医学科研院所人事信息管理中存在的问题及对策探讨

宋歆炜，王 潇，孟庆庆

(中国医学科学院 基础医学研究所 人力资源处，北京 100005)

《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》(中组发[2014]9号)中指出：“干部档案是历史地、全面地考察了解干部的重要依据，体现了干部的基本诚信，也反映了组织人事部门的管理水平。”人事信息是医学科研院所人员管理的基础，传统意义上的人事信息就是干部人事档案信息。从严管理干部档案是对人事信息的新的要求，也是对人事信息真实准确性的保证。但是，随着科技体制改革的深入和人才战略管理的实施，传统人事档案信息的收集方式及管理方法已经不能满足信息化程度的需要和院所发展的需求。医学科研院所人事信息管理需要利用网络技术和信息技术建立一套开放全面的信息系统，实现对人事信息管理与数据的共享，以此达到服务科研院所发展的目标。

1 医学科研院所人事信息特点

1.1 人才类别多样

随着国家人才战略的推进，人才竞争日趋激烈，科研院所人才队伍流动性增强，一批批国内外科技人才汇集到科研院所，其中不乏大量的“海归”和外籍科研人员。人才来源的多样性使得在人事档案管理中 “人档分离”“断头档案”“档案材料缺失”的现象增多。引进的高层次人才大多数具有海外留学经历，人档分离多年，档案材料漏缺情况普遍存在。由于海外对人员工作信息记录与国内标准存在很大差异，在年龄、工龄、党龄、学习经历和工作经历等“三龄两历”信息的收集与确认中，对海外工作经历的认定带来了很大挑战。

1.2 信息收集范围广

为了满足科研院所管理工作需要，以及能够全面真实的数据化反映员工的实际情况，医学科研院所人事信息管理兼具专业性和复杂性。现代人事信息既包括传统人事档案信息中学历、工作经历、职称等人员基本信息，还包括考勤、薪酬、培训、出国交流等日常管理信息，更加要着重对科研教学工作成果、承担科研项目、学术兼职、技术特长等医学专业技术工作信息的管理。人事信息的收集已不再只是人事部门的工作，而更多的需要个人积极参与，多部门协同合作，成为多渠道信息整合的成果。

1.3 人事信息利用率高

随着人才战略的实施，医学科研院所的管理工作对人事信息有了全面性、时效性等更高的要求，人事信息除了要满足日常人事管理工作的需要，还要在人才的“选、用、育、留、汰”全过程管理以及人员的激励奖励等方面支持人事管理决策，在组建医学科研团队集中力量解决科学问题等方面支持业务管理决策，在内部控制体系建设、预算执行管理等方面支持经营决策。为实现医学科研院所现代化管理，保证各项工作顺利高效的运转，全面完善的人事信息、数据化网络化的信息共享平台和能提供统计分析支持功能的信息系统是医学科研院所对人事信息系统的核心需求。

2 人事信息管理中的问题和困境

2.1 人事信息来源单一，信息孤岛情况严重

传统的人事信息主要来源于人事档案，而人事档案管理以被动管理方式为主，多为“你送我装”或“你借我调”。人事档案的内容不能仅仅局限于对个人简历的记录， 还要注重充实考核、奖惩、学历、职称聘任、工作实绩、创造发明等方面的内容，全面反映每个教职员工承担岗位、工作类别、等级情况，反映对应岗位的基本条件、履行职责情况及绩效考核情况，任职过程中的工作创新发展等方面的情况，反映科研成果、获得业绩的情况[1]。如果相关部门没有及时将档案材料移交到位，就会造成档案材料和信息收集的不完整。

科研教学成果和技术专长等与人员有关的业务信息如果通过人事档案系统收集，势必会出现信息收集滞后、信息和数据更新水平低的情况。人事外部信息从变动到信息更新周期长，难以做到信息的动态跟踪，无法满足分析的时效性需求。

相关业务管理部门建有独立的业务信息数据系统，能够较为快捷的收集人员医学科研教学业务信息，如发表论文、承担科研项目、教授课程、指导研究生等信息。但是各业务信息系统与人员信息系统相互独立，没有实现数据的实时共享，各数据信息系统也没有统一的接口可以满足数据整合的需求，形成了“信息孤岛”，造成了信息的沉积。为了满足数据整合的需求，需要协调多部门，增加大量人工重复工作，导致工作效率低下，信息不能得到有效的管理和使用。

2.2 重收集轻开发利用

人才竞争日益激烈，人才流动变得越来越频繁，管理工作对人员信息广度需求的增加使得人事信息管理工作幅度和数量也大幅增加，忙于信息收集而忽视了信息的开发与利用成为科研院所的普遍问题。

随着人事档案电子化信息化工作的推进，大部分科研院所已经建立人员信息数据库，实现了人员基本信息的电子化。但是由于受人才队伍和硬件设备的限制，大部分科研院所没有实现档案的全文录入和扫描，无论是人事档案还是工作档案的管理还是以纸质档案为主，档案管理现状阻碍了人员信息和工作信息开发与利用的发展。

2.3 人事信息管理系统落后，不能适应人才战略需求

市场上人事信息管理系统繁多，可以基本满足一般组织对人力资源工作招聘配置、培训开发、员工管理、绩效管理、薪酬管理几个模块的需求。但是针对医学科研院所事业单位特点并能满足科研院所现代化发展需求的人事信息管理系统并不多见。

以中国医学科学院系统为例，现行使用的GPMS人事信息管理系统是1994年由人事部和国家技术监督局等部门联合发文在全国推广的人事信息管理系统，虽然已经升级了多个版本，但是由于近年更新缓慢，已经不能适应计算机系统升级的速度，更加难以满足人事信息网络化和集成化的新需求。

2.4 人事信息管理人才队伍建设不足

目前，大多数医学科研院所没有专职的人事档案和人事信息系统管理人员，随着人员的更替和培训的缺乏，已经带来了人事档案政策执行能力和延续性的削减，同时对现代人事信息管理的要求也带来了更大的挑战。人事档案管理人员需要转变为人事信息管理人员，新的职责对工作人员知识结构和业务能力有了新的更高的要求，因此人事信息管理亟需具有信息开发与应用能力及综合素质的人才来满足建设的全方位要求。缺少高水平信息管理人才，缺乏人事信息管理人才培养发展体系，是阻碍人事信息管理发展的重要因素之一。

3 对策探讨

3.1 强化医学科研院所信息收集利用管理意识

信息是一种无形资产，也是人才竞争中的战略资源。在人才流动频繁的信息时代，人事档案服务要为发掘人才、鉴别人才、使用人才提供真实可靠的材料和信息[2]。全面准确的人事信息是医学科研院所工作顺利开展的保障，是科学决策的依据，医学科研机构高层管理者要对人事信息系统的建立与维护有准确的认识，并给予高度的重视，加强人事信息系统软硬件建设的投入，为搭建信息平台及组建信息人才队伍提供政策保障和经费支持。

领导的垂范将起到带动作用，有助于增强广大职工对人事信息收集与利用的观念，帮助职工建立人事信息收集利用人人有责的意识。这种管理意识自觉性的增强会对人事信息管理水平的提高起到决定性作用。同时，档案管理人员和相关部门也要树立信息收集与利用并重的意识，转变工作观念，调整工作方式，推动与促进人事信息系统的建设。

3.2 提升整合能力打造符合医学科研院所特点的人事信息管理系统

现代化的科研院所管理离不开信息流的管理，人、财、物的信息相互影响互相支持，医学科研院所人事信息管理系统在设计初期要充分考虑满足对财、物信息的对接和整合。

借鉴市场上人事信息管理系统人力资源过程管理的框架，打造符合医学科研院所特点的人事信息管理系统，包括：结合电子化采集和人工采集的信息采集系统，满足多个数据库数据共享和信息整合的数据标引系统，以分类审核为基础的信息审核系统、统一的信息发布系统、分级授权的用户管理系统，通过管理系统的搭建，将现有的业务基础信息系统与人事信息系统合理整合规划，增强数据库间、部门间的数据共享，充分利用现有数据资源，激活沉积的数据，调整不合理的数据结构，满足医学科研院所数据管理、分类管理、流程管理、统计分析管理的需求。

3.3 建立以需求为导向的人事信息服务平台

长期以来，人事档案管理实行封闭的管理方式，有着严格的保密制度，谈到人事档案只有组织或者少数人才可以查看，一般人员是不能查看的[3]。以档案为基础的传统人事信息管理也相应采用较封闭的管理方式。随着网络技术信息化的发展，为适应科研机构管理中对人员信息高效利用的需要，要在切实保护好个人隐私、依法合规的前提下，建立相对开放的人事信息管理系统。

在满足组织管理需求的同时，开展个人信息在线查询服务，满足人事信息个性化需求，给予职工自主更新部分人员信息的权限，如：培训信息、科研成果信息等，提高个人信息变化更新的速度，在加强主管部门审核的基础上确保信息的准确性。利用现代化处理技术，建立证书、文件材料的图片电子档案，实现即点即看的高效信息展现形式，提高人事信息服务现代化水平。

3.4 加强人事信息管理人才队伍建设

建立强大而务实的人事信息系统的前提是建立一支知识结构合理、具有综合业务能力的信息管理人才队伍。管理人事信息原始数据的收集包括材料甄别和准确记录两部分工作，有很强的政策性和原则性；而信息系统的维护，既要保证人员信息的及时更新，也要保证数据安全，并需要根据实际工作中对系统功能进行相应的调整。人事信息管理工作人员既需要具有档案管理知识，也需要要具有数据库网络技术知识。医学科研机构要建立科学合理的人事信息人才培养体系和储备机制，通过培训改善知识结构，通过参观、实践、业务研讨提高管理业务工作能力和拓宽服务视野。

参考文献：

[1] 鲍春艳. 从人事制度改革看高校人事档案管理[J]．黑龙江档案，2009,4:33.

[2] 王绪刚．全面推进事业单位人事制度改革[N].中国人事报，2007,12:7.

[3] 武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，6:101- 104.