事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

张向阳

摘 要：在事业单位改革工作进行的过程中，各个岗位上工作人员的工作重心其实也逐渐发生一定变化，因此事业单位档案管理领域中逐渐涌现出来更多的问题，针对档案管理工作进行调整之后，就容易在任务交接的过程中出现一些问题，从而也就會对整个档案管理工作流程造成一定影响。笔者依据实际工作经验及相关文献资料的记载，详细针对事业单位档案管理领域中存在的问题进行分析，并提出一些应对措施，希望可以在日后相关工作人员对这个问题进行分析的过程中，起到一定借鉴性作用。

关键词：事业单位;档案管理;问题;解决措施;分析

一、事业单位档案管理工作的研究背景

事业单位档案管理工作起到的作用十分重要，会直接对事业单位的运行安全性及稳定性造成一定影响。档案是一种具备非常大价值的社会资源，因此逐渐得到我国人民群众的重视，实际工作的过程中，只有在领导者予以档案管理工作充分重视的背景之下，其他各个岗位上工作才会去了解档案管理的重要性。针对事业单位档案管理领域中存在的问题，提出一些应对措施，以便于可以对事业单位档案管理工作的顺利开展做出一定保证，最终也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

二、事业单位档案信息化管理的特征

（一）现实性强

事业单位人事档案其实是将职工的各种类型资料明确记录下来，这些资料当中记录下来的内容其实是十分真实的。其中主要包含的是职工的学习经历、入党情况以及奖惩情况。这些资料对于事业单位来说其实是十分重要的，事业单位可以通过档案可以各个岗位上工作人员的情况形成清晰的认识，将其当成是人事调动的具体依据，依据资料以及各个岗位上工作人员的表现，才能够做出较为明确的决定。事业单位只有在对在职人员的详细资料形成清晰的认识之后，才可以对后续岗位选聘及人才选拔等工作的顺利开展做出保证。就是因为事业单位人事档案本身具备比较强的真实性，才可以在各项选拔及聘用工作进行的过程中作为依据。

（二）档案储存环境的安全性比较强

现阶段事业单位中各个岗位上工作人员的档案一般都是用纸面形式记载下来的，并且是在电子网络平台当中录入，以这两种类型的方式来进行保存和管理。既可以规避某些信息被篡改，还可以预防纸质档案易损坏问题带来的影响。现阶段，信息化采集等模式基本上让档案信息管理的方式发生了根本的变化，还可以将电子方式储存下来的信息打印出来，当成是纸质档案保存起来，上双保险。为了能够完全克服纸质档案易损坏这一特征，电子档案信息实际上是可以储存在电子移动磁盘当中，这种电子档案本身占据的空间比较小，也不容易遭受到影响，并且还不会对储存环境提出太高的要求。除去上文中所说的问题之外，对事业单位档案管理人员提出的要求比较低，从而也就可以对事业单位档案管理效率及效果做出一定保证，最终在我国事业单位发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

三、事业单位档案管理的重要性

档案管理其实是各个机关事业单位的基础性工作，在这里提及到的档案管理实际上就是对单位实际运行过程中产生的各种类型的信息进行分类整理，以此为基础将单位活动的记录储存下来，并提供相应的查询服务。档案管理工作依据单位性质的不同，可以将其划分为政府部门档案管理以及事业单位档案管理几种。因为档案管理起到的作用十分重要，我国明确推行相应的法律法规对档案管理做出明确的规定。机关档案工作是机关工作的重要构成成分，可以为提升机关工作效率及水平奠定坚实的基础，也是保持机关历史真实面貌的一项重要工作。

档案管理之所以比较重要，是因为档案管理是记录使单位活动的历史资料及证据，在我国事业单位管理逐渐向着制度化和规范化方向转变的过程中，单位日常工作的过程中，都是需要将各项活动的实际情况明确地记录下来，将其当成是日后开展管理工作的依据。二十一世纪其实是一个信息时代，现阶段我国已经逐渐进入到大数据师弟啊当中，在我国社会不断发展的过程中，数据逐渐演变为一种十分重要的资源，档案管理则是会提供一定数据支持。所以事业单位档案管理水平假如比较高，能够在单位管理工作进行的过程中提供相应的数据，促使我国范围内各个事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上。

四、现阶段我国事业单位档案管理存在的问题

（一）事业单位档案管理体系规范性不强

目前某些事业单位档案管理秩序的混乱性比较强，欠缺规范化的管理制度，档案管理工作的效率不高，日常工作内容不是十分明确，甚至都没有编制统一的存档制度，因为档案管理制度当中存在一定缺陷，因此会导致很多优质资料丢失，从而也就会在我国范围内各个事业单位实际运行的过程中造成一定负面影响，事业单位信息管理和档案管理之间的配合不是很好，档案和信息之间的统一性难以得到保证，因此也就会对档案的完整性造成一定影响，自然也就会在我国事业单位发展的过程中造成一定负面影响。

（二）事业单位档案管理信息化水平较低

依据相关统计工作得到的结果可以得知的是，现阶段我国已经建成的信息档案数据库数量大致上是四千个，信息档案数据库的管理水平也比较高，但是其中的缺陷是内容不是十分丰富，出现重复性问题的几率比较高，换一种说法就是信息化资源的质量仍然有待提升。并且已经开放的综合档案资料不足总量的25%，数量非常少。所以信息化档案管理水平较低，仍然有很大的发展空间。与此同时，信息化档案管理工作进行的过程中，需要将计算机技术作为技术基础。检索效率和计算机检索技术水平之间的关系十分密切。但是现阶段我国范围内大部分事业单位虽然说已经引进了档案管理信息化模式，但是档案管理人员实际工作的过程中，仍然会沿用传统型手工管理模式，难以在实际工作的过程中熟练的应用信息技术，在此背景之下，计算机检索技术的作用难以在档案管理领域中充分发挥出来。

（三）离职人员没有得到科学合理的安排

事业单位档案管理工作进行的过程中出现工作人员离职问题之后，因为档案管理离职人员并没有得到科学合理的安排，因此会出现岗位空缺这种问题，会对事业单位的运行稳定性及安全性造成一定影响，甚至还会导致事业单位蒙受不必要的损失，某些档案管理人员实际工作的过程中，并没有切实履行自身的各项职责，仅仅是为了应付差事而已，在此背景下档案管理工作的作用自然没有办法顺利发挥出来。

五、问题应对措施

（一）提升事业单位档案管理工作的使用率

深化事业单位档案管理领域中的改革工作，弥补传统型档案管理模式中的缺陷，并在现有的基础上进行创新，成立独立的事业单位档案管理科室，派遣专业的档案管理人员完成管理工作，与此同时，实现档案管理工作的集中化，为了规避档案分散这一问题熬成的影响，对事业单位档案管理工作的效率做出保证。积极开展档案管理信息化建设工作，科学合理的在档案管理领域中使用较为先进的科学技术，切实提升事业单位档案管理的开发利用水平，予以事业单位档案管理工作充分地重视，以便于能够让档案管理工作可以更好的为事业单位提供服务，促使我国范围内各个事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上。

（二）构建较为完善的事业单位档案管理制度

事业单位在我国社会主义建设工作进行的过程中做出了突出的贡献，科学合理地完成档案管理工作，可以推动事业单位走上稳定发展道路上。所以日后事业单位档案管理工作进行的过程中，需要构建完善的档案管理制度，切实依据我国档案管理法规中提出的要求，并联系各个事业单位的档案管理制度，切实的对事业单位档案管理人员的各项操作进行限制，争取可以做到依法管理，依据各项规章制度中提出的要求办理各项事务。以免档案管理人员实际工作的过程中出现违规操作，以此为基础自然可以对事业单位档案及信息的安全性及真实性做出一定保证。

（三）妥善开展离职人员交班工作

事业单位档案管理离职人员交接工作应当妥善完成，编制较为完善的交接班制度，及時对离职问题进行处理。在档案管理人员离职之后，立即安排相应的交接工作，找寻合适的人员及时补充离职人员的岗位，对事业单位档案管理工作的顺利开展做出保证。并且还应当和离职人员之间保持联系，以免在实际工作的过程中出现问题之后难以及时地解决问题，对事业单位的运行安全性及稳定性造成影响。除去上文中所说的问题之外，各个事业单位实际运行的过程中，还应当定期地对档案的保存情况进行检查，才可以及时将问题找寻出来，并使用适应性比较强的措施解决问题，妥善完成档案管理工作，在事业单位日后开展人员调度等工作的过程中提供真实的依据，从而也就可以对事业单位各项决策的精准性做出保证，推动事业单位走上一条稳定发展道路上。

六、结语

依据上文中的叙述可以了解到的是，在崭新的形势之下，事业单位管理部门应当充分重视档案管理工作。定期组织一定数量工作人员参与到培训当中，逐渐将各个管理人员的工作态度纠正，切实提升管理人员的综合素质水平，并且逐渐弥补现行档案管理工作制度当中的缺陷，将离岗工作人员的任务及时的交接，以此为基础对事业单位档案管理工作的顺利开展做出保证，推动事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上，最终也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

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