新时期高校教学秘书的角色定位与能力培养探索

齐晓宇

（长春理工大学光电信息学院，吉林长春　130000）

学校的教学水平直接影响了学校的教学质量，高校秘书是高校管理工作的基础工作者，主要负责各项工作的具体实施和执行各项管理工作等，所以教学秘书的工作质量影响到了学校的教学管理。新教育形式下，为了进一步推动学校的教学管理，更要明确教学秘书的角色定位还要强化其工作能力，从而提升整个教学秘书团队的素质。

1　高校教学秘书的角色定位

教学秘书是教学管理的直接执行者，主要连接着学校的各个部门，是每个部门之间沟通的重要枢纽，只有教学秘书稳定的工作才能使各部门之间协调发展，减少摩擦，更好地执行各个部门安排的各项任务。也就是说所有的教学活动都是教学秘书执行的，在有些高校教学秘书不仅仅要执行任务还要处理各种突发情况，所以教学秘书主要承担以下角色：

（1）管理工作的直接执行者的角色；

（2）学校管理范围内服务者的角色；

（3）对学校领导提出意见的角色。

2　高校教学秘书的具体职责

2.1　管理工作的直接执行者

高校各项教学任务都是经过教学管理系统执行，教学秘书发挥了十分重要的作用，教学秘书是教学管理和执行教学任务的直接执行者，其主要是针对高校的教师和学生而言，但是教学秘书的工作十分细化，主要包括教学计划管理、学校基础建设管理、教学工作质量管理、学校档案管理、教学工作正常运行管理、还要负责学校的各种考试，他管理内容多样化、复杂化。

学校管理出来教学秘书还有教学管理体系的负责人，负责人的主要任务是除了对学校的管理工作负责外还要进行教育和科研工作，所以教学秘书在学校教学管理工作中显得尤为重要，相比学校管理者教学秘书既可以进行教学管理工作又可以进行教育任务，替管理人员分担不少的日常事务。

2.2　学校管理范围内的服务者

教学秘书作为学校最基础的岗位，也是最平凡的岗位，主要负责人员的管理，服务所有与教学有关的工作，所以教学秘书也是服务工作者。教学秘书主要的服务对象是这针对学校的教师、领导、学生的。服务领导对领导布置得任务上传下达，协助高校领导做好日常管理和行政管理工作；服务教师主要是根据教师面临的问题，提出相应的意见和解决方法，而对于学生来讲就主要是解决学生在学校学习和生活中遇到的困难和问题。教学秘书不仅要服务与人还要对发生的棘手问题进行协调工作，比如妥善的解决学生、领导、教师之间的矛盾或者关系，在各自的工作岗位中相互帮助、相互理解、相互督促，保证学校的教学工作顺利进行。

2.3　对学校管理提出意见

教学秘书主要是各相工作的执行者，其次是学校的服务者，最后就是要对教学工作中的方法、领导的决策等提出好的意见和建议，起到一个顾问的作用。作为教学基层管理者，学校教学秘书应该对学校的教育工作相关内容、教育工作相关决策、教师的教学资源配置以及教师和学生对教育工作提出的意见都要清楚的认知，在执行教学管理中要不断地发现其中的问题，并对发现的问题及时分析和思考，最后向相关部门或者相关教育单位进行意见的反馈。现在很多高校管理人员工作时间较紧，所以教学秘书应该给予管理人员绝对的支持，保证日常工作顺利进行，从而为教学管理工作提供有效的依据，并充分发挥作用，使教育工作更完善。

3　新时期高校教学秘书工作中存在的问题

3.1　管理事务复杂，压力过大

教学秘书的工作涉及范围较广，内容较为繁琐，管理工作是一个动态的管理过程，所以教学秘书就面临着管理事务复杂、责任重大的问题，产生很大的心理压力。教学秘书工作要求很高是一个具有连续性的工作，在工作中环环相扣，任何一个环节出现问题都有可能影响教学质量，所以需要教学秘书每一件事都要考虑周全、详细，任何事情都要安排妥当，并且由于时间的局限性，所以教学秘书必须在相应的时间完成，一旦由于自身原因出现错误，教学秘书也难辞其咎。

3.2　教学秘书岗位得不到充分认识

教学秘书岗位属于教育管理队伍中最基层的岗位，所以受传统思想观念的影响这个工作岗位一般都不受学校领导和教师的重视，教学秘书虽然任务重、责任大。工作过于繁琐，但是在具体的工作中看不到明显的业绩，好多人就对这份工作的认知出现偏差，认为教学秘书的工作只是完成一些零零碎碎的小活儿，一切听领导的指挥，这份工作太过于简单，所以教学秘书工作在教学工作中起到的作用很容易被人们忽略或者得不到大家的认可。

3.3　教学秘书业务素质过低

大多数高校的教学秘书专业素质和能力都不是很高，而由于教育时代大发展，对于教学秘书来讲要学会基本的计算机技术，来处理日常管理工作的问题还要有一定的专业知识，对学校的规章制度和教学环境都要相对熟悉。许多高校对于教学秘书这一岗位的学历和专业要求都没有局限性，造成人员的随意性较大，学校管理人员配备不够齐全，所以有些教学秘书还兼顾着学校科研工作和教育工作，导致了教学秘书任务繁重，根本没有时间去研究或学习自己的本职工作，许多的教学秘书都缺乏理论知识，工作方式依旧停滞在老观念，对于处理事务只是机械性的应付，基本抱着不出问题，完成任务的态度来解决。所以对工作不能实现优质服务，优质管理，更不会思考如何改进工作方式。最后出现教学秘书业务水平低、管理水平差、跟不上现代教育形式的问题。

3.4　岗位人员不稳定

正如之前所说教学秘书由于每天需要处理繁琐的事务，工作过于繁重导致人的心理压力较大，使他们根本没有时间和精力去学习相关专业知识，所以导致教学秘书相对于教师的职称选定有很大的差别，而且在工作中又不会有明显的业绩，劳动成果很难得到体现，而且学校对于教学秘书的认知度不高也没有重视，所以导致有些教学秘书心理不平衡，对这份工作产生厌倦感，所以造成了教学秘书岗位人员流动性较大，人员不稳定现象。

4　新时期高校教学秘书的能力培养策略

高校教学秘书的能力是学校教学素质的一个体现，只有不断的增强教学秘书的能力才能更快的推动高校管理的改革和创新。所以有效的提升教学秘书的能力是一个十分重要的决策。

4.1　建立绩效考核量化标准的制度

对于教学秘书而言，建立科学、合理的绩效考核量化标准是有效提高教学管理水平工作中提升教学秘书能力的有效保证。首先，应该完善考评指标，根据教学秘书工作的特点，要求其严格落实规章，清楚认识到教学秘书在教学管理中的主要职责，要根据实际情况不断的完善考评指标，尽量避免以数量来衡量效果，根据综合素质的评价，从德智、能力、成绩、考勤等各方面进行考核。其次，是不断改善考核方式，就目前而言考核方式多种多样，高校制定量化标准的时候应该根据自己实际情况，考虑好各种考评方法的利与弊，之后再进行权衡对比，尽量使考核规定客观、全面。最后，就是建立绩效考核与工资挂钩的管理办法。建立管理体系就要将管理工作落到实处，建立绩效工资考核就要认真落实。不断完善奖罚分明，加大对违章人员的惩罚力度，而对于一些先进个人应该给予适当的奖励或者职位晋升，使绩效考核实之有效。

4.2　对高校教学秘书进行培训

增强教学秘书的培训使其不断提高自身能力，是提升教学工作的重要环节。首先，高校要对该岗位人员进行培训，把培训教学秘书的任务归纳到学校建设发展中来，保证教学秘书管理进行长期、规范化。使培训目标和相关管理规章制度不断完善，确保教学秘书培训工作顺利进行。其次，要合理的设计培训课程，使教学秘书学习广泛涉入更多的知识，可以有效地提高教学秘书的能力，还要学习基础的理论知识，比如最基本的管理学，从而提升教学秘书的协调能力，不断地转变他们的管理思维。最后，要建立多样化的培训方式，不断创新培训方式，比如对职业道德的培训、专业技能的培训等。还要利用互联网建立教学秘书资源共享的交流平台，使教学秘书可以进行互动交流，开阔眼界，增长实践能力，通过对教学秘书的再教育来提高他们的综合素质和工作能力。

4.3　组织参观学习其他高校的工作

对于教学秘书的培训不只是短时间的培训就可以改善的，虽然培训可以起到共同进步的目的，但是却很难使教学秘书这个团体领悟和学习到精华，想要真正参透工作理念和管理方法就必须各个高校之间交流，组织教学秘书相互学习其他高校相关规章制度，搭建更好的学习平台。

4.4　培养人际交流能力和创新能力

在教学管理工作中，培养良好的人际沟通能力可以在工作中事半功倍。因为教学秘书的工作接触的人员比较广，包括教师、学生、领导等，所以在处理各种事务时，如果掌握了语言技巧，那么解决问题的效率会更高。还有教学秘书不断的提高自身能力，提高业务能力，从不足中总结经验，使自己有不断创新和开阔视野的能力，使自己的工作变得得心应手，更好的服务于教师与学生。

总体来讲，教学秘书在高校中起到了一种承上启下的链接作用，也是教学管理的关键所在。如果教学秘书在工作中能认识到自己的工作目标，明确自己的角色扮演，在工作岗位不断的提升自己，对管理工作起到很大的作用。

教学秘书在管理教学工作中充当了很多角色，各高校通过不同方式培养其良好的政治素养和职业道德，不断的优化专业水平，不断的改善工作方式，使其不断的提高工作效率，而对于教学秘书自身来讲应该努力做好本职工作，随着学校形式的不同安排好不同的任务，努力完成各项工作，创造和谐的校园教学氛围。

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