人力资源档案信息化建设的相关思考

薛龙峰

（云南省德宏州人民医院 人力资源科，云南德宏 678400）

传统的人力资源档案管理大多都采用纸质档案管理模式，通过人工将人员档案信息记录在纸上，然后统一进行保存，但随着人口的日益增多，档案管理的要求也越来越严格，纸质资料的数量越来越庞大，通过人工管理的方式已经不能满足于社会的需求，面对庞大的信息量，传统的档案管理方式也容易出现差错，造成严重的后果。因此，计算机数字化管理就出现在了人力资源档案管理工作当中，利用计算机互联网技术，将庞大的档案信息内容进行系统化管理，这样的管理方式更为简约，而且精确度更高，也为企事业单位节约了大量的人力、物力。所以，我们必须要不断加强对人力资源档案管理的信息化建设。

1 传统人力资源档案管理的问题分析

1.1 整体效率较低，管理手段落后

人力资源档案管理工作涉及员工和在职人员方方面面的信息，不仅项目繁多，且其管理内容和管理细节也较为繁杂。传统的档案管理工作多以纸质管理和人工管理为主，无法实现资源的统筹和安全的有效保障。随着时代的发展和进步，越来越多的管理信息和管理项目与落后的管理手段之间存在着矛盾和冲突。如果不对传统的管理手段和方法进行整改，继续有可能造成档案信息错乱和更多的安全问题。因此，更新人力档案管理工作的手段，提升管理效率，实现工作质量和管理维度的多方位提高，我们势在必行。

1.2 人员素质落后，认知水平低下

传统环境下的信息档案管理工作也造成了管理人员素质落后的问题。无法对档案进行有效的分类，无法保障方案的资源安全，也无法进行信息统筹和资源整合。这样的整体素质无疑是无法跟上时代的步伐的，信息化的管理方法对于人员素质促进也有相应的作用。人员素质的促进主要在于以下几个方面，管理思维的灵敏性和可调节性，管理技术的先进化程度和规范化程度，管理态度的端正和业务责任心。促进从业人员从业精神和从业道德的提升，提高他们的技术方法与规范程度，都对人力资源档案管理工作起到直接提高的作用。

1.3 信息化制度不完整，安全问题之冲突

信息化的方案管理办法是近年来新兴的管理方法，致力于用网络整合与信息技术分类的方式对人员的信息进行管理。不仅要保障档案的整体安全，还要就漏洞进行及时的整改。与信息化管理方法飞速的发展伴行的是制度的不完善和管理章程的缺失，只有弥补制度缺陷才能让工作人员有章可循，才能提升他们的工作效率与工作质量。安全问题的冲突与软硬件整体水平息息相关，网络安全与信息安全是我们考虑的重点问题，如何在保障安全的要求下进一步提高防火防盗力度，提升信息管理的保密便是关键的一步。

2 信息化建设的优势讨论

2.1 提升管理效率，更新管理方法

信息化管理方法的最显著一点便是提升管理效率，信息化的方法联合了计算机网络系统和有效的数据系统。能够在强大的数据支持技术下完成对同类数据的有效管理。传统的人工计算方法和分类工作可以完全被数据化系统取代，智能运算的便捷性可以提高计算速度，且大大减低分类错误的时间。当我们需要对相关人力资源信息进行查找，只需要输入有效信息和相关数据便可得到想要的资源，从而大大降低工作人员的压力和负担。

2.2 推动信息流动，突破信息滞后

信息的流动性决定了资源的可利用效率，也是提升人力资源沟通交流的有效手段。相关部门的工作人员在人力内部管理系统或者是专门网站，能够对整体资源统筹情况进行类比，从而得到有效的资源数据。对于我们管理者而言，更具统筹性的资源系统提供给我们一个更佳广阔便捷的平台，也是提高工作整体质量的维度。对于被管理档案而言，信息化的管理办法实现了横向和纵向的沟通，也更能够确保档案本身的安全。

2.3 实现数字建设，提升资源共享

数字化建设是当今时代发展的主旋律，与我们的人力资源信息档案建设工作也有紧密的联系。数字化的工作环境和管理办法能够让档案资源管理工作充满更多可能。数字化与时代化相关联，也与我们的常规工作统筹紧密相关。推动数字化建设可以把电子信息技术，网络数据库技术以及更有效的管理制度与资源管理相关联，从而推动人力资源档案管理工作的有效性、制度性、规范性。

3 具体步骤与实施路径

3.1 创新服务手段，提高管理质量

要想使得人力资源档案管理工作紧跟时代的步伐，就必须在服务手段上进行创新，随着信息化时代的到来，各界各行都在加紧创新，而人力资源档案管理在今年的发展过程中，由于管理内容相对比较复杂，管理水平滞后。因此，要想改变这一现状，就必须加大创新力度，提升管理水平，创新档案管理制度和服务方式，让貌似陈旧的档案管理工作焕发生机，展现出其独有的价值和作用。

3.2 加强人员培训，提升人员素质

由于受到信息化建设的影响，人力资源档案信息的管理工作的安全风险也就变得比以往更高，为了提高信息化建设影响下的人力资源档案管理的安全性，相关企事业单位在用人时必须要有较高安全意识的人员进行任职，并且对现有的档案管理工作人员进行定期培训，目的是进一步强化人员的管理职能、提高业务能力和强化其安全意识，让其能够自觉按照相关规定进行操作，防止档案信息外泄、丢失等情况出现。

3.3 提高管理安全，加强软硬建设

人力资源档案管理的信息化建设，为其工作带来了极大的方便之处，但其本身也存在着很多不安全的因素。由于计算机系统的复杂性，可能因为人员操作不当或者其他一些因素造成档案信息外漏泄密的现象出现。因此，相关部门不但要提高档案管理人员的工作素质素养，也要加强对计算机系统的软硬件设施建设，建立起相应的电子档案并且进行档案备份，档案信息丢失后能利用备份档案进行还原。

4 结语

综上所述，人力资源档案管理信息化建设工作尤为重要，只有加强档案管理的信息化建设，才能满足社会的需求，为人们的发展提供重要保障。在如今的人力资源档案管理工作中，还存在着许多的不足之处，我们应及时去发现这些实际存在的问题，并采取相应的改进措施，加强人力资源档案管理的信息化建设，从而不断推进档案管理工作的有效性，实现信息资源共享以及对信息资源的利用提供保障力量。