在工作中实时进行团队协作交流，实现了培训项目管理的集成化、模块化、标准化和无纸化，着实提高了培训管理的效率。

一、“集成化”作业

利用“为知笔记”的同步功能，让处于终端前台的个人作业及时与“为知笔记”的云端同步。系统的“消息中心”同时会把最新信息通知给加入“团队笔记”的其他成员，只要是“团队笔记”中的成员或领导均能方便查阅成员作业，且可以随时修改并与云端同步。这样，既增强了团队成员间的工作透明度，又能随时了解个人的工作进度。“为知笔记”这一功能把分散办公转变成了网上集中办公，开启了集成化作业，拉近了同事间的距离和提高了工作效率。

如在云阳教师进修学院开展的“‘国培计划’——乡村幼儿园教师送教下乡”培训项目中，实现了“为知笔记”对培训项目在网络环境下的集成化作业管理。由于该培训项目来得太突然，上级主管部门又要求按时完成送培任务，培训主管将“国培计划”管理办法、项目申报书、送教场所实况等资料放在“为知笔记”的“团队笔记”相应项目栏目中，如图1。项目管理团队各成员利用个人终端系统进行集中研读，并高效完成培训实施方案，集中研讨送教下乡存在的具体问题与解决预案，确保了送教培训的顺利实施。

图1 团队笔记中的培训项目

二、“模块化”管理

模块化管理主要体现在工作任务的模块化与工作项目的模块化。在工作任务模块化的管理中，管理团队各成员以个体身份加入团体，项目主管可将团队任务分割，并把任务模块分发到各成员，方便实现工作任务的模块化；在工作项目模块化的管理中，用“为知笔记”的文件夹功能，可将大项目分解成多个子项目模块，管理团队成员针对子项目各个击破，从而实现工作项目的模块化，也实现了网络环境下的管理任务化繁为简。

工作任务模块化管理的案例：云阳教师进修学院开展的薄改工程小学语文联片送教培训，培训场地简陋，设施设备落后，组织管理难度极大。管理团队自带投影系统驱车前往送培地点，还要提前安排好管理者、培训者、参训者的食宿，以及协调好送培机构与各受培单位之间的关系。培训主管将工作划分为培训联络、设备保障、后勤保障、过程管理、专家接待等任务模块，并把各模块的具体任务上传到“为知笔记”的相应项目下。各个任务模块管理者在“团队笔记”指引下开展工作，并将各时段的工作完成情况在“团队笔记”中实时更新，一来方便项目主管了解工作进展，及时设计后期工作方案；二来方便团队成员相互关注，及时调整自己的工作方式与进度。网络环境下的任务模块化管理让整个培训组织精细透明，紧张有序。

工作项目模块化管理的案例：云阳教师进修学院开展的2017年新任教师培训，存在学科门类多，培训周期长，管理难度大等问题。培训管理团队借助“为知笔记”实现了工作项目模块化的网上协同办公。培训分三个阶段，全体学员经过通识科目集中培训和应用实践分散研修两个阶段后，第三阶段是分学科开展技能培训，培训主管把语文、数学、英语、物理等学科资料均以项目模块形式呈现在“为知笔记”中，各学科项目负责人也把相应学科培训管理的过程资料分栏目对应存放于“团队笔记”中，实现了团队内管理公开透明，管理者之间能及时相互借鉴管理经验，增强了管理实效。

三、“标准化”接口

在培训管理中，任务标准化有助于实现管理者“即到即用”。培训项目是动态的，项目管理者也可以是动态的，而管理制度是静态的，任务模块一旦确定，任务单元也是静态的。“为知笔记”就能很好地建立起人和事之间的一个动态与另一个动态、一个动态与一个静态、一个静态与另一个静态之间的联系，从而实现模块化管理下的标准化接口。所谓标准化接口，如同一台饮水机，只要进水口标准统一，无论是“娃哈哈”“冰点水”，还是“龙井源”“天师泉”桶装水，均能对接饮水。做培训管理也是一样，要把培训管理任务细分，让任务模块相对固定，标准统一，就可以方便借用“为知笔记”进行网络化协同办公高效管理。培训过程中，如果张三有事走了，由于任务模块固定，标准统一，李四就可以立即接替工作，培训管理就实现了管理者“即到即用”。

如云阳教师进修学院2017年组织开展的云阳县首批中小学音乐、体育转岗教师培训，由于学员都不是本专业毕业的，为了提升他们最基本的教学技能，培训周期长达三个月。其间，培训班主任、项目负责人、后勤服务人员因外出学习或扶贫支教等原因被多次抽走，但是，一点也没影响培训工作进程与质量。替补进来的对应管理人员只需及时进入“为知笔记”的“团队笔记”中，了解培训项目进展，阅读任务模块标准，不需要进行面对面的工作交接，便能很快清楚自己的工作，立即进入岗位角色，高质量完成培训管理任务。

四、“无纸化”办公

据悉，近几年来，我国全年造纸消耗木材1000多万立方米，进口木浆100多万吨，进口纸浆400多万吨，不但消耗了大量的原材料，还给环保添堵。教师培训机构要走在时代声音的前列，要利用现代计算机技术、网络技术，并融合新的管理思想，推进无纸化办公进程。

在移动办公中，“为知笔记”可实现家庭电脑、办公电脑、手机等终端设备与平台云端大数据无缝衔接，能做到信息完全同步，突破了时空限制。因此，管理工作者不需要将文稿打印后带出办公室修改。

在工作汇报中，“为知笔记”的“消息中心”会自动提示团队成员发布的文件消息，点击即可展示发布者撰写的各类方案、过程资料、工作总结，以及相互之间沟通交流的内容，如图2。因此，管理团队成员交流时不需要传阅纸质材料。

在任务警示中，“为知笔记”提供了活动的 “桌面便签”，能方便添加“电子便签”和隐藏“电子便签”，以提示个人工作进度与当前工作重点。而以前的办公桌上，常摆设有近期工作提醒便签，有的甚至把纸质便签满满地贴在显示器下面，影响桌面美观，暴露办公机密。

如在云阳教师进修学院2017年年度工作总结撰写中，充分借助“为知笔记”的协同办公功能，管理团队成员把各自一年来的工作进行总结，直接在“团队笔记”中撰写、存储、同步，摒弃以往的纸质传阅，培训主管直接在“团队笔记”中统稿修订，既提高了工作效率，又节省了办公耗材。

在信息化时代，“为知笔记”只是众多辅助办公平台之一，平台是开放的，人是灵动的，二者深度融合，完全可以创造性地开展工作，实现高效办公。马云说：“改变世界的不是技术，而是技术背后的梦想和责任。”新时代教师培训管理者要勇担区域示范引领的责任，深度挖掘技术背后的管理理念，不负历史使命，为实现教师教育管理现代化而努力！◇

图2 团队笔记中的沟通交流