别再迷信电话会议

斯卡平克

让每个人都站起来。按议程走。别让人没完没了地说话。关于如何主持会议才能不浪费时间，人们有足夠多的建议。

对更大的时间浪费：多方参与的电话会议，人们却关注更少。

你知道整个程序。邀请邮件送达你的收件箱，上面有日期、时间、与会者名单、不同国家的拨入号，还有一个登陆码（以井号结尾）。

我收到过十多封这类电话会议的邀请，尤其是那些为了讨论即将举办的小组讨论和活动的会议。这些电话对最终的活动都没有太多贡献。我之所以知道，是因为我的角色往往是主持最终的那项活动。

这是电话会议和面对面会议之间的第一个区别：面对面会议由谁主持很明显，而电话会议由谁主持却很少有人清楚。在电话会议中，通常有人被列为组织者，他们有自己的（以井号结尾的）登录码，但他们往往不是电话会议的最资深与会者。依据经验，我可以说，组织者很少会主持计划中的活动。通常，他们是组织电话会议的人。那可能是一个高级人物；也可能是他们的个人助理。

电话会议的组织者也许会在电话会议上起牵头作用。这很难说，因为（除非你们以前照过几次面）很难知道某个时间是谁在说话。与面对面会议不同，你无法看到人们的面孔。

当与会者“抵达”电话会议时，他们通常会说：“嗨，这是黛安。”或者像19世纪的舞会宣布入场者那样，由录音宣布：“西蒙 · 茨加入了电话会议。” ——但之后你就必须积极去倾听任何语音标识（口音、嗓音之类），帮助你识别谁在说话。

前提是你首先得能记住有谁参加了电话会议。你可以在电脑屏幕上显示一份与会者名单，如果你是在办公桌前通话，这么做会更容易些。

坐在屏幕前还有其他优势：例如，您可以在与会者名单和新收到的电子邮件或Twitter消息之间切换。

你可能不在办公桌旁。电话会议的一个公认优势是没有人知道你在哪里。你可能躺在床上；你可能在同一时间做其他更有成效的事情。如果那项活动会产生噪音，记得按下您的静音键。

我记得在一次电话会议中，大家都能听到某人的电话线上有叮叮当当的声音。最后，一名比较机灵的与会者问道：“马克斯，你是在清空洗碗机吗？”

静音键是你的好朋友，即便你不在做开会以外的事情。你可以在需要说话的时候取消静音。你可以选择完全不静音。这是电话会议的另一个特点。有些人一声不吭，而不同于面对面的会议，其他人很少会留意到。

最终，电话会议往往不了了之。有人可能会试着总结一下。通常大家都巴不得赶快挂断电话。不可避免的是，电话会议谈不成什么事情。

电话会议有哪些替代方案？有人会说是视频会议。当然，技术是存在的，不仅在我们的手机和电脑上，还有超级复杂的视频套件，让世界另一端的人看起来就像是在同一个房间里。

当只涉及两个地点时，视频会议通话可以奏效。超过这个数量，通常就会挫败在场的每个人。一般来说，会议的前半个小时都用于寻找IT人员，然后等着他们摆弄键盘，输入更多（以井号结尾的）代码，之后才能让每个人的面孔出现。

联系多个参与者的最佳方式是交换电子邮件。你可能不看它们，而且这些电子邮件抄送的对象人数总是超过必要，但至少当你开始做这些电子邮件所说的事情时，你有一个记录。

我就不信有人能记住电话会议上谈的内容。