中小寿险公司建立会计作业共享服务模式的关键要素探讨

翁辉

[摘 要] 会计作业共享服务模式已经成为寿险公司发展中采用的重要选项之一，中小寿险公司在选择会计作业共享服务模式时，受到管理水平、人才储备等因素的影响，往往实施不顺，甚至半途而废。结合中小型寿险公司的特点，基于建立会计作业共享服务模式的必要性，对实施会计作业共享服务模式的关键要素进行了研究，提出抓住作业规划、组织架构、信息系统、质量控制等关键控制点，从而帮助中小型寿险公司顺利实施会计作业共享服务。

[关键词] 人寿保险；寿险公司；会计；共享服务

[中图分类号] F230 [文献标识码] A [文章编号] 1009-6043（2018）01-0142-02

进入新世纪以来，保险市场得到快速发展。在保费增长的同时，市场竞争主体逐渐增多，竞争明显加剧。中小型寿险公司由于收入端规模较小，理赔等变动成本受市场影响较大，接近于市场水平，各寿险公司单位产品的边际贡献相对差异不大，这样分摊到单位产品的固定成本高低成为公司能否盈利，继而在市场上生存和发展的重要保证。寿险公司会计作业共享服务可以将企业运营管理的流程变得更为高效，有效降低管理成本，防控风险，进而帮助企业建立核心竞争力。

一、建立会计作业共享服务模式的必要性

（一）完善公司财务治理，防范内部控制风险的需要

管理领先的大型寿险公司都相继建立了会计作业共享服务模式。中国平安集团从2003年开始将后援支持的作业项目集中化，体现在财务作业上的主要是核算和资金收付集中，同时对资金管理更加集约化。后建成的运营管理中心，则包括了会计核算在内的集团产、寿险两个子公司。所有分支机构的后台作业和服务进行集中整合，在根本上改变了传统的后援分散的运作模式。太平洋保险在2007年建立了会计核算中心，会计核算中心以财务系统为基础搭建，通过制定标准化的核算办法与核算流程，集中的财务系统维护在很大程度实现了总部的集中资金结算、会计信息加工、标准化统计及财务报表的制作等支持型的会计共享服务。中小型寿险公司总体规模小，更适合集权化管理模式，通过会计作业共享服务，间接将一部分财务治理权上收，制约了管理人员作为代理人的自我激励动机。同时，由于会计档案的上收和电子化保存，总公司和省级公司可以随时通过调阅，更快速有效地发现各级分支机构管理中存在的风险隐患，从而防患于未然。

（二）各级分支机构分散作业方式，迫切需要降低管理成本

寿险公司发展需要在全国建立分支机构，机构层级一般至少有三层，即总、分、支架构，人员办公需要租用或者购入比较好的办公楼，根据不同的职能需求设置业务、人力资源、行政等部门。但这种分散运营模式导致的问题是经营的高成本，作业的标准化工作不易见到成效。办公职场、各种设备、人力等的投入大，使用效率低，极易造成人员冗杂，工作负荷不等却不能互相协作，还会造成一定资产设备闲置，各地的资源和专业技能也缺乏及时分享的途径。中小型寿险公司通过会计作业共享服务模式的建立，可以减少会计人员数量，进而减小职场面积，减少资产冗余，可以有效降低单位产品的固定成本。

（三）建立知識贡献与会计信息标准化，提升管理信息质量的需要

虽然可能有管理制度，但由于人员素质不一，对制度规定的理解不一，更何况中小型寿险公司本身就是在探索中求发展，没有建制立规情况是较为普遍的。这样的情况下，有标准的会计处理要求变得不一，没有标准的会计处理更是千差万别。会计信息的误差会最终影响财务提供给决策层的信息可靠性，从而导致降低决策的准确性，甚至会做出相反决策。集中的工作场所，人员沟通较为便利，制度规则的培训也可以及时到达每一个人员，会计信息标准化在这个环境中会更容易取得成效，部分绩优人员的经验分享等可以快速传递。

二、建立会计作业共享服务模式的关键要素

（一）人员规划提前，逐层推进，有所为有所不为

中小型寿险公司最缺乏的人才是高水平财务会计人员，所以要引进有总体布局观念和有会计作业共享服务管理经验的会计管理人才。中小型寿险公司目标规划要先从决策层考虑，然后再考虑如何实现的操作层，目标是最大化管理协同，资源集约。进行会计作业共享服务，实质上是对保险企业运营模式的一种优化，所以要将核算作业模块化（AP、AR、GL等），从上而下打通，总部财务会计人员可以处理分支机构所有的会计作业。会计作业的优化是由各模块自行进行内部优化开始，从账户集中管理、资金集中到资金核算集中，从费用审核集中到AP作业集中，工资集中发放等管理变革到实现GL集中。各部门、分支机构梳理内部流程，以提高效率为优先角度，中小型寿险公司可以逐步把相同、相似的会计作业流程整合到总部会计部门，并以共享服务的方式提供给各个业务单元。

分层推进是指要先易后难，先操作层面后决策层面。首先，核算操作上收，集中到总部，实现总部管理层能够快速掌握相关会计信息。这样标准化的会计信息处理统一，质量相对有保证。其次，各分支机构的内部交易过程在财务层面得到控制，使各层级、部门之间形成既联动发展又相互监督的机制。公司所掌握的有限资源能得到更有效配置，在支持业务发展和改善财务状况取得平衡。最后，快速的数据处理、分析，可以及时发现管理中存在的问题，为进一步的管理纠偏提供了基础，也有利于协调各层级、各部门的整体联动。这时候关注的点从最初的结果分析，递进到管理交易的过程和事中控制，最终转向提供决策支持，实现战略化分析和决策，增强公司的核心竞争力。

（二）组织架构的搭建和调整方向，坚持有利于会计作业全国集中模式

对于那些已经存在众多分支机构的大中型保险公司，由于组织架构的需要重新调整，流程管理变化中涉及到的责、权、利的重新分配，包括会计作业共享服务在内的后援集中运营模式建设的各阶段，将会持续存在形式多样的冲突。而中小型寿险公司由于规模小，组织架构相对简单，组织架构搭建以及变革成本相对较小。会计作业共享服务的组织架构模式原则上要同企业的管理文化一致，否则会增加会计作业共享服务组织变革的风险，所以中小型寿险公司可以建成全国支持服务中心为总部、业务经营中心为分支机构的模式。业务流程的构建或者变革要求业务规则调整，以及流程管理变化，所以应提前进行组织架构的规划、管理模式的设计和安排，尤其是会对岗位、职能、工作性质产生变化。会计作业共享服务主要涉及在会计部门的组织架构搭建以及总部与分支机构对财务资源的权责划分上，总部要梳理标准化重复性的作业与个性化、地域性的财务管理动作，主要是预算管理方面，总部可以考虑将这部分职能部分留在分支机构，总部负责总体监控与事后监督检查。endprint

（三）会计作业共享服务信息系统的数据交互一体化模式

部分中小型寿险公司由于过多考虑了初期系统开发成本，导致系统之间（业务系统、结算系统、账务系统、资金系统）相互独立和存在大量输出形式各异、非标准化的数据格式，需要人工干预和大量的手工操作，造成会计核算工作在公司财务职能中占据相当大的比重，无法将工作重心投入到为管理支持的工作上来，譬如预算工作等。建成高效的会计作业信息系统，有利于解放会计人员的双手，所以会计作业共享服务的顺利实施，离不开信息系统的建设。与会计作业相关的系统包括业务系统、资金系统、费用管理系统、核算系统，尽可能进行整合，避免处于割裂状态。整合的方式可以是一体化，也可以是开发合适的接口，将数据在不同系统之间交互，达到信息互通的效果。

（四）会计作业共享服务的动態优化模式

中小型寿险公司本身在机构发展数量和规模上多数处于较快增长中，管理模式也在变化。在会计作业共享服务的解决方案中，往往会存在两个或者两个以上方案选择的问题。选择一个方案后，如果发现不适合自己公司的发展，要及时调整。选择合适的会计作业方式，在日常工作中要逐渐对其完善，这是一个不断寻求、逼近最优解的过程，而不是一个固定的最优解。

（五）完善服务要求与质量控制模式

在实施会计作业共享服务后不仅需要进行流程配套规则与管理KPI的设计，建立支持新流程作业的日常管理体系，还要包括较为完备的服务要求和质量控制逻辑。服务要求指各流程作业的各项目要求的时效、差错率等。质量控制是指建立顺畅的沟通机制，适当的监督检查等措施，在事中、事后进行干预、纠偏，并引入适当的激励机制。折旧就要求管理部门制定出详细而规范的工作标准，在流程的单个环节上与在流程执行中都有相应的处理事务的程序和需要达到的目标。这样执行者可以按严格的程序完成日常工作，一遇到问题也可迅速找到答案，从而提高工作效率。例如，将费用报销作业分解为审核需要扫描上传的营业费用类单据，全部报销单原始发票按一定规则扫描，审核无误后，录入会计凭证信息。经主管审核扫描件及会计凭证信息入账，对问题件及各部门、分支机构日常核算问题进行沟通和处理。对付款数据制作批量付款计划、整理并发送付款提示表、对付款不成功数据进行反馈。

[参考文献]

[1]方国斌，程丽彬.金融保险集团财务集中研究——基于服务外包视角[J].保险研究，2009（6）.

[2]薛静.关于中国保险集团后援集中模式的探讨[J].经济师，2009（8）.

[3]李闻一，朱媛媛，刘梅.财务共享服务中心服务质量研究[J].会计研究，2017（4）.

[责任编辑：高萌]endprint