浅谈高职院校教学秘书工作

杨燕妮

摘要：在各高职院校的教学过程中，教学秘书作为教学基层工作人员，因其工作性质及工作特点，决定了教学秘书工作的重要性。只有不断提高业务能力和综合素质，才能更好地为教学工作服好务。

关键词：高职院校；教学秘书；服务工作

教学秘书要完成服务教学、服务教师、服务学生的使命，只有切合实际做好本职工作，认真学习当前政治形势，提高业务素质，不断加强与教师、学生的密切沟通，主动为广大师生着想，为他们分忧解难，并及时向教学主管领导和师生反馈教学信息，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利举行保驾护航，是做好教学秘书工作的重要意义。本文就高校教学秘书工作进行了简要论述。

一、高职院校教学秘书的特点

（一）具备奉献与服务意识

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

（二）工作内容复杂繁锁

教学活动是教和学双方的互动过程，也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书的工作涉及本院的教学工作，要处理教学方面的具体事务，还要完成教务处和系领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的工作。

（三）工作方式讲究灵活

教学秘书为了工作顺利开展，完成教学任务，在不违背原则的情况下灵活处理一些教学事务，如临时调课、停课等。工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，教学秘书也要协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。

教学秘书，其工作性质应定位于既是教学工作管理者，更是服务员，全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的中心任务和本职工作，树立全心全意的服务意识，具备吃苦耐劳的品质，是干好教学秘书工作的前提。

二、高职院校教学秘书的主要工作

教学秘书的工作繁杂，头绪多，要求高，但主要工作是做好教学日常管理与教学资料档案管理工作，根据相关教学资料进行建档存档管理，确保原始材料的真实性和完整性。

（一）学籍与教学管理工作：负责建立、保管本系部学生的学习成绩档案；办理学生升、休、复、退、转学和留级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况；协助教学主管领导组织安排日常教学方面的事务性工作，负责与教务处联系有关事宜；协助教学主管领导做好现有专业的建设、调整工作。

（二）考务、成绩及毕业管理：按照教务处的统一安排制定本单位各班级期末考试安排表，并将期末考试安排表通知有关师生；审查学生考试资格，办理缓考手续；及时安排不及格学生补考或重修，发放补考或重修通知；及时收集考试、补考、重修成绩，做好登录工作并管理本院学生成绩库；协助教学主管领导组织安排学生毕业环节相关工作，定期进行毕业论文中期检查，组织毕业论文答辩及毕业论文的收集保存。

（三）教学档案的收集管理：管理好教学资料是非常重要的工作内容之一，在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，必须科学、系统、规范的做好这些资料的管理工作，不能马虎。这些资料不仅是衡量学校教学质量和管理的重要内容，更是现代化教学管理的需要。

三、做好教学秘书的几点要求

在高职院校的教学工作中，必须具备以下几点才能做好教学秘书工作：

（一）要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神

教学秘书的工作是琐碎的，不仅任务繁重，而且头绪多，更是服务性工作，牵涉到高校各个部门，有时任务急，还得同时完成几项任务，不得不加班加点，甚至连节假日也不能休息，需要经常加班才能完成。因此，教学秘书需要有高尚的奉献精神和良好的职业道德，还要有强烈的服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的思想，这是做好教学秘书工作的先决条件。

（二）加强学习，不断提高政治、业务素质

高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强， 这就要求既当专家， 又当通才。要充分认识到提高业务素质的紧迫感， 学习运用现代化的办公技术， 使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势， 能够跟上时代的步伐。不仅要具备吃苦耐劳的精神与相关业务素质，还要能熟练使用教学管理软件来进行学籍管理、档案管理、教学计划修定等工作，只有这样才能事半功倍，大大提高工作效率和工作质量。

（三）良好的沟通与协调能力

教学秘书的角色定位决定了其管理、服务、协调的工作职能，要做好高校教学秘书工作，具备较好的沟通协调能力是做好工作的基础，更是贯穿教学管理全过程的必要条件，因此要不断加强各方面能力素质的锻炼和提高，重视发挥协调功能，通过有效的沟通与协调，建立相互了解、相互合作、相互促进的融洽工作关系，确保教学工作有序开展，从而推动教学质量不断提高。

总之，随着高职教育的发展和教育教学改革的深入，作为从事现代化高校教学秘书工作的人员，只有直面时代发展的挑战，努力提高自身素质，完善知识结构，认真做好本职工作，才能不愧新时代的教育工作者，不愧为人类灵魂的工程师，为社会培養更多合格的高职技能型人才献出自己的一份力量。

参考文献：

[1]曾银燕. 浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].致富时代，2015（10）.

[2]陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社，2009.