如何做好事业单位档案信息资源开发利用工作

孙玲芳

摘 要：要做好事业单位档案信息资源的开发利用工作，就要掌握档案信息资源开发利用的手段，使档案信息资源的开发利用更加具有专业性和针对性，体现档案信息资源的科学价值和使用价值，满足人们对档案资源的需求，实现档案信息资源的开发利用，是档案管理必须面对的问题。

关键词：事业单位;档案信息;开发利用;美术馆

档案信息的开发利用是档案信息资源工作的重要环节，在档案管理工作中占据关键地位。开发利用档案信息资源，是适应社会信息化的需要。美術馆的档案信息资源开发利用是改变档案信息服务方式，通过档案信息的开发利用，更好地为群众服务，实现信息资源的有效开发利用。

一、事业单位档案信息资源开发利用过程中存在的问题

档案信息的价值在信息时代越来越重要，档案工作者要努力提高档案信息的利用价值，充分发挥档案资源的作用。我国档案工作虽然起步较早，但随着档案信息化的逐渐发展，我国的档案管理工作与新时期的档案的开发利用还有较大的差距，主要表现在：

（一）档案管理缺乏先进的软硬件，现代化水平较低

美术馆的档案信息管理仍然使用人工操作，档案信息资源的主要服务方式是提供文献服务，在查找文献资料时，需要口头说明，档案管理人员才能查询，按照目录查找文件，此时如果档案的目录编写水平不高，组卷不合理，不能准确提供文件内容，查找起来非常困难。美术馆档案信息管理还没有实现信息共享，由于历史原因，各部门各自为政，档案信息资源管理十分分散，缺少信息交流和共享的平台，不利于档案信息资源的开发利用。部分美术馆实现了档案信息上网，但可利用的信息非常少，更新缓慢[1]。

（二）档案信息的开发利用方式比较落后

我国部分美术馆的档案利用方式还停留在群众前来查询，管理人员寻找档案的情况，档案信息资源开发利用的积极主动性不够，档案开发利用的意识和宣传力度不足，也不能适应当今社会的需求，档案信息作为信息资源的一部分，其重要性越来越显露出来。

（三）档案工作队伍的整体素养需要提升

我国早期培养了一批具有综合素养和专业素质的档案管理人员，随着信息时代知识体系的变化，档案载体已经转变为电子化和数字化形式，档案的收集、管理、利用等的形式都发生了变化，档案管理者需要利用新的观念和思维去重新构筑档案管理体系，从而适应不断变化的档案工作，解决档案的开发利用工作中存在的问题。

二、事业单位档案信息资源开发利用的对策

（一）实现资源优化配置，加快档案信息资源开发利用工作

档案资源的开放是信息共享和开发利用的基础，完善档案信息资源布局，实现信息资源合理配置，突破档案地域限制，利用档案资源优势，实现信息资源在一定范围内的整合和布局，改变美术馆档案信息资源开发利用的无序状态，实现资源优化配置，为档案资源的开发利用提供必要的信息资源，实现信息共享，充分利用现代信息技术，构建档案共享信息网络平台[2]。

（二）深入开展档案信息开发利用服务

档案信息资源的开发利用要面向社会，结合实际的档案应用情况，通过信息化、社会化服务的新方式，深入群众，针对群众对美术馆的需求，开展针对性服务，向公众展出宣等等，使档案资料走出档案馆，主动深入群众，创建档案信息资源共享平台并及时更新，向公众展示美术馆档案中的精美画作，满足群众对美术的需求。在实践中可以查询现行的档案管理制度，提供统一的开发利用平台，并提供查询服务，利用馆藏资料开设展览等，积极主动为群众服务。

（三）融会贯通，贯穿多个学科

新时期的档案管理更加重视综合型知识体系，注重多种学科的融会贯通，在开发利用中学习其他学科的研究方法，要实现档案资源的开发利用，要具备多门学科的知识，在掌握本专业知识的基础上，运用其他学科的知识解决自己的实际问题。

（四）实施信息服务，利用技术创新推动开发利用

随着信息技术创新的速度越来越快，信息技术对档案信息资源的作用也越来越大，档案管理对信息技术的依赖性越来越大，档案信息资源的开发利用也要及时更新观念，确定档案工作的服务导向，牢固树立以信息技术为服务导向，大胆改革，适应档案信息开发利用的要求，制定出切实可行的档案开发利用计划，根据公众对档案信息资源的需要，有选择地开展档案咨询服务，并向利用者提供相关的指南，可以主动利用现代化的管理设备，采用信息技术检索手段，来提高服务效率[3]。

（五）完善档案管理机制，实行档案资源的合理控制

要提高档案的开发利用水平，就要从源头做起，提前对一些重要材料进行收集，统一管理，扩大档案接收范围，加强与相关部门的联系，是馆藏档案更加贴近大众的需要。建立档案管理信息网络，完善电子化和数字化档案管理机制，在管理机制上加强档案开发利用的重点项目建设和重大活动筹办等等，做好建档的协调和指导，做好档案收集和管理的服务。完善档案政策法规，扩大档案利用和开发的范围[4]。在档案的开发利用过程中，要注意贯彻执行档案法律及相关的法律法规，明确做到确保国家机密，在维护国家利益的基础上，加快档案开发进度，建立科学合理的档案开发利用制度，不断完善档案部门制度，利用相关政策与法规，为档案的开发和利用提供强有力的法律保障，为方案资源的开发利用提供合适的制度环境。

（六）利用现代化信息技术，促进信息网络开发共享

档案信息的价值需要通过开发利用才能显现出来，快速的信息交流可以满足日益增长的对档案信息的要求，实现档案信息资源在全国范围的终端共享，是信息资源开发领域的发展趋势。档案的开发和利用要跟上现代科学信息技术发展，利用先进的软件设备和技术手段，提高对档案的存储与检索能力，从而提高档案信息资源开发利用的效率，打破档案管理的地域性、封闭性的特点，形成一个统一开放的信息系统，达到信息共享的目的。提高档案利用效率，建立档案检索体系。对于存储于不同部门的档案信息，可以通过计算机录入、扫描转化为电子数字信息，利用计算机和互联网技术实现档案信息的自动化管理和传输，逐步建立高效率的开发利用档案资源的多媒体数据库网络管理系统，开展档案计算机检索网络，用于传递信息开发利用等等，做好档案工作的宣传指导工作[5]。建立完善的检索体系，使档案检索更加具有开放性和便利性，建立检索工具，便于记录和查找馆藏档案，迅速准确地提高档案检索效率，使用多功能的档案检索工具，缩短档案检索时间，提高档案信息资源开发利用的效率。在信息时代，美术馆相关的档案信息资源更加高密度化，在网络环境下，档案管理和开发工作要以信息化和数字化等作为重点的建设内容，通过互联网支持档案信息资源的全面开发利用，凸显网络环境下的渠道经营优势。电子档案的快速发展有助于档案的传输和开发利用，档案资源利用手段将更加多元化，在提高档案服务效率方面具有显著的作用。

（七）提高档案编研质量

档案管理和开发利用工作将大量的信息从静态转为动态，由传统服务转为综合信息服务，此时档案的编研工作将更加重要。要加强档案编研工作，工作人员就必须参与社会活动，了解群众的需求，进行有较强针对性和实用价值的编研工作，并且结合美术馆的特色和专用性，满足档案开发利用的需求。加强档案资源建设，丰富馆藏档案资源。档案部门要及时、准确、客观地丰富档案馆藏，扩大征集和接收档案的范围和标准，利用一切可利用客观真实的档案，丰富馆内档案信息资源，做好档案开发利用的基础，最大限度的满足档案开发利用的需求。

（八）强化档案管理工作的服务职能

档案和档案管理的信息化是档案工作的时代要求，工作者要将档案向信息化管理发展，就不能仅仅提供档案检索服务和维护档案安全，还要提高开发利用档案信息的效率，加工馆藏档案，加速档案数字化建设进行，从而满足档案利用者的需求，将档案馆信息资源的利用率作为衡量自身工作成绩的重要标准，以开放的心态，加强与其他部门的合作，共同促进档案信息资源的开发利用[6]。

（九）加强档案管理和开发利用的宣传

要促进档案信息资源的开发利用，就要开展多渠道多形式的档案利用活动，美术馆可以举办展览，组织宣传，开展档案信息资源的各种服务宣传，使人们认识到档案信息資源的开发利用，扩大档案开发利用的影响，强化全社会的档案意识，吸引人们参与到档案的开发利用中来。在档案的开发利用过程中，要遵循美术馆馆内藏品精品化、个性化、专业化的发展趋势，在繁杂的档案资源中收集精品，使用户进入对应业务中，满足用户的美术需求。管理层要根据利用者的不同需求，满足不同人群对于美术的不同需求，实现个性化服务，建立专业性的档案资源领域和用户群，在面向用户提供信息服务过程中发挥美术馆的专业技术优势，促进档案服务在深度广度上的发展，巩固档案管理与服务效果。

三、结语

信息化背景下，事业单位档案管理和开发利用的知识体系也在不断更新变化，要实现事业单位，特别是美术馆的进一步发展，就要满足用户对信息的需求，将档案信息的开发利用与信息技术相结合，使用户在线上就可以实现对美术观赏的需求。相关工作人员要重视档案信息资源的开发利用，实现档案管理的进一步发展。

参考文献：

[1]杨芳.浅谈做好开发利用档案信息资源的体会[J].河北企业，2017（1）：20-21.

[2]刘玉霞.浅谈档案信息资源的开发利用与整合[J].中国科技投资，2017（24）.

[3]塔娜.事业单位档案管理信息化建设[J]. 办公室业务，2016（16）：101.

[4]付艳杰.略论事业单位档案管理信息化建设的有效推进[J].办公室业务， 2017（10）：35.

[5]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案， 2017（4）.

[6]李立.关于事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].卷宗，2017（28）.