医药企业销售与收款业务的内部控制探析

黄燕丽

摘 要：本文以医药企业销售与收款业务的内部控制作为研究对象，对医药企业销售与收款业务的现状及特点、内部控制目标、主要风险及关键控制点进行深入分析，提出建立完善的医药企业销售与收款业务内部控制的对策和建议，以帮助企业提升整体管理水平。

关键词：医药企业;销售;收款;內部控制

中图分类号：F275      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）12-0111-03

医药行业是我国国民经济的重要组成部分之一，医药企业与其他行业的企业相比有着明显不同的特征，它除了具备企业的一般特征外，最重要的是在市场中承担着更多的社会责任，其产品关系到人的生命健康和安全。药品的特殊性，决定了它在销售和收款环节的内部控制方面具有特殊的要求，因此分析研究该业务流程各环节存在的主要风险、关键控制点和相应的控制措施，对医药企业的可持续发展有着重要的意义。

一、 我国医药企业销售与收款业务的现状和特点

（一）医疗机构药品采购采用集中招标采购方式

政府要求医疗机构药品采购采用集中招标方式，其目的在于遏制药价虚高、保障药品质量、促进合理用药、杜绝药品购销中的不正之风等，但在具体实施的过程中却衍生出很多问题，诸如行政垄断、区域封锁、指定配送中标、药品价格虚低、低价药短缺等，甚至产生商业贿赂等一系列的问题。因此，要求医药企业在招标采购环节要重点关注可能存在的商业贿赂风险，并采用相应的控制方法。

（二）传统的药品营销渠道相对单一

相对一般商品而言，由于药品关系到人民的生命安全和健康，因此政府对药品的生产环节、流通环节都有着严格的限制和要求，对于药品经销商的资质及流通途径等方面有着具体的管理规范，尤其对于处方药的销售管理，必须凭借执业医师的处方，患者才可购买和使用药品。虽然，目前药品电子商务在快速发展，但种种政策限制及监管手段的发展滞后，导致目前的药品营销渠道仍以传统方式为主，即药品生产企业——分销商、医院药房、零售药房——消费者。

（三）药品定价市场弹性较大

我国药品定价形式主要有政府定价、政府指导价、市场调节价三种。政府定价及政府指导价均由政府价格主管部门按照《价格法》的有关规定确定价格，而市场调节价则是药品生产企业根据市场的供求状况、药品的生产成本等因素自主确定。但由于药品的专业性特点，成本结构及种类较为复杂，市场信息不对称，因此药品定价的弹性较大，给企业带来较大的操作空间，市场监管难度随之增加。

（四）传统药品营销的主要模式为底价高开方式

所谓药品“底价高开”，是指药品生产企业一般按照药品中标价的一定比例（通常为90%左右）开票给代理商，而双方实际结算却以底价结算。开票价与底价之间的差额，医药代理商通过“过票”“走票”等形式完成，即通过虚开会务费、咨询费、服务费等形式洗出现金预留回扣，逃避相关税收。这种营销模式，不但存在较大的法律风险，而且因为冲账票据不合法、信息不真实而存在较大的税务及财务风险。目前，国家出台了“营改增”政策，配合医药市场的“两票制”推行，对于规范药品流通环节的购销秩序及税收管理、打击过票及走票行为，起到了关键的作用。在这种环境背景下，药品营销模式如何调整将是医药企业需要重点思考的方向。

（五）应收账款账期长，回收难度较大

伴随着日趋激烈的医药行业的市场竞争，买方市场为主的格局已基本确立，由于药品营销渠道的固定和单一，药品被动消费的特点极为突出，医药企业在整个医药供应链中的话语权相对较弱。为了扩大销售，提升市场占有率，医药企业不得不采用赊销方式拉动市场销售，这就导致医药企业的应收账款在企业总资产中所占比重很大，成为企业十分重要的流动资产。同时由于医药企业相对较弱的市场地位，其收款难度较大的现象也普遍存在。因此，加强应收账款管理成为医药企业重中之重的工作。

二、 医药企业销售与收款业务内部控制的目标

根据《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》的内控要求，结合医药企业销售与收款业务的特点，确定医药企业销售与收款业务的内控目标如下：

（一）确保销售与收款业务的合法合规性

由于医药行业的特点，企业为了获得竞争优势，在药品销售的过程中往往会滋生出商业贿赂行为，存在较大的法律风险和经营风险。因此，医药企业应严格根据国家药品管理的相关制度及规范开展销售业务，不断完善销售与收款业务自身的合规体系，并严格执行，确保企业可持续发展。

（二）保障药品供应的安全完整性

药品由于自身的特殊性，对其质量、效期管理、保管条件、运输过程等方面都有着极为严格的要求和规定，因此，企业在药品销售过程中对上述因素要持续关注，确保药品供应的安全性和完整性。

（三）以提升企业效益为核心，保证销售业务的稳定增长并有效运行

企业开展销售业务并扩大销售规模均应以提升企业效益为核心，这就要求企业在制定销售政策时应考虑销售业务的合理性、销售计划的可行性、销售退回的适当处理等方面，不能为了追求市场份额的扩大，忽视可能存在的运营与财务风险，导致企业产生财务损失。

（四）确保销售货款及时回笼并安全完整

大多数医药企业销售方式是采用赊销方式，应收账款在医药企业资产中所占比重较大，及时完整回笼货款，对于企业的流动资金管理起到重要作用。因此，医药企业应加强应收账款管理，定期评估其回收的可能性并积极催收，以确保企业资产的安全完整。

（五）保证销售与收款业务会计核算的准确性和及时性

医药企业应严格遵循企业会计准则和会计制度的有关规定进行销售与收款业务的会计核算，保证会计核算的准确性和及时性，为企业销售决策提供数据支持。

三、 医药企业销售与收款业务内部控制的主要风险及关键控制点

（一）销售政策与计划制定的主要风险及关键控制点

1. 销售政策与计划制定的主要风险

（1）企业若无销售相关政策，销售人员执行销售工作时将无指引及严谨的方法，可能造成销售的失序，为企业带来运营与财务的风险。

（2）企业若未能制定销售计划，可能造成企业缺乏运营目标，缺乏绩效衡量指标，影响企业经营效率。

（3）企业管理层若未能定期跟踪运营情况，可能造成企业运营不畅，影响企业获利。

2. 销售政策与计划制定的关键控制点

（1）企业应结合自身的实际经营情况，建立销售的相关制度和政策，制度及政策内容需经适当审批。

（2）企业每年应根据市场变化情况，制订相应的销售计划，并按月分类分解下发至销售部门严格执行。

（3）企业管理层应定期跟踪销售计划的执行进度，分析药品销售计划的可行性，并经适当流程合理调整。

（二）药品价格管理的主要风险与关键控制点

1. 药品价格管理的主要风险

（1）企业对药品的定价方法不科学，导致药品价格缺乏市场竞争性，影响企业利润水平。

（2）企业对药品的价格管理没有统一的规范指引，销售执行缺乏有效控制，对于销售过程中不合规的药品定价行为没有适当的授权审批流程。

（3）对本企业销售的药品价格管理涉及的各种行为缺乏持续的监督，对于违反企业药品价格的行为没有相应的责任追究及处罚措施。

2. 药品价格管理的关键控制点

（1）企业应采取科学合理的方法确定药品价格，综合考虑药品的市场竞争情况、生产成本、高新技术附加值、药品种类的特点等因素，在确保企业利润的同时，使药品价格具有市场竞争性。

（2）企业应制定统一规范的药品价格目录，并设定合理的销售价格区间。对于特殊药品的价格需严格控制，价格调整须经适当授权。企业应确定专门人员开展定价执行和审批工作。

（3）企业通过相关的制度、人员对药品价格管理工作进行持续的监督和检查，对于违法药品价格的行为应及时追究相关责任，确保其有效运行。

（三）药品销售合同和订单处理的主要风险及关键控制点

1. 药品销售合同和订单处理的主要风险

（1）销售合同签订时若无妥善的签订流程管理，可能产生不利于企业的条款，造成企业的法律风险或未经授权签约的风险。

（2）销售订单若未经客户的确认及适当的复核，可能因为人为的错误而造成发货内容的错误，影响公司的声誉或造成财务损失。

（3）对在供应上有特殊提示的药品，若未能满足，可能造成供货商的处罚，企业可能面临断货风险。

2. 药品销售合同和订单处理的关键控制点

（1）药品销售合同应有书面记录，销售部门应加强合同管理，在销售合同订立时，企业应授权相关人员就药品销售价格、信用政策、发货及收款等方式与客户谈判，并经法务人员及授权人员复核后方可签约。

（2）销售订单的来源应有适当的记录或由客户确认，以确保订单内容的有效性和正确性。

（3）对于有特殊提示的药品订单需先经授权人员核准才能进行订单处理。

（四）药品发货与运输环节的主要风险及关键控制点

1. 药品发货与运输环节的主要风险

（1）缺乏相应顾客订单的支持可能导致发出货物与实际订单不符，甚至产生舞弊行为。

（2）药品的储运未能按照国家药品管理的相关法律法规的有关要求执行，药品质量难以保证，可能造成企业面临法律风险及药品质量风险。

2. 药品发货与运输环节的关键控制点

（1）医药企业发货应严格按批号、发货单数量发货，并进行质量检查，核对有关文件资料，如出厂检验报告、特殊药品合格单证等，同时做好药品出库的复核记录。

（2）企业自行运输或委托配送药品均应严格执行运输程序，运输工具应当保持密闭，按照药品温湿度、在途时限等要求保證运输过程中的药品质量安全，防止突发事件对运输过程中的药品质量与安全产生影响。

（五）销售退回与调整的主要风险及关键控制点

1. 销售退回与调整的主要风险

（1）销售收入确认不正确、不完整或不及时，都会造成公司财务报告的不准确，对投资人造成不利的影响。

（2）销售退回若无适当核准，可能造成公司销售不实或存货遭任意退回而产生损失的风险。

2. 销售退回与调整的关键控制点

（1）每月企业的财务部门应对销售收入记录完整、准确并及时确认。

（2）销货退回应经销售、质量等相关部门确认，对于退回产品，应重点关注产品包装变形、破损、漏液及内在质量问题等异常情况，并分析退货原因。根据退货原因不同，采取相应的赔偿和补偿机制，尽量减少企业损失。

（3）销售退回记录应完整、正确，同时应与出货记录相互匹配，匹配结果须有相关权责部门的主管人员复核。

（六）信用管理和收款的主要风险及关键控制点

1. 信用管理和收款的主要风险

（1）客户信息未能充分收集并定期更新，致使对企业客户的信用评估可能不完整、不准确，因而产生销售坏账或错失客户销售成长的机会，给企业带来收款上的风险或对企业声誉造成不良影响。

（2）确定客户的信用额度及信用天数无适当的分层授权及审批，并未经适当评估和调整，可能造成信用额度和天数确定不合理;若确定的信用评估结果未能有效执行，将无法发挥其功能，致使企业运营及收款上的风险。

（3）应收账款若无良好管理或催收制度不完备，可能造成企业销售的产品无法产生现金流，同时销售收入亦未产生，造成企业现金流动性不足风险。

（4）坏账的确定若无合理的审批及确认，可能造成企业损失;对于坏账若无追究的机制，可能造成销售人员不正视客户信用管理的风险。

2. 信用管理和收款的关键控制点

（1）企业应建立完善信用管理制度，相关部门负责收集客户资料，建立客户信息档案并定期更新，所收集的客户资料必须符合国家相关法律法规的规定。

（2）企业信用部门应结合客户的实际履信情况定期对相关信用政策进行评估和维护，并建立相应的检查审核制度经适当审批和调整，确保企业的信用管理有效实施。

（3）企业销售部门应加强应收账款催收，配合财务部门加强应收账款的日常监督与分析，催收结果应予记录并分析原因，减少可能存在的坏账损失。

（4）应收账款核销，应根据企业授权权限进行适当审批和确认。

四、 建立完善的医药企业销售与收款业务内控的对策和建议

（一）构建良好的销售与收款业务内部环境

在制定销售决策并予以执行方面，医药企业应完善企业法人治理结构及营销组织结构，重大销售决策实行集体决策形式。企业决策层应综合考虑企业的战略发展目标、医药市场的变化情况、国家政策法规等方面的影响因素，确定适合本企业的营销模式和销售计划。企业决策层对管理层及相关人员分层授权，并依据授权层级对执行销售决策、销售计划的情况进行监督和考核。

在人力资源管理方面，医药企业应通过建立销售人才的选拔、培训、竞争、绩效考核、激励等一系列的管理机制，规范销售人员的销售行为，将个人绩效与企业整体战略目标紧密结合起来，有效调动销售人员的积极性和提高工作效率。在用人选择、培训、绩效考核指标及激励方式的设计上应兼顾各方利益和责任，不仅仅考虑产品销量、利润水平，更要考虑职业道德、合规性的执行情况、销售专业知识、学术能力、服务能力、客户满意度等因素，逐步建立以社会责任为导向、以客户为核心、销售业绩与服务质量并重的人力资源管理体系。

（二）建立完善的风险评估管理体系和风险预警系统

由于医药行业的特殊性，医药企业销售与收款业务面临的风险具有多样化、复杂性的特性，政策性风险、药品质量风险、市场风险、廉政风险、运营风险、财务风险、法律风险等日益增加，且相互交织，因此如何建立完善的风险评估管理体系和风险预警系统对于企业是否能够可持续发展至关重要。首先，企业应对销售与收款业务中面临的风险全面识别，根据风险影响的严重程度，有针对性地设定本企业的风险管理目标。其次，对于影响销售行为的关键风险点，采用不同风险应对策略，及时进行检查、分析和评估，加强风险的控制管理。

为及早识别可能面临的风险并加以防范，医药企业应建立健全风险预警系统。该系统风险指标的遴选应参照医药行业的风险管理特点、历史及经验数据确定其相关性，并运用适当的方法进行。同时企业应组成专门人员对于企业内外部环境开展动态监控，对于可能存在的风险对企业营销环节影响程度高度关注，一旦发生异动，企业能迅速反应，采取相应措施，将风险控制在企业可承受的范围内。

（三）采用适当的控制活动规范销售行为

为实现销售与收款业务的内控目标，医药企业应对销售过程中的主要风险及关键控制点进行全面分析，对销售和回款过程中的每一环节采取适当的管理和控制措施，即药品的销售行为必须符合国家相关药品管理的法律法规;销售政策、信用管理政策应科学合理;销售价格、销售方式、销售合同与订单处理应经过适当授权审批;应收账款和应收票据管理规范;销售会计核算准确及时等。具体来说，在销售政策及销售计划制订方面，企业应基于市场预测、药品流量信息及企业的发展战略确定合理的销售政策及销售计划，并经授权审批;在药品价格管理方面，企业应设立规范的价格体系进行专人管理和跟踪，维护药品价格渠道的稳定性;在销售合同和订单的处理方面，应关注签订的合同和订单必须具备法律效力并经适当审批，合同和订单的具体条款应本着合同各方平等互利、共同发展的原则签订;在药品发货和运输方面，要重点关注药品储运与发货的特殊要求，如药品温湿度、在途时限等，以确保药品质量的安全;在信用管理和应收账款管理方面，企业应采用适合本企业发展的信用管理政策，细化授信标准并严格执行，对应收账款采取全过程的跟踪管理，对于逾期应收账款严加控制和催收。

（四）建立高效的信息化平台，加强内外部信息沟通

信息与沟通能够使医药企业及时、有序、顺畅地收集、传递和反馈与销售有关的信息，让企业决策层科学合理地进行销售决策。因此企业应通过规范各类信息沟通的传递方式、传递方向、保密层级等方面，将企业的内外部信息，包括国家政策法规、市场、价格波动、供应商、客户、销售、售后服务、财务、人力资源等与营销相关的信息整合起来，建立统一高效的一体化信息共享平台，确保销售信息安全、有效、完整地传递给相关使用者。

（五）强化医药企业的内部监督机制

医药企业应建立事前、事中、事后全过程的持续监督机制，以确保销售与收款业务运行的有效控制。首先，企业应当建立多层级、全方位的内部监控体系，根据授权层级，监督人员对监督对象开展监督审核，严格把关。其次，合理确定内部监督的内容和方式。企业应结合企业实际情况，明确监督的重点、范围和方法。对于监督过程中发现销售与业务的风险和内控缺陷，监督人员应及时汇报和分析，确定应对策略，以降低风险发生可能的影响程度。同时，企业应结合日常监督和专项监督，加强内部审计，并利用外部监督的功能，及时修正销售与收款业务的内部控制措施。最后，建立完善的内部监督奖罚机制。对监督人员定期开展绩效考评，充分调动监督人员的工作积极性，提高内部监督工作的有效性。

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