二维码技术在高校档案管理中的应用

郭玉娟,李秀华,姜磊磊,张 良

(1.安徽广播电视大学,合肥 230022; 2.安徽建筑大学,合肥 230022)

一、引言

目前，高校档案馆尽管大都已经采用相关软件提升管理水平，但是仍然存在一些突出矛盾和问题，主要集中在以下几个方面：入库编目复杂，查阅耗时长，失效档案管理滞后，手续烦琐导致共享率低等[1]。

随着计算机技术和通信技术的不断发展，二维码和RFID等技术也在逐步完善，已被广泛应用于零售、制造、物流、图书档案管理等行业。二维码技术应用于管理中的相关研究很多，但大都从理论层面进行分析和设计，论证其可行性[2-3]，真正将二维码技术应用到档案管理中的研究不是很多[4]。如徐晖玲[2]介绍了二维码概念，在档案管理中引入二维码的意义以及哪些方面可以使用二维码。杨文刚[3]提出将二维码技术应用到高校学籍档案管理中，并设计了高校学籍档案管理系统。姜春芳[4]将二维码技术引入江苏省水文水资源勘测局镇江分局水文档案管理，取得了良好的应用效果。RFID技术在档案管理中的应用，国内起步较晚，主要是国内一些档案馆参照国外RFID在图书管理中的应用模式，结合档案馆自身情况和日常业务工作积极探索RFID的应用模式[5]。2013年，福建省档案馆负责的“档案实体安全认证智能管理系统”项目投入试运行，在该项目中，对馆藏实体档案尝试应用RFID技术进行智能管理，有效提升了档案保管工作现代化水平[6]。2015年，浙江省丽水市档案局立项了“RFID技术运用于档案实体管理的可靠性研究”课题，介绍如何在复杂档案馆库房环境下应用的方案[7]。这些研究为RFID技术在档案管理中的应用提供了参考。那么，现阶段高校档案馆有没有必要引入RFID技术进行档案管理呢？在对二维码和RFID技术的优缺点进行梳理的基础上，结合高校档案馆自身特点，笔者认为二维码技术更适合高校档案管理，并设计一套基于二维码技术的档案管理系统，在某高校档案馆进行试点，取得了良好的应用效果。

二、二维码和RFID及其主要技术指标比较

(一)二维码和RFID简介

1.二维码

二维码是指在横向和纵向两个方向利用0和1同时表达和记录数据符号信息的黑白矩形图案。它可以在很小的面积内表达大量的信息，图像输入设备或光电扫描设备可以自动读取其内部存储的信息，从而实现信息的自动处理[8-9]。

2.RFID

无线射频识别(Radio Frequency Identification，简写为RFID)是一种自动识别技术，无须接触和人工干预，只要通过专用设备(阅读器)即可自动识别并获取目标对象内部存储的数据信息。RFID系统由三部分组成：天线(Antenna)，用于无线射频信号的发射和接收，实现标签和阅读器之间射频信号传递；标签(Tag)，具有唯一的电子编码，用于标识目标对象，由耦合元件及芯片组成；阅读器(Reader)，用于标签信息的读取(写入)，可根据实际需要设计为不同的形式(手持式或固定式)[8-9]。

(二)二维码和RFID技术的主要特点

1.二维码技术的特点

编码容量大。二维码不仅可以编码存储字符信息，数字化后的声音、图片、指纹等信息也可以编码存储，其中汉字和字母可容纳个数分别为1800和4000。在档案管理中完全能够满足著录的录入需求。

制作难度小，成本低。二维码不论是制作难度还是成本都是非常低的，在普通PC上只要按照规定的编译码标准就可以制作二维码，在没有特别保密要求的情况下，只需下载二维码生成软件就能制作。相比RFID标签，二维码在制作成本上要低很多。

数据依赖弱。通常情况下，二维码能够满足使用者所需的信息资源，无须调用远端数据库，只扫描一次就能获得所需信息，保证了信息利用的不间断性。当编入二维码的信息量过大，超出二维码编码容量时也可以调用远端数据库。

纠错能力强。二维码对于因各种原因造成的局部破损，只要破损程度不超过50%，一般都能正确识读。若破损程度在50%～70%之间，其正确识读率也可达95%。

保密性差。二维码信息的读取不需要专门的设备，使用普通的扫码设备(诸如智能手机、平板等)就能够识别，相关的加密技术即使被采取，破译的难度和成本也比RFID标签信息低得多，但是在某些场合这可能是它的优势，使技术的普及更加容易。

2.RFID技术的特点[10]

信息存储量大。RFID电子标签能容纳10000个汉字，根据需要，通过RFID读写器可以对电子标签进行读写操作，用于增加或者更新信息，在这方面二维码是无法做到的。

读写速度快。RFID的读写器从电子标签中读出相关数据只需250毫秒，另外，它可以进行多目标的读取，一次最多可同时处理200个以上的电子标签，但会出现目标读取不全的情况，需要多次读取。

感知距离远。RFID标签不需要处在识别器视线之内就可识别标签信息，识别距离在几厘米到几十米之间，只要无线信号不被屏蔽且在可识别范围内，即使RFID标签不可见，RFID阅读器也能识别标签信息。

投入成本高。典型的RFID系统由天线、标签、读写器以及应用软件系统等部分组成，RFID信息的读取需要专门的读写器和软件系统，所需成本较二维码高得多，仅电子标签的制作成本就是二维码的十几倍。

三、高校档案管理的特点

(一)人流量较少

高校档案馆人流量较少，这主要是由其服务的群体及提供的服务类型决定的。高校档案馆的主要工作可以概括为三个方面：一是为学校的行政管理、科研以及教学评估提供档案信息服务；二是为本校学生考研、出国留学、就职提供高考录取名册及成绩单等服务；三是为毕业学生提供学籍学历认证等方面的服务。其服务对象主要是本校人员以及毕业生，校外人员非常少。档案管理员完全有时间完成为用户提供借阅服务、外借档案服务、复印档案原件以及制作档案证明服务。

(二)借阅要求高

这是所有档案馆的共性特征，是相对于图书馆而言的。图书馆所保管的图书具有高度的开放性，并且绝大多数图书都不是孤本，其基本价值主要体现在知识参考。此外，其服务对象是社会公众，不论是国内公民还是外国人都能成为图书馆的读者。而档案的本质属性是历史的原始记录，具有唯一性，且孤本为多，是珍贵的国家历史文化遗产，损毁后不可再生，并且其还具有一定的保密性和封闭期。另外，档案服务对象有较为严格的限制，《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条规定：“中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。”因此，在借阅过程中，档案馆会更多考虑保管主体的完整与安全问题，即便对于开放的档案，在借阅、复制等环节上进行一定程度的限制是必不可少的。对于这些档案实物实行自助借阅还有点不现实，更多的还是需要档案管理人员的参与，当然一些公开的档案资料可以建立数字档案供不同用户查询和借阅。

(三)经费不足

高校档案馆的经费问题比公共档案馆和图书馆的情况要严重，这是因为政府投入的资金是用于高校各方面整体建设，而档案馆只是高校的一处场馆，每年划拨的经费基本是固定的，甚至在一些高校还存在逐年递减的情况，没有资金保障，新技术的应用更无从谈起。与高校档案馆相比，各级政府部门对公共档案馆的支持力度更大，特别是随着各省市地区的经济实力不断壮大，同时，图书馆作为一种大众性的惠民场馆，不管是各高校，还是各级地方政府都非常重视其建设发展，投入的资金较两者都要高，这就使得一些高投入的新技术应用于公共档案馆和图书馆成为可能。目前，一套适用于档案馆的RFID电子标签系统采购价位基本上在3万元人民币左右，每个标签的价格为0.9元，以上海市档案馆为例，“现有馆藏约200万卷，以每卷平均10份文件计算，就需要数字的2200万条信息”[9]。也就是说需要2200万RFID标签，要投入1980万，假如只定位卷宗级，那自助借还就无从谈起。此外，还需至少 5～7套RFID自助借还设备，多台(套)信号发射和安全门禁系统，这些设备的投入资金不下于80万元，后期还需要投入一笔不菲的运行维护和管理费用。

RFID技术与二维码相比，其最大的特点在于识读RFID标签信息无须接触，而且可以一次性识读大批量标签，无须人工干预即可完成识别，在自助借阅、归还、盘点和定位方面有明显的优势，适于实现实体档案自动化管理。但是高校档案馆的绝大部分实体档案不适于自助归还，档案归还时，档案管理员必须对档案进行严格检查，确保档案的完整性。同时，档案馆库房馆藏的档案储架密度高，RFID标签相互之间干扰比较大，对馆藏密度高的储架档案进行大批量标签的定位很难实现。另外，引入RFID技术的高额经费支出是个不可回避的问题。而二维码技术有着RFID技术难以企及的优势，诸如制作难度和成本低，纠错能力强，识别不需要专用设备等，而且二维码的信息存储量完全能够满足档案入库著录的录入需求，RFID技术的海量信息存储能力优势得不到体现。可见，当前阶段，在高校档案馆引入RFID技术还有待商榷，结合二维码和RFID技术优缺点以及高校档案管理的特点，笔者认为二维码技术更适用于高校档案馆档案管理。

四、基于二维码技术的高校档案管理系统设计

高校档案馆的馆藏档案主要分为党群、行政、教学、科研、财会、外事等门类，部分学校增设了“名人档案”“老照片”和“实物档案”等门类，各个门类下设了多项子类，见图1。本文将馆藏档案划分为两大类：一类是可以通过网络自助查询、借阅的档案资料(数字档案)；另一类是具有保密性质或不适宜自助借阅的档案资料(实体档案)。第一类主要依托于互联网或校园网实现，第二类主要依托档案馆设备实现，这样一方面可以方便用户，降低档案管理人员的劳动强度；另一方面可以减少档案实体的损坏。

图1 某高校档案实体分类

(一)系统整体架构

档案管理系统整体上可以分为五个子系统，它们分别为：档案数字化子系统，二维码子系统，档案信息管理子系统，销毁管理子系统和监控子系统(见图2)。

各个子系统的基本功能如下[11-12]：

1．档案数字化子系统

档案数字化子系统是针对档案管理员进行开发的，档案管理员首先需要对档案资料进行扫描，以图片形式进行存储，并将档案资料中一些重要信息著录到系统中，为用户的检索提供各类索引字段。它是用户实现网上查询、借阅服务的数据保障，主要包含档案扫描、数字档案存储和数字档案管理。

2．二维码子系统

二维码子系统主要实现二维码的生成、识别、登录以及信息请求反馈等功能。二维码生成的主要作用是根据用户类型、档案类别，对档案资料进行编目，通过二维码生成器将用户信息(教师/学生，工作/毕业时间，身份证号码)，档案基本信息(简介、储位、密级、保存年限及录入人员信息)等生成二维码，二维码信息可以通过电子邮件或微信等方式发送给用户，用于登录档案管理系统，档案二维码信息可以打印出来张贴于档案资料上，提高档案管理的信息化和检索的准确率。另外，在档案利用过程中，为保证其安全性，可以把指纹、签字、图片等生成二维码，明确负责人的责任。二维码识别的主要作用是识别二维码上储存的信息，这些二维码可以是打印在纸上的，也可以是在电子设备(电脑、手机、PAD)上的。这样档案管理人员可以通过二维码识别器读取档案上的二维码信息，实现档案资料的快速管理操作，同时，凭借个人名片二维码，档案用户可以登录档案馆网页查询信息、自助借阅和下载相关档案资料。二维码登录的主要作用是登录档案馆档案信息管理系统和档案馆网站。档案馆提供两种登录方式，即传统的注册登录和二维码登录，前者填写信息比较烦琐而且账号和密码需要用户记住，易出现遗忘密码的情况，重新找回密码的手续也比较复杂；而后者可以使用二维码(包含个人信息)登录，这样用户可以不用输入账号和密码，极大地方便了用户。当然，为防止用户信息被轻易解码识别和伪造，需要对二维码加密。信息请求反馈的主要作用是将识读器读取的二维码信息输入档案信息管理子系统，同时接收该系统发送的信息，并通过二维码生成器生成包含指定信息的二维码。

3．档案信息管理子系统

档案信息管理子系统主要实现档案盘点、档案查询、借阅信息管理和储位信息管理等功能。档案盘点模式分为定期和不定期，档案管理员可以在档案盘点模块中进行相应设置，到达设置日期时系统会发出提醒信号(铃声、短信等)。当对档案进行盘点操作时，档案盘点系统发出操作命令，档案信息管理子系统将馆藏档案资料以列表形式进行显示，档案管理人员只需手持二维码识别装置对档案进行扫描识别，系统会自动核对信息，若出现信息不符的情况，识别装置会报警，档案管理人员现场核对，并做出修改即可。查询的主要作用是为用户提供档案查询服务。用户不仅可以通过包含档案信息的二维码直接查询，也可以通过查询系统输入关键词查询，显然通过二维码查询可以对档案快速定位。借阅信息管理的主要作用是记录包括用户信息、借阅的档案信息、办理人员信息等，并且这些信息为只读信息，任何人无权限对其进行更改，保证了借阅记录的原始性。同时，通过借阅记录可以挖掘用户借阅喜好和某方面档案资料的需求度等，不仅可以为档案馆科学管理提供数据支持，而且可以为用户提供智能推荐服务。储位信息管理的主要作用是为新入馆的档案分配储位并记录档案储位信息，为档案的快速查找提供必要的引导，使档案的摆放更加规范，档案实体的查询借阅实现智能化、自动化。

4．销毁管理子系统

销毁管理子系统主要实现保管日期设定、失效档案提醒和档案销毁记录等功能。当新档案入馆著录时，著录的二维码信息就包含档案的保管期限，设定的期限达到时，销毁管理子系统向档案管理人员发出档案销毁提示(短信、弹窗和铃声)，根据档案存储的实际要求，档案管理员可以对其延长保管期限或销毁。当执行档案销毁操作时，管理员将注入销毁档案信息(名称、摘要、密级、编号、储位等)、批准人和负责人员信息的二维码在识读器上识读，根据库房引导系统的指引取出待销毁的档案，同时，该档案信息将发送到销毁管理子系统并储存。当然，这些信息为只读信息，任何人无权限对其进行更改。

5．监控子系统

监控子系统主要包含摄像头监控、人员出入监控和档案出入监控等。摄像头探测的信息通过数据通道实时传送到监控管理终端，经滤波、去噪等处理后以图像的形式实时显示，并存储1个月内的视频资料。档案出入库时，二维码识读器读取的信息除发送给档案信息管理子系统外，还发送给监控子系统，当出现储位信息与档案库存信息不符时，系统将发出报警信号。

(二)基于二维码技术的高校档案管理服务流程

为提高档案管理服务效率，设计了基于二维码技术的档案管理服务流程(见图3)。该档案管理服务流程分为数字档案管理和实体档案管理两大模式，不同之处主要集中在查询和借阅的方式上，其余基本相同[13]。

图3 基于二维码技术的档案管理服务流程

对新收到的档案资料，档案管理员首先进行入库操作，填写保管期限，制作二维码，并张贴至规定位置，然后，判定档案资料能否进行档案数字化，如果可以，就扫描档案将其制成数字档案，供用户登录网上档案馆查询、下载和打印。如果不可以，则按照实物档案流程操作，用户查询档案，在安全管理的监督下进行出库外借操作，当借阅的档案达到归还日期时，用户归还档案，在安全管理的监督下进行入库操作。另外，销毁管理子系统会适时发送档案到期提示，管理员根据实际情况对其做出销毁或者延长保管期的操作。

在上述服务流程中，涉及的主要功能模块为：

1．档案入库

入库操作主要针对新的档案，根据档案类型、密级和年限对入馆档案进行著录，著录的信息包括档案的详细信息和储位信息，并通过二维码生成器把这些信息写入到二维码标签中，并打印出来贴于档案盒上。同时，档案的著录信息传送到主机服务器的数据库中以备其他子系统调用。档案入库时，档案信息管理子系统发出入馆指令，库房门口的二维码识读器识读准备入馆的档案盒上的二维码，将获取的信息自动发送到档案信息管理子系统，并与前期录入的信息进行比对，信息无误后，向档案管理员发出入馆确认命令，管理员确认后方可入馆。储位信息管理系统获取这一指令后，根据档案类型分配相应的储位，管理员按照指示灯的引导，将档案放至指定的储位，完成入馆操作。

2．档案借阅

用户到档案馆查阅档案时，首先，通过档案查询系统找出需要借阅的档案，管理员核对数据库里存储的档案信息，无误后发起出库操作。管理员将查阅档案的信息、用户信息、借阅办理人员的信息注入二维码，将此二维码进行识别，并将识别的信息和时间(作为档案借阅时间)发送给借阅信息管理系统，确定其储位编号，储位指示灯亮起，引导管理员快速找到储位，把档案取出，按下确认按钮，指示灯灭并反馈到档案信息管理子系统，完成出库操作。当档案借阅期限结束时，用户需要将借阅的档案归还，此时，管理员对档案情况进行检查，确认没有损毁、缺失等情况后，对档案盒上的二维码标签进行识读，并将识读的信息发送到借阅信息管理系统，把识读二维码的时间作为归还时间，同时，储位信息管理系统定位档案位置，引导管理员将档案放至规定位置，完成归还操作。

3．档案销毁

需要销毁的档案应该及时销毁，这样不仅能够节省库房空间，还会减少经费开支。在档案入馆著录时，档案的保管期限就已写入著录，存到档案信息管理子系统的数据库中，档案到销毁期限时，销毁管理子系统会提示管理员是否进行销毁处理。管理员按照流程对档案进行销毁或者延长保管期的操作。

4．安全管理

安全管理过程是通过监控子系统实现的，主要进行两方面工作，一是视频监控，通过摄像头监控实现，管理员可以借助监控器对进出馆人员、进出库档案进行实时监控，对一些故意损坏、盗窃档案的人员和行为及时发现和制止，也可用于责任事故后的追责。二是档案出入库监控，当归还档案时，将归还档案信息(重量、大小、材质、页码等)与借出档案信息进行比对，信息无误方可执行入库操作，否则监控子系统进行报警。在没有系统允许出库的情况下，若监控子系统检测到档案执行了出库操作，也会立即报警。

五、结语

本文通过对二维码和RFID两种技术指标的对比分析，设计了基于二维码技术的档案管理系统构架，对实现档案管理的信息化、自动化及智能化具有一定的参考意义。随着4G、Wi-Fi网络和智能手机的广泛普及，利用二维码技术搭建的高校档案管理系统既可以提高档案服务的效率、质量，改进档案服务的方式，又可以促进用户和档案馆的联系，增强用户的档案意识。同时，二维码成本低廉，架构简单，信息存储量大，非常适合高校档案馆现阶段特点，有着很好的推广应用前景，对数字档案馆的构建有促进作用，对高校校园信息化建设也有一定的推动作用。当然，RFID技术也应关注，它与二维码相比投入成本过大是个“硬伤”，但其提供信息量更大，非接触式、大批量识别是个“亮点”，在一些智能化需求较高、资金充足的档案管理部门可以引进。

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[责任编辑亦 筱实习编辑张 鸿]