关于合同管理的几点思考

钟国炼

[摘 要]合同管理是企业管理中的重要内容，也是管理链中的一个关键环节。企业要把握前期采购、合同谈判、合同签订和合同履行“四个不”思维，即采购不误时间、谈判不流形式、签订不留死角、履行不留余地，加强过程管理，做细工作，形成规范。

[关键词]合同管理；合同履行；规范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.052

[中图分类号]F272 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-0-02

1 采购不误时间

无论是招标还是非招标（询价、单一来源、竞争性谈判）等方式进行采购，采购需求部门都要认真把好技术文件编制关，准确定位采购方式（询价与单一来源）之间的差异，同时要区分是物资采购、服务采购、工程采购或其他类型，准确上报计划，按照相应的范本编写文件。采购需求设置要合规、合法、完整、明确，要体现公正合理的要求，不得附加任何歧视性条款，不能有指向性、倾向性等不合格现象，要准确无误地表明要求以及想要达到的目的，使采购项目能按时正常走流程完成挂网招标。同时，归口合同管理的计划部门要跟进项目采购文件，适时适用“三项制度”，把好商务审查关，使项目能顺利完成开标等程序。

1.1 适时适用最高（低）报价制度

无标底招标对价格控制较为困难，从以往招标情况看，都在不同程度上碰到围标造成的哄抬标价以及低价抢标现象。按照不同的项目，在制定招标文件时要合理设置最高（低）价格，可以促进顺利完成项目招标工作。一般情况下，对低价中标的采购活动要设立最高报价约束，防止超预算使采购活动流标现象反复发生。对于副产品销售等高价中标的采购活动设立最低报价约束，防止中标价格低于市场普遍价格。

1.2 适时适用投标保证金制度

投标保证金制度是避免投标人在投标有效期内随意撤回、撤销投标或中标后不能提交履约保证金和签署合同等行为而给公司造成损失、特别是时间损失的有力手段。要根据项目的实际情况，对一些门槛不高、难度不大的项目以及副产品销售等招标设立保证金，提高采购质量，避免第一中标人爽约，避免出现围标、串标现象。

投标保证金是现代工程招投标工作中的重要环节，其能够极好地约束招投标参与者的个人行为，并维护他人的合法权益，也避免了出现围标情况。但在实际操作中，要注意防范风险，比如采用支票形式缴纳保证金，方便了投标人，但是招标人很难判断资金的真实性，只能从形式上检查支票是否符合要求，从而会给招标人带来一定的风险。

1.3 适时适用履约保证金制度

所谓合同履约保证金，是为了防止各种不确定性风险以及考察中标单位有没有实力完成此采购项目的一种程序，具有控制合同有效执行与防范风险的功能。对非阶段性、短期内不能完成的项目尤其是承包项目、运行维护项目以及副产品销售等设立履约保证金，可以有效保障生产有序、连续进行。

在商务审查中，要严格勘察、设计、监理、施工、调试、承装（修/试）、招标代理机构、特种设备和压力管道等项目的资质管理规定、资质标准，确保完全符合国家法律法规管理规定。同时，在业绩规定上，保持适度稳定；在合同和用户证明上，和最终用户签的合同，由最终用户出具证明；对于设备供应，要求两个工程投运三年及以上；对设计、施工、调试、监理等单位，要求5年内两个投运业绩，并把握母公司可以用子公司的业绩，子公司不能用母公司的业绩。通过以上几个方面的把关，保障中标单位的合适性。

对于非招标采购方式，原则上采用询价方式进行采购，应满足如下条件：一是采购金额低于集团公司规定的招标标准限额；二是采购标的市场供应充足，满足条件的潜在的供应商有3家以上，能够形成充分的竞争；三是采购标的价格要相对稳定、透明，在一定时期内波动幅度不大。

采用单一来源以及竞争性谈判方式进行采购，也要满足相应的条件。采用单一来源采购方式应符合以下条件之一：一是采用不可替代专利、专有技术或者其他特殊原因，只能从唯一的供应商处采购；二是原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购；三是因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求继续从原供应商处添购的；四是因样件试制、样机试用、小批量质量稳定性验证需要而从新开发供应商处采购的，以及因新技术联合开发等需要从特定供应商处采购的；五是紧急采购；六是询价失败后，经批准可以进行合同谈判的。采用竞争性谈判方式，应符合下列条件之一：一是技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；二是满足条件的潜在供应商较少，不能形成充分竞争；三是不能事先计算出价格总额的。

2 谈判不流于形式

明确由承办部门负责组织合同谈判。合同谈判前，承办部门要做好相关的信息收集工作，并组织相关部门（计划、监察、财务、生产等有关部门）人员召开内部会议，讨论有关事项，并对后续谈判评估最高及最低的期望值。工程（物资）合同，没有经过比价项目，事先由承包方负责提供工程预算书（或物资报价单）等资料，经生产部门负责审核工程量后，计划部门负责审核预算（物资部门负责审核物资价格）合理性，监审部门负责最终预算（价格）审计后签订合同。谈判资料、人员不全时，谈判人员不能谈判。合同谈判一般分为技术谈判和商务谈判，谈判时，技术条款谈妥后，方可进行商务谈判。合同谈判全过程要保持谈判人员稳定，无特殊情况，不得更换。

谈判的过程和结果都要记录，并且谈判双方要签字确认，然后根据谈判结果来编写合同文本，并由公司的职能部门审核，主要审核合同是否合法，内容是否严密和可行。企业要对合同进行分级授权管理，在限额的范围内可以批准签订合同，超过限额的合同，要有管理权限的上级审核通过后才可以授权公司对外签署，合同签字盖章之后要登记编号然后归到档案部門管理，有关财务收支的要留一份原件给财务部门记账所用。