浅谈企业财务内部控制中的会计电算化应用

2018-03-07姬戎斐

文化创新比较研究 2018年13期

姬戎斐>

（郑州财税金融职业学院，河南郑州　450048）

会计电算化的发展，是会计行业发展到一定水平的必然趋势，它在企业财务控制中的应用，优化了内部的财务控制工作，突出了会计电算化优势。但其实际使用中，很多方面还需进一步完善，故为优化企业财务的内部控制，提高管理效率，要求必须有完善的制度，并使用相应的技术，以此优化会计电算化的使用效果。

1　会计电算化的作用

会计电算化是基于计算机等技术，打破人工处理会计信息的模式，用计算机完成信息的录入、核算、整理，构建电算化系统，提高了工作效率，把所有会计工作统一管理。其在企业财务内控中的使用，可以实现结构重组，并完成数据处理，改变数据的存储方式。对于结构组成，是企业以往财务管理的基本方式，把财务管理独立，实际计算方式单独进行，这一方式造成的结果是，让内部控制与管理分离，也就是两者之间的界定明确，对数据的处理，是用传统的方法核算后，需人工填写报表并整理，期间可能因为失误，出现数据误差，影响了工作效率，但用会计电算化系统处理信息，是用计算机完成所有操作，优化了对数据的整理与分析，也在一定程度上保证了数据的准确。最后，会计电算化会把数据录入到系统的表格内，并储存到系统盘内，减少了办公物品的使用，也增加了数据的存储空间[1]。

2　会计电算化的应用

会计电算化在财务内部控制中的应用，是用系统完成财务信息的录入、分析，确定控制的主体，但它会因为系统权限的设置，或是网络的不稳定因素，出现应用的问题，需及时完善。

2.1　问题

系统授权的安全性不足。会计电算化具体应用后，改变了传统会计的工作方式，也加快了传统会计制度的改革，即原有的工作模式中，每个环节会计工作的进行都需得到负责人的授权，只有得到权限，才可以调取所需的数据，在工作中使用，同时也会修改错误的数据信息，同时，因为会计部门有独立的公章，这类公章由财务人员掌管，所以会计工作进行中，基本不会出现会计信息造假的行为，保证了财务信息的准确。但用会计电算化核算信息后，负责人的审批变为电子口令，如果他人得到电子口令，即可登录系统，查看系统内的信息，篡改数据，影响企业可以得到的利益。

管控的主体相互区别。会计电算化的所有操作都是在网络上进行，借由软件整理数据。这种处理方式与传统的会计处理的方式有根本差异，即后者因为由人工处理，整体操作虽然花费的时间较长，但却有良好的稳定性，前者的操作是以网络为平台，如果网络内部出现故障，受到病毒的攻击，就会影响计算机运行的稳定，直接导致的结果是数据丢失，威胁企业利益。

网络上有大量不安全的因素。网络的特点是可以实现信息共享，在多个信息之间互联，如果计算机网络内被黑客、病毒入侵，信息的安全性会受到直接影响，这增加了企业内部控制的难度。

财务内部的审计监督机制不健全。现在，很多企业都存在内部审计机制不足的情况，财会信息的真实性很难保证，特别是会计电算化使用后，有些人员会为谋得部分利益，盗用信息，同时，有些企业的审计人员是由其他岗位的工作人员兼职，审计部门未设立为独立的部门。

2.2　完善方式

对于上述情况，可从以下几方面加以完善。

2.2.1加强对会计电算化的管理，保证安全

对于目前企业会计电算化应用的管理，需加大管理的力度，并实时了解系统的使用情况，定期维护，借由这一方式，保证系统内所有软件操作的规范，并增加系统的可控性，只有如此，才可以杜绝人员操作的不规范性，保证信息安全，避免电子信息被他人篡改，同时，这一方式也会优化对系统的管理，根据系统的运行情况，制定维护的最佳方案，确保所有操作都可依照规范进行，明确各个环节的分工。即加强管理，保护安全，要求系统的管理员与操作人员，及时了解系统的运行情况，自觉遵守规范，避免出现工作中的失误，为系统的使用营造一个健康的环境[2]。

2.2.2实现系统档案管理

会计工作包含了大量的数据信息，这些信息既有原始数据，也有分析后的结果，这些都是企业的财务凭证，当企业用会计电算化实现信息的处理后，会改变信息的存储方式，转变成数字化信息，故为保证安全，避免损毁，管理人员可在系统内建立数据库，把所有数据定期备份，同时，对于企业重要的信息需进行加密处理，建立数据档案。另在计算机内，也要安装多个杀毒软件，定期检查系统内的漏洞，让计算机的内部网络保证安全。

2.2.3明确系统的执行主体

确定系统的执行主体，是突出内部控制的重要性，并把相关部门、办公室纳入到机房管理制度内，注重对网络的维护。它包括三点：首先，增强内部控制，电算化系统是操作的核心，优化内部控制，是明确系统的核心地位，围绕系统把各项工作落实到实处。一般情况下，计算机软件从开始设计到最后投入使用会经过多个阶段，包括设计、编程、测试等，过程中任意一个环节的疏漏，都会影响系统的稳定，让软件自身存在漏洞，增加了系统使用的不安全因素，所以，优化系统的设计和维护，是让系统多个环节的设计都保证规范；其次，把相关的财务办公地点加入到管理机制中。此处提及的管理制度是机房管理制度，它的优势是便于管理，保证系统的安全，电算化工作对场所的要求是，控制工作场所内空气的潮湿度，避免出现飞尘与电磁干扰，并放置备用计算机，一旦主计算机出现故障，备用计算机可以随时启用，让工作顺利进行，同时，在机房管理中也要落实责任制度，如果某人管理中机房的使用出现故障，按照规范追究个人应承担的责任；最后，注重对网络的维护，网络系统的维护有多种方式，比如把数据加密、设置访问权限等，这些方式的使用，要求企业内部必须有专业的计算机人才，定期检查，并根据企业需求，在系统内加入新内容。

除以上三点外，企业也必须明确的一点是，软件对会计电算化的使用有重要影响，因此，企业对软件的使用，也需给予重视。企业财务信息整理中，软件是整理的基本工具，也是让财务工作进行的基本要素，故对软件的管理，是企业应建立完善的管理制度，用制度规范日常工作的操作，同时，也要加大对技术的管理力度，严格检查是否有越权操作的出现，以此优化软件的使用效果，为企业决策提供准确的信息。