高职院校档案信息资源的开发与利用初探

方东霞

（湖北轻工职业技术学院，湖北武汉 430070）

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一个历史悠久的学校，在办学过程中会形成留存涉及党群、行政、教学、科研、基建、财会、设备、产品、财会等不同门类、不同载体的档案资料。这些档案资料既是学校办学历史发展的见证，也是学校可资利用的文化信息资源，也是社会公共资源的一部分。丰富的档案信息资源是高校档案工作的核心，随着社会的发展与进步，包含着大量科学文化的档案信息资源的开发与利用在档案服务功能中作用与价值日益突显。高职院校在办学层次中作为高等学校的重要组成部分，又有着依托行业发展的承担职业教育的特殊性，在办学发展中，其历史与文化积淀相比综合性的高等学校有着自身较为独特的形成特色，只有充分开发与利用，才能更好地挖掘其内在价值，为办学发展与社会进步服务。

1 高职院校档案信息资源开发与利用的重要意义

1.1 服务学院发展的重要决策依据

新时期的高职办学发展起步较晚，基本都是上世纪末本世纪初起步，但发展速度很快。高职学校的很多档案信息资源来源于其在招生、教学、科研、人事、财务重要活动中的原始记录，涵盖办学过程中的重要制度、规定、成果、凭据，这些都是学院日后行政相关工作的重要参考。如：专业设置的备案资料，重要教学科研成果，办学质量与水平的关键数据，校企合作的协议等，是领导办学发展与规划决策中的重要依据。

1.2 依法治校规范管理的制度支撑

党的十八届四中全会对依法治国做出周密部署，审议通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》是指导和推动全面推进依法治国、建设社会主义法治国家的纲领性文件。依法治校是高校落实“全面依法治国”基本方略的必然要求，也是“全面依法治国”在高等学校治理中的具体体现。高职院校作为高校中的一份子，依法治校的重要体现之中的制度化管理及规范化管理，也必然要求高职院校的办学、管理和教育教学等一切行为都要遵循既定的制度和规定，对学校公共权力进行制约和平衡，对高职院校的管理行为要规范，明确管理方案和程序，实现“高”“职”并举的管理目标。学校档案中的学校章程、各项管理制度、重大事项的决议纪要等档案信息资源就很好地构建了高校运行体系中的制度支撑。

高校信息公开的必然途径。2008年5月1日国务院颁布实施了《中华人民共和国政府信息公开条例》（中华人民共和国国务院令第492号），2010年9月1日，教育部又颁布实施了《高等学校信息公开办法》（中华人民共和国教育部令第29号），高校信息公开步入了“有法可依“的时代，2014年7月，教育部又公布了《高等学校信息公开事项清单》（教办函【2014】23号），开发利用有价值的档案信息资源，充分保障高职院校全体师生及社会民众关心的信息的知情权，就成为学校信息公开的必然途径，可以有力地提升学院办学的社会美誉度。

2 高职院校档案信息资源开发与利用的主要范围

2.1 学院历史沿革材料

高校作为育人重要阵地，学校的历史沿革档案是高校办学发展历程的记录与总结，涵盖着不同高校的特色校园文化。教育部、团中央在《关于加强和改进高等学校校园文化建设的意见》中明确指出“以优化校园文化环境为重点，努力建设体现社会主义特点、时代特征和学校特色的校园文化”，开发利用学院历史沿革的档案信息，可以有力彰显特色校园文化的辐射与影响价值。高职院校的办学发展中的“工学结合”、“校企合作”的办学特色，及由此融入的中外合作“双元制”的办学模式及合作企业的精神与理念，极大地拓展了校园文化资源开发与利用领域。

2.2 学籍档案资料

学籍档案资料是《高等学校档案管理办法》中教学类档案的重要归档范围，包含学生的招生入学、学籍成绩、奖惩材料、党团材料、毕业登记表、就业方案等重要的学生在校学习与成长活动记录，也是基于学生主体的重要民生档案。此类档案信息资源的开发与利用，为高职学生就业、工作、晋升等提供原始记录与凭据，真正落实与践行了民生档案工作“记录民生、保障民生、服务民生”的工作要求，也极大地发挥了学籍档案资料的重要价值。

2.3 科研成果档案资料

高职院校的科研成果档案包含教职工有代表性的科研论文、著作、专题调研报告、自编教材、实习实训工作页、重要的科研奖励证书等。它是衡量高职院校师资队伍素质与水平的重要标识，也是高职院校办学水平评估的重要评估指标。在保障作者权益前提下的合理开发与利用，极能体现学校办学实力与水平及自身的学术特色，是学院形象宣传的重要窗口。

3 高校档案信息资源开发利用的途径

档案承担着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的重任，但档案存在的真正价值是将“死档案”变成“活信息”，因此，多途径多渠道地开发利用档案信息资源是高职院校档案价值发挥的重要环节。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作意见》中指出“强化档案服务功能，突出服务对象多元化服务模式创新”，随着科技化、信息化、网络化的社会进步与发展，高职院校档案信息开发利用途径也呈现出更多更新的形式。

专题编研。高职院校的档案信息馆藏有着与众不同的行业及专业技能培养特色，从利用者的利用要求出发，通过专题制度、专题技能大赛资料、专题校企合作“订单式”培养办学成果、专题毕业生成长为行业技能人才等主题的编研，在招生宣传及毕业生就业推介时为高职院校及毕业生打造亮丽的宣传名片。

开发档案网站。高职院校档案工作在面临创新化、科技化、信息化时代发展挑战的同时，也迎来了利用现代化技术手段进行档案资源信息化建设的重大机遇。结合学院OA系统应用及校园局域网建设，将数字化的档案信息资源上传至档案网站，利用文字、图片、声音等多种网络载体，有效地突破时空限制的实现档案信息资源共享。

打造有价值的新闻信息。档案日常收集过程中的契合时代与社会发展、办学特色的人物、活动信息，深入挖掘其关联的档案信息资源，可以立体生动地构建有价值新闻信息。校友活动中的校友档案资料找寻与追忆环节也足以温暖社会上的“情怀”主题。

档案工作是高职院校办学发展的重要基础工作，档案信息资源是档案工作价值实现的重要依托。开发与利用丰富而有特色的高职院校档案信息资源，更好地服务社会，是新形势下档案工作的必然之举，也必将是高职档案人在档案事业发展中不断努力的目标与方向。