刍议卫生事业档案的信息化管理

柳霞

（上海市松江区中山街道社区卫生服务中心，上海 201613）

1 卫生事业档案信息化管理的概述及重要性

1.1 卫生事业档案信息化管理的概述

卫生事业的档案管理是指相关卫生监督机构依法对消毒产品、职业卫生、学校卫生、医疗机构、公共场所卫生、日常饮用水、防治传染病等方面的工作进行监督管理，并利用具有参考价值和保存价值的文字、图表、音像、视频等方式进行记录。由此可见，卫生事业档案管理工作比较复杂繁琐，因此需要结合现代先进的信息技术对档案归档等多方面进行高效管理，卫生事业档案的信息化管理改变了以往传统的档案管理模式，由原本的档案实体簿保存利用转变为现在的档案信息数字化和自动化管理，推进了我国卫生监督事业的有序发展。

1.2 卫生事业档案信息化管理的重要性

将卫生事业档案进行信息化管理有两个方面的原因：一是为了跟上现代社会的发展步伐；二是我国卫生事业的发展。档案信息化管理的重要性主要表现在以下方面。

1.2.1 为相关决策提供可靠依据

决策的正确需要完整真实的信息和可靠的分析能力两方面进行支撑，档案管理在这时显得尤其重要，档案信息化管理一方面可以提高卫生事业其他工作的工作效率；一方面可以在领导的管理和处理过程中，为相关决策提供可靠保证。卫生档案是充分了解和掌握卫生事业情况的基本依据，是发展我国卫生事业必不可少的一部分。

1.2.2 为工作人员的专业知识更新提供智能化手段

档案信息化管理是一次少投入多产出的高效手段，通过资源共享和远程服务为工作人员提供多元化的获取信息途径，为工作人员的知识更新创造了条件。除此之外，卫生事业的档案数量多、规模大，以往传统的档案管理都是由档案人员进行整理、分类和保存，这种庞杂的工作内容极大的浪费了时间和人力，但将档案进行信息化管理后，利用计算机系统对档案进行整理、分类、管理和保存，优化人力资源配置，节约人力成本，从而促进了卫生事业的档案管理工作效率。

1.2.3 为确保卫生事业自身的可持续发展

近年来，我国卫生机构在实施档案信息化管理方面确实采取了一些措施，但效果不太明显，主要是因为相关单位的信息化管理意识薄弱、信息设备较陈旧滞后、档案管理人员综合素质低、档案管理的利用率不高等几个方面的原因，而要想解决这些问题，只有不断地吸取教训和经验，加强档案信息化管理意识，高进管理方法，培养专业的档案管理人才，运用先进的现代信息技术和计算机设备，逐步发展现代化管理，确保我国卫生事业的可持续发展。

2 卫生事业档案信息化管理的主要内容及问题

2.1 卫生事业档案信息化管理的主要内容

卫生事业档案信息化管理的内容主要包括：数据资料信息化、工作流程信息化、档案检索信息化，以下将逐一说明。

2.1.1 数据资料信息化

利用计算机档案管理软件、扫描仪等设备对资料、文件、视频等档案信息进行统一规范的格式录入计算机系统内。

2.1.2 工作流程信息化

通过专门的档案管理软件对档案信息进行整理、分类、保存和管理的工作，因此，相关管理部门应建立档案制度，规范工作流程，确定档案管理人员的工作职责，避免人为因素导致档案信息缺少真实性和完整性。

2.1.3 档案检索信息化

以分级检索制度为前提，通过计算机网络可以随时查阅检索到所需要的准确的档案信息文件。

2.2 卫生事业档案信息化管理中存在的问题

卫生事业的档案管理由传统的档案管理模式向现代新型的管理模式转变过程中，主要面临着资金投入和人员能力两方面的问题。

2.2.1 需要大量的资金投入

在初期转换卫生事业档案管理模式时，需要对计算机硬件平台和网络基础设计进行规划，还需要投入相关设备包括打印机、电脑、扫描仪、复印机等等，另外还需要对计算机网络内的档案信息进行安全防护，同时，相关设备的更新换代、维护管理等方面也需要相对的资金投入。由此可见，资金在一定程度上制约了卫生事业档案的信息化管理工作的开展。

2.2.2 对工作人员要求高

传统的档案管理模式对工作人员的要求相对相低，而现如今对档案进行信息化管理就要求工作人员必须熟练掌握计算机操作能力及计算机软件的应用能力。

3 促进卫生事业档案信息化管理发展的措施及建议

要想顺利开展卫生事业档案信息化管理工作，则需要针对目前所面临的问题进行深度分析，以下将从人员意识、管理技术水平和配置设施三个方面提出建议。

3.1 加强信息化建设的认识，提高信息化管理的意识

首先应让相关卫生事业机构内部工作人员充分认识到卫生事业信息化建设的重要性，让工作人员意识到卫生事业的信息化建设对于我国社会经济的发展有着重要意义；其次就是打破传统档案管理模式的固化工作思维和工作方式，由于传统档案管理模式的时间悠久，卫生事业机构的档案工作管理人员已经形成了一套落后的档案管理方式，因此，要想实现卫生事业的档案信息化管理，就必须转变陈旧滞后的档案管理理念，建立以现代信息技术为基础的档案管理方式，卫生事业的领导和管理部门应带动部门工作人员接受现代档案信息化管理的手段，从而促进档案信息化管理的开展。

3.2 创建档案信息化管理系统，强化档案信息化管理技术

目前我国的信息化档案管理还处于初级阶段，要想建立一个高效实用的卫生信息化管理系统，首先应充分了解卫生事业机构档案资源的具体情况，并进行深入广泛的研究后，优先选择信息利用率高的卫生档案资料进行档案信息数字化、网络化；其次以档案的原始材料为基础，利用档案信息化管理系统将档案资料录入计算机网络中，建立完整、真实的档案信息数据库，并对档案信息数据库进行全程监督控制。在进行档案信息数字化录入和管理过程中，档案管理工作人员要仔细对档案资料的准确性、完整性进行质量检查，质量检查主要是针对档案信息数字化之前的整理，要求档案的原文件必须有序的排列，内容必须保持完整、准确，针对影响扫描质量的档案原件要先进行修复和整理，再进行录入。同时要注重档案信息化管理的工作流程，对档案资料的采集、应用、档案信息系统登录、建档、查询等流程进行细化规范。

3.3 加强信息化管理人才队伍的建设，引进先进的计算机设备及技术

优秀人才是开展档案信息化管理工作的重要影响因素，决定着档案信息化建设水平的高低，卫生事业机构应重视档案管理工作人员的工作能力和综合素质，积极引进和培养优秀人才，从而提高卫生事业档案信息化管理的水平。因此，卫生事业机构在招聘档案管理人员时，应结合机构实际情况与现代社会的发展趋势，选择具有专业档案管理知识、档案管理意识强、计算机操作应用能力强的人来负责档案信息化管理的各项工作，同时，加强对档案管理人才的专业档案管理知识和计算机技能两方面的培训，提高档案管理人员的综合素养，可以制定相关的奖惩措施，确保档案管理人员能够全身心投入到工作当中，达到促进卫生事业档案信息化管理的发展的目的。

除了对优秀人才的需求外，在建设档案信息化管理的过程中，软、硬件设备也是必不可少的一部分。因此，卫生事业机构要配备适用于档案信息化管理系统的先进计算机硬件设备，能够快速的处理大量数据信息、图片的扫描及声像档案资料的录入，同时，根据卫生事业机构的经济现状，在计算机设备中配备一套安全性能强的信息系统软件，只有软、硬件配备齐全才能更好地进行档案信息化管理工作。

4 结语

总而言之，卫生事业档案的信息化管理模式不是一朝一夕就能转换过来的，而是需要强烈的意识、大量的资金投入、先进的技术设备等方面应用到实际工作中才能完成档案信息化管理的建设。因此，卫生事业机构应从提高档案管理信息化的意识和观念出发，引进先进的计算机设备及技术，创建档案信息化管理系统，强化档案管理的基础，加强对档案管理工作人员的专业知识和计算机技能的培训，将每一项促进卫生事业档案信息化管理的措施落实到位，保证档案管理工作的档案质量和工作效率，从而推动卫生事业信息化建设的发展，促进我国现代信息技术的广泛应用。