浅析药品流通企业协议管理信息化

温振勇

摘 要：协议管理是药品流通企业的重要工作，手工管理存在核算速度慢、不准确和缺乏共享等缺陷，如何利用信息化工具完善协议管理流程，其改革势在必行。本文从管理者意识、人才成本、组织架构、二次议价等方面分析现状，提出对这些问题的思考。我们应充分考虑企业各种资源配置，利用信息化工具，面向客户需求，改革协议管理流程。

关键词：信息化;二次议价;协议管理

中图分类号：F270.7      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）12-0048-02

信息化是培养和发展以计算机为主的智能化工具，并使之造福于企业和社会的过程。药品流通企业是介于药品生产商和终端客户间，从事药品的储存、销售、配送等工作，主要包含采购、销售、财务、协议管理等业务流程。近年来药品招标、两票制和地区议价等政策频出。为明确责任、规范行为，流通企业会与生产商、销售客户签订繁多且复杂的业务协议。如何认真履行协议并用信息化方法来提高协议管理水平，将先进的经营理念逐步引入企业，进一步提升管理与决策水平，就成为困扰企业管理层的重要问题之一。

一、 流通企业信息化和协议管理现状

《药品经营质量管理规范》（以下简称《GSP》）明确规定药品流通企业应建立与经营范围和规模相适应的计算机系统，能实时控制并记录药品经营各环节和质量管理全过程，并符合电子监管的实施条件。根据中国医药商业协会2017年2月针对106家企业信息技术应用的问卷资料，近62.26%的企业有较明确的信息化战略;有24家企业信息人员超过50人;近34%的企业在信息化方面投入超过200万元。

当前药品流通企业服务同质化严重，全国2016年年底有12900多家，行业竞争加剧，在与上下游的博弈中处于劣势地位，因此要承担更多渠道功能。流通企业需要与上游供应商或下游客户签订全年销售协议、分销协议、二次议价协议、代收代付协议等。其中二次议价是指医疗机构在省招标结果基础上，对中标药品进入医院采购时，进行再一次杀价。当前许多二次议价由市、区医疗机构主管部门开展，议价后按销售额的一定比例注入当地政府的基金或专用账号。关于二次议价争议较大，但社会科学院研究员朱恒鹏表示在公立医院垄断地位不变、无法完全取消各类医药价格管制政策、集中招标采购制度等政策前提下，取消加价率管制、放开二次议价是次优的选择。代收代付主要是流通企业获取一级经销权后，负责将生产企业的销售折扣返给有三方协议的二级经销商。对于一家市级流通企业来说，各种协议数量每年都达到一、两千份。协议内容规范了双方的行为，明确了双方的权利与义务。这些协议重要且金额巨大，一直是流通企业管控的重点。流通企业因此或多或少都建立了一些信息系统来管控协议，但还是有许多企业的协议管理缺乏系统性，管理效率不高。

二、 协议管理信息化面对的主要问题

30多年来药品流通企业的信息化从无到有、从简单到复杂，发展的过程令人印象深刻，但面对企业规模的快速发展和逐渐复杂的购销协议，管理层都希望借助信息化工具帮助解决这些问题。但具体实施信息化进行协议管理，提升运营效率时，多数企业还是会面对很多的问题。

（一）管理人员信息化意识淡薄

许多管理人员的职业背景是采购、销售等，对信息化的认识表面化，将信息化简单等同于建立网站、财务电算化等，对如何通过信息化重组业务流程缺乏必要的知识，对于复杂的协议管理无法进行全局思考，缺乏变革的思想和勇气，往往依据过去惯例，按部就班。

（二）信息成本和人才瓶颈

药品流通行业利润微薄，又因为信息化项目的开发、实施和维护等都需要专人负责，会给企业带来不小的成本压力。因此流通企业普遍重视营销，对技术尤其是无形的信息技术缺乏足够的重视。就连一些销售达千亿规模的医药集团，总部连同几十家子公司的IT人员也不过百人，人员分散难以形成合力，工作内容只能以维护为主，具备自主研发能力的更寥寥无几。重视不够和收入不高造成懂技术又懂管理的复合型人才难以引进并留住，这些都成为药品流通企业信息化发展的主要瓶颈。

（三）组织设置不合理，信息无法共享

多数药品流通企业将协议的谈判、核算、管理都设置在采购部门，主要由采购员完成该项工作。采购员专业背景多是药品研究、营销等，普遍缺乏财务专业知识。但大部分全年商业协议的核算范围包括回款、年终达成、渠道管理、信息管理、市场拓展与应急事件响应等奖励政策，在具体核算实践中需要了解财务账目、运用增值税和所得税等税收知识，采购员很难单独做好这项工作。同时缺乏必要的IT系統支撑，核算与管理多采用手工方式，相关信息也无法在各部门间共享。

（四）供应商协议内容日趋复杂

供应商对渠道的管理和资源配置主要通过流通企业来实现，方式就是签署各种协议。这些协议有全年销售协议、二级经销商协议（供应商与一级、二级经销商签署的三方协议）、销售补差协议等。供应商在协议中会约定销售区域、销价和付款等条款，每年还结合企业经营和市场情况不断改进，协议内容日趋全面和复杂。

（五）二次议价协议越来越多

目前全国有近十个省份都在试点二次议价，这些二次议价资金主要通过流通企业与政府和生产企业核算。流通企业为防范生产企业人员变动和资金代垫无法收回等经营风险，会与药品生产企业签署大量二次议价协议。流通企业在票折或代垫资金后，下游客户再支付货款给药品流通企业。这种协议在10年前几乎没有，现在二次议价的管理与核算已成为各药品流通企业的重要工作之一。

三、 协议管理信息化的措施

管理协议信息化的目标是利用信息化工具建立专业、共享、灵活、承载协议管理制度和处理的流程。这样的流程管理既方便企业业务的运行，更有利于各部门协同。当然这些流程的思考和建立都需要许多人、财、物资源配置措施才能实现。

（一）培养熟悉业务和技术的复合型人才

药品流通集团内信息技术人员素质和数量相较千亿销售额和市场规模来说整体上不足。熟悉业务和精通技术的复合型人才相当缺乏。由于缺乏足够的IT人才，使用的信息系统多是买来的，与经营业务不完全匹配，二次开发工作巨大。长远来说，流通企业无论完善管理还是创新服务首先都需有适合的政策管理和激励人才，只有这样才能培养和留住IT人才。

（二）专业的协议管理部门和人员配置

协议管理涉及税收政策、财务账目等，需要有会计知识的人员参与核算。在组织架构上可由营销和财务人员共同组建协议管理小组，部门可设置在采购、财务以外的业务运营部门，以利于实现工作的专业性、独立性和相互监督。

（三）建立协议管理信息化平台，贯穿采购、财务和销售流程，实现协同管控和信息共享

当前流通企业集中度越来越高，医药集团内多使用同一ERP系统。统一的ERP系统满足集中管控的同时，很难满足下属企业的个性化需求，尤其是协议管理需求。省平台类的企业或较大规模的市级流通企业尤其需要自己开发协议管理系统。个性化的协议管理信息平台与统一的ERP系统相结合才能满足各方对协议管理的需求。

（四）规范协议管理过程

纸质协议需有采购、销售和客户签字盖章;协议内容经分析后抽取关键数据存入系统;协议扫描存入系统，供公司各部门随时查询;按协议收取的款项与购销数据相互勾稽;按協议支出的款项与收取款项相勾稽;协议管理系统可内嵌ERP系统，采购、财务和销售部门都可使用并监督。

（五）协议资金要及时到账

供应商的全年协议返利需要进行内部审批，要第二年甚至第三年后才能到账;二次议价的资金因供应商延期支付，需要流通企业垫付。这些应收资金需要及时催收，尤其是二次议价的资金，金额大、涉及厂家多。对其中超期的资金，采购和销售要协同办理，必要时还需与下游客户合作共同处理。

（六）协议管理流程要具备灵活性

协议管理不可能完全实现自动化，但可实现信息化。无法自动处理的协议在经手工核算后，结果再输入协议管理系统，实现相关信息共享;还有协议每年都因市场或政策因素会有变化，在流程设计时要充分考虑到灵活性和扩展性。

四、 结束语

2009年3月，国家公布《关于深化医药卫生体制改革的意见》，标志着“新医改”正式启动，由此整个医疗行业也进入了波澜壮阔的十年。“新医改”启动了中国医疗行业变革的大潮，也触及了医疗领域的各个层面、各个群体。伴随医改政策的推进和企业管理的规范，协议管理就日益重要起来。为解决药品流通企业协议管理的问题，企业需要打通采购、销售和财务等业务流程。在数字化加速到来的时代要用新的思维方式审视企业的业务和运营模式。借助IT工具，实现协议管理全过程的信息化，部分协议实现自动化核算。协议管理的信息化在药品流通行业具有较强的实用性，它提升了企业的管理水平和效率，同时进一步提高了核算的准确率。

参考文献：

[1]史立臣.医药企业转型升级战略[M].北京：中华工商联合出版社有限责任公司，2016.

[2]邓金栋，温再兴.中国药品流通企业发展报告（2017）[M].北京：社会科学文献出版社，2017.

[3]Henry Mintzberg.明茨伯格管理进行时[M].北京：机械工业出版社，2012.