新时代高校学生档案管理现状与对策

谢建辉

（兴义民族师范学院， 贵州 兴义 562400）

一、高校学生档案管理现状分析

（一）档案意识与管理理念淡薄

高校学生档案意识淡薄主要体现在学生对待在校期间的档案意识淡薄和学校档案管理理念的淡薄两个层面。

学生档案意识淡薄主要表现为大部分学生对于在校期间能反映其政治思想水平、知识学习水平等方面材料缺乏档案意识。“缺乏基本的档案常识是大学生档案意识薄弱的主要原因”。[1]除正常的课程学习成绩等资料由学校教务处、有关院系提供外，学生个人较少提供或不提供荣誉证书、科研项目等相关材料，从而造成其个人档案材料的缺漏而不全面。另外，关于学生诚信档案、心理档案等非知识性学习档案材料，基本上为空白。最普遍的情况是，学生毕业时，不了解其档案资料的基本内容，不关注本人档案的去向，对档案资料信息不重视。极个别学生甚至认为是个人档案归个人所有，毕业后应该归还给他，由自己保存。这都是学生档案意识薄弱的表现。

学校档案管理意识淡薄主要表现在学生档案管理相关制度未建立或不完善。高校教职工个人档案一般由组织、人事部门或专门的档案馆进行管理。学校有关文件资料及有价值的档案由综合性档案部门进行管理。在管理部门这个层面，多头管理导致高校学生档案管理工作难以有效开展。学校党委、行政对档案管理工作予以领导、指导，是学生档案管理工作有效开展的基础。学生档案一般由学生工作部门或招生就业部门监管，缺乏专门的、系统化的学生档案管理机构。另外，学校辅导员日常重要工作之一是加强学生思想政治工作的教育，在诚信教育和学生心理、精准扶贫等方面，投入大量精力、时间，但普遍缺乏档案意识，对学生相关信息资料没有进行整理，从而不能充分利用学生档案，从学生基本档案信息中了解与分析学生家庭基本情况、心理动态等有价值的信息，以达到因人而异引导学生、关注学生动态的思想政治教育效果。

（二）学生档案管理制度不健全

高校档案管理人员个体之间素养参差不齐，导致档案管理方面存在着一些不规范的问题。一是资料收集的随意性。表现在资料收集时间的不及时，表格填写五花八门，照片尺寸不统一，内容填写简单化格式化，归档内容不把关，甚至公章漏盖的现象也常存在。一些学生把一些无关紧要的材料置于档案袋中，给档案整理增加了工作量。二是部分高校档案管理人员转递毕业学生档案方式缺乏严肃性和准确性。2014年12月10日颁布的《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部[2014]90号）明确要求，流动人员人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递。但部分高校为了自身工作的方便，或通过邮局、其他普通快递等方式转递档案，或让学生自带档案。这增加了档案管理方面的安全隐患，个别学生档案会出现缺失或丢失的意外情况，从而给学生的就业工作带来一系列的问题，甚至直接损害学生个人利益。出现档案转递意外情况的部分学生不得不往返学校，或开具证明，或重新建档。这无疑降低了档案的利用价值，给学生的工作和生活带来了不便。这些现象的出现都是由于学生档案管理制度不健全、不规范造成的。

尽管国家关于高校档案管理颁布了《高校档案管理办法》，但对于学生档案管理却没有具体的管理制度。虽然各高校在学生档案管理方面制定了相关制度，但水平参差不齐，因此在学生档案管理制度的建设上存在各种不足，导致学生档案管理制度不规范、不健全。[2]高校学生档案管理制度的健全，是专业化、标准化、规范化操作的基础。一些高校在此方面的欠缺，自然带来相关管理工作在实施层面的不顺畅。

（三）档案管理队伍亟需要加强

人才队伍建设是做好档案管理工作的根本。高校传统的学生档案管理方法只是简单的把学生学习期间学习成绩、毕业生登记表、学位申请材料等数种资料进行收集、整理，然后以机要邮寄等形式寄送学生档案到其工作单位或相关档案管理部门。一些高校认为，学生档案管理工作技术含量不高，于是对有关人才队伍建设认识不够，没有配备专门的谙熟档案管理的专业人才，导致档案管理成效上参差不齐。“除档案管理主体部门之外，各院系和教辅部门也应把收集、整理学生在校期间档案作为常态化管理，逐步形成规范化运作，建立一支专兼职相结合的学生档案工作管理队伍，提高档案管理效率。”[3]有的高校甚至没有配备专门的档案管理工作人员，即使有，也由其他管理干部兼任或以临时聘请人员担任，给学生档案管理工作带来一些不利影响。如此，学生档案管理人才队伍在专门化、专业化、知识化等方面存在诸多不足，从而对在学生档案管理质量上难以获得新的进展。

（三）档案管理设备的配套匮乏

高校学生档案因为数量巨大、流动性强、同期性等特点，给学生档案的管理带来许多挑战。在管理设备上，几台电脑、一台打印机复印机组成的简陋办公设备仅能满足档案查询基本服务需要，而难以为学生的就业精准服务，也难以为学校专业发展及招生导向服务，更不能满足用人单位的档案快速查询需求。“目前，我国大部分高校学生档案管理以纸质档案为主，较少利用电子档案，这种管理方式与现代化的高等教育迅速发展相比，已经越来越不适应。”[4]部分高校由几所学校合并而成，档案交接管理存在一些问题。学生的同期性复杂，学制也不一样，有三年制、四年制、五年制，学历上有专科、本科、研究生，同期毕业时，给档案资料的收集带来一定难度。档案的收集方面，专业不同导致档案形成的载体也不相同，纸质档案、声像档案、科技档案等，复杂多样。为了更规范、安全的管理，需要配备相应的现代化管理所需的技术设备以及信息化管理平台，才能让档案更好地服务学生、服务社会。专门的档案管理工作室及有关设备如空调、除湿机等，将保障学生档案管理工作的正常开展。而购置相关学生档案管理设备，则须投入一定资金。档案管理设备的不断完善及更新，没有固定的经费支持是无法完成的。

二、新时代高校学生档案管理策略

（一）树立档案服务理念，强化档案意识

学生档案是学生在校学习期间学习生活留存的第一手资料，是一种凭证，是一种证明，为其以后个人切身利益的保障提供有力支撑。“在高校毕业生就业双向选择的形势下，高校学生档案成为人才市场、用人单位择优录用重要凭证。……管好、用好学生档案，首先要增强高校领导和全校教职工的档案意识。……让学生本人增强档案意识，关心自己的档案，及时帮助档案管理者。”[4]档案资料的完善，不但为学生实现较好就业提供前提，而且成为其走上工作岗位后人事档案重要部分，据此能够享受到相关的人事、劳动、社会保障等方面服务，为其晋职、晋级、晋薪等提供佐证。高校学生档案资料从类别上，包括在校生档案（不动档案）、随迁档案、遗留档案等。高校学生档案资料从内容上包括高中就读时的资料、高校新生入学登记表、高校毕业生登记表及学习成绩表、学籍表、就业报到证、体检表、党团组织资料、奖惩证明等多方面资料。但大部分不清楚自己档案袋里到底装有什么资料，不注重档案原始资料的填写。千篇一律的档案没有什么特色，在就业竞争中，参考价值不大。毕业后，学生也不关注自己档案的去留。强调档案意识很重要。我们可以就业指导为中心，以诚信教育、心理健康教育为重点，以加强高校毕业生档案管理为手段，强化毕业生档案意识。[5]我们可以通过学校宣传栏、画报、入学教育，让学生了解学生档案方面基础知识，让学生明白个人档案管理权属国家所有，任何单位和个人对人事档案都没有随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务，并根据需要按国家有关规定进行流转和移交。通过就业指导有关课程教学活动，让学生明白收集档案的意义，明白档案属性和特点，以免造成不必要的损失，从而影响个人职业生涯的发展。

（二）加强管理队伍建设，规范档案管理

根据国家档案管理有关规定，档案管理工作人员必须具有一定的职业道德和专业素养。我们要“针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。”[6]为此，须建立一支高素质的学生档案管理队伍，以不断提高档案管理工作质量。在档案管理人才队伍建设上，一方面，建设一支数量足够、业务精良、高度负责、讲求奉献的档案管理人才队伍。“学校一方面应成立学生档案管理的职能部门，配备专职档案管理人员和招聘兼职的档案员。专职人员应尽量聘用有档案工作经验的人员，兼职档案人员可从学校有关部门、学生教育管理工作者或优秀学生中聘任，负责学生档案材料的收集、整理、审查、移交等工作。”[4]素质较高、认真负责的强有力的高校学生档案管理人才队伍为学生档案管理服务工作的开展创造了前提，另一方面，加强对档案管理工作人员思想政治理论培训，使其热爱档案管理工作，并具有强烈的事业心与责任感，让其认识到档案工作的重要性、特殊性。同时加强业务能力培训，以提升档案管理人员专业水平。档案主管部门定期、不定期组织档案管理人员开展业务培训，通过专业培训，经验交流，不断提高业务技能和管理水平。鼓励档案专业人员继续深造，激励档案专辑人好参加档案系列专业职称的评聘，增强档案人才队伍稳定性、专业性。

（三）利用数字化技术，实现信息化管理

“大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。……由于没有建立相应的学生档案管理数据库，导致学生档案的查找、转递、查询等工作的效率十分低下。”[7]随着现代数字化技术在各行各业的渗透及普通应用，档案管理也应与时俱进，以改变传统档案管理工作繁杂、效率低下、重复性、机械性等困难或问题，将传统纸质档案信息化处理，实施高校毕业生档案工作信息化工程，使档案管理趋于现代化。传统的档案收集方式仅限于毕业前夕某个特定的时间范围内，收集的内容也仅限于个人学习经历和学习成绩以及奖惩等资料。千篇一律的资料，与新时代要求不相适应，不但不能为毕业学生提供好的就业支撑平台，更不能为就业单位提供真实而客观的参考资料，以深入全面了解学生的个人能力和在校表现等综合情况。档案管理信息化很重要。我们“可充分利用扫描技术、数字影像技术、数字化存储技术，实现学生档案的数字化和数字化存储，从而将档案员从以往繁重的档案管理工作中解放出来，在减轻工作量的同时，大幅度提升档案管理的工作效率；还可运用大数据技术进行档案信息管理，并引入云存储网络化交互链接技术，将原先孤立、片面、静止的数字化档案信息整合起来，在此基础上建成智能化的档案信息库，方便档案员管理档案以及及时提供档案利用。”[8]运用现代网络技术，通过扫描，拍照等方式，我们可以将学生学习经历、社会实践中照片、论文等文本信息，实现数字化处理，形成电子档案，与实体化档案并存。实现档案信息内容的多媒体检索与归类整理，利用档案系统软件平台，通过设置一定权限，使档案在有关部门之间共享档案资源，使档案的利用价值进一步得到发挥，以进一步提高档案管理的准确性，增强服务性功能。“在互联网的大框架下，高校可以充分利用信息技术系统和平台，将学生的一些基本信息输入网络平台，并将网络的查询功能和档案的管理功能有机连接起来。”[9]这样，档案管理的信息化工作，能确保用人单位第一时间快速获得求职对象最准确、真实完整的档案信息，同时更好服务学生择业、就业。如此，档案管理的信息化工作，有利于用人单位成功招聘到意向人才，也在大学生就业实践中，展示其个人风采提供机会，有利于毕业生成功就业。

三、结论

高校学生档案真实记录了学生在校期间实践能力、学业水平以及政治思想诸多方面内容。中国特色社会主义新时代背景下，加强高校学生档案管理工作，提高其管理效率及利用价值，具有重要的现实意义。高等学校学生档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分。它是学生在校期间各种表现的真实记录，也为用人单位了解学生提供真实可靠的依据。[10]因此，高校学生档案管理工作十分重要。它是学校人才培养的重要导向，更是选人用人、政审考核的重要依据，服务学生个人、地方与社会的发展。用人单位“通过查阅学生的档案，可最快捷地挑选出更适合岗位需求的人才”[11]。随着新时代中国特色社会主义高校教育改革的深层次推进，对学生档案管理工作的需求越来越强烈，对档案管理方面的要求也越来越高。