浅析档案管理的问题及对策研究

摘要：档案作为社会文明发展的产物，有着深刻的社会影响，是社会发展进步的标志之一。档案管理目前主要存在档案材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题，随着社会的发展，为使档案的管理更加完善，这就要求通过改善档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施使档案管理更科学、更实用。在现阶段中档案管理工作有着许多新问题，新情况，关系到未来档案管理的深化和改革，我们应该认识档案管理中的问题并对这些问题进行有效的处理，从而大大提高档案管理的效能。

关键词：优化；档案；管理

随着时代的发展，档案管理工作越来越成为一项重要的工作。因为越来越多的单位都意识到，当前的世界发展速度太快，如果不留下档案，那么一旦哪一步骤出现了问题，自己是无法发现的。因此就需要进行档案的留存和管理。但是由于这项工作被忽略了这么多年，其专业的人才欠缺，管理的模式不过关等，都是严重的问题。这些问题没有解决，那么就很难真正的进行档案管理。接下来，笔者就为大家讲解一下什么是档案的特点。

一、 档案的特点

（一）档案内容具有专业性

档案是记录本单位经济业务、财务支出等经济情况、结果的重要资料与证据，记录、反映了本单位的科学技术研究、技术设计、生产、试验、基本建设等经济活动，包括了各种管理资料的立卷、归档、保管、查阅以及销毁等。档案记录是投入的历史成本，而历史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）档案来源具有广泛性

各项管理活动都会形成档案资料，包括了多种管理方面的专业材料，还含有大量的科研活动信息。档案管理工作具有较强的服务性质，为经济管理提供参考。

二、当前档案管理存在的问题

电子文件实现网上归档和网上利用一直一来都是各单位急需要解决的问题。如今，现存的大多数档案资料并没有进行信息化的管理，如果在进行某项决策的时间，使用这样档案需要进行人工的方式进行收集，效率也会非常的低下，但是把档案资料传输上网并进行相关检索，就会非常轻松的将资料收集出来，尽管在内部档案的管理过程中，一些单位使用了计算机管理，但是并没有全面的普及，使得档案的信息化无法完全的实现。

（一）档案的信息化建设发展缓慢

虽然电信公司在创立的初期就设立了檔案管理部门，但是因为公司在发展的过程中没有对档案工作引起足够的重视，对档案的管理的经费投入明显不足，这就导致了公司不能够开发适合与公司发展的信息化档案系统。在这样的发展情况下，公司的档案没有形成网络化的管理，档案管理的利用效率低下，也为检索查询带来了不便。

（二）档案管理软件已不适应信息管理工作的需要

笔者根据目前的档案管理现状，总结了以下几点在档案管理方面的问题：（1）文书档案的管理规则出现了一些变化，原来个单位对于文书档案的管理是以卷为单位的，现改革为以件为单位，这使得对于档案的管理出现了较为巨大的变化。（2）目前虽然档案的管理具有一定的信息化处理能力，但是在目前的信息化管理过程中却没有重视对信息资源的开发和利用，这是存在的一个主要问题。（3）无法进行高效的利用，对各种资源信息无法得到相应的整合，导致档案的检索所花的时间较长。

（三）信息管理一体化程度低

随着电子科学技术的不断发展，许多的大型企业都建立了专门的档案管理网络系统。许多单位也建立了相应的档案管理系统，但是从目前的情况来分析，对于档案的管理目前仍然停留在对一些电子档案的管理，对早期的纸质档案的管理程度比较低，没有形成一体化的管理方向。

三 、如何进一步优化档案管理措施

（一）建立规范化、信息化的档案管理制度

高质量、高水平的档案管理需要科学的方法和手段，由于传统的档案管理方法有许多局限性，也不符合实际情况，所以要迎合时代的趋势，淘汰落后的人工化档案管理方法，逐步建立起规范化，信息化的档案管理系统，提高档案管理的效能。

（二）充实认识档案管理的内容

从科学用人的角度来看，为了能更好地择优录取和任免干部，需要对人员情况有充分的了解，知人善任，才能有针对性，更有效的给安排适合的工作。为了提高人事工作质量，在记录档案内容的时候就要尽量把个人工作经验、工作经历、专业特长、道德水平、资格证书、业绩材料等都记录在档案内，提高档案的价值，为单位用人决策提供可靠的依据，也可以适当加一些更具个人特色的内容在里面，作为参考。

（三）完善监督机制

档案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要严格依照档案管理的制度来办事，做到有法可依，有章可循。档案需要制度来维护，用管理来保证工作质量，需要定期对管理工作进行监督指导，成立档案工作的领导小组，制定出相应的工作计划，并提出有效的改进建议，从而进一步提升档案工作的管理效能。

总 结 ：

实现对档案资源的信息化管理是各单位迈向新的平台的重要一步，在激烈的市场竞争的社会中，我们应该利用好信息技术这一优势，在信息化的浪潮中，对单位内部档案管理进行一系列的优化，让其在激烈的市场竞争中获得一席之地，以提高单位的综合竞争能力。随着内外环境的不断深刻变化，我们对档案的管理也应该提出新的更高的要求。

参考文献 ：

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[2]徐云龙.专业管理系统与档案管理系统的应用与整合[J].中国档案，2018（06）

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[4]王玉珏.论政务公开环境下的人事档案知情权问题[J].四川档案，2014.02.

作者简介：

孙敬懿（1977.10-），女，汉族，天津人，职称：馆员，主要研究方向：档案管理。