“互联网+”时代背景下大学文书档案管理工作探析*

金明辉

(佳木斯大学 办公室，黑龙江 佳木斯 154007)

档案是一所大学发展历程的全面记录，是大学历史文化与精神文明的积淀、传承和延续，它既是极为宝贵的历史与文化资源，又是学校发展建设中不可缺少的信息资源。文书档案作为档案体系的重要组成部分，对大学育人、教学、科研和管理等工作的发展具有重要的促进作用。围绕“互联网+”这一时代背景，客观评价现阶段大学文书档案管理工作的现状，积极探索今后发展的方向，不仅能够提升大学文书档案管理工作水平，更有助于促进学校事业的可持续发展。

一、大学文书档案在“互联网+”时代背景下的作用日益凸显

“互联网+”代表着一种新的经济社会发展形态，是创新2.0下的互联网发展的新业态，它是在知识社会创新2.0推动下的互联网形态演进及催生的。大学文书档案是指高校在教学育人、文化建设、日常管理、科学研究、服务社会等活动中所产生的，由原有通用文书转化而来的那一部分档案，国家档案局令(第8号)对文书档案的归档范围和保管期限等方面都进行了明确规定。“互联网+”对大学文书档案管理工作影响巨大，使得大学文书档案在新时代背景下的功能和作用日趋明显突出。

(一)文书档案具备查询研究的功能和作用。大学的文书档案是伴随着学校的诞生而产生，伴随学校的发展而丰富起来的，是学校发展历程的原始记录。随着时间推移和历史变迁，要想了解和研究学校特定时期的某项工作只能通过查阅和调取文书档案进行寻求。因此，文书档案在学校里承担着快速调取资料、便捷查阅信息的重任。

(二)文书档案具备原始凭证的功能和作用。国家档案局令(第8号)明确规定：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。这就为文书档案发挥原始凭证功能和作用提供了法规依据，使大学文书档案管理工作进一步实现了规范化和制度化。大学的文档资料详细、全面的记载着学校的发展历程，是学校各阶段历史变迁的客观体现，是学校发展历史的见证者，具有较强的可靠性与真实性。

(三)文书档案具备促进事业健康发展的功能和作用。在“互联网+”的时代背景下，高校教学育人、日常管理、科学研究和社会服务等方面所取得的成果都记录在文书档案中，使文书档案具备了回顾过去、指导现在、规划美好未来的特殊功能，对学校的发展和规划具有重要的参考研究价值，对推动学校各项事业的发展具有无可替代的作用。

二、“互联网+”时代背景下大学文书档案管理工作中面临的主要问题

档案作为大学精神传承与历史文化积淀的载体，在学校中发挥着重要作用，档案的建设和管理在高校中是一项复杂的系统性工程。特别是文书档案的丢失和损毁，将给学校带来无法挽回的重大损失。现阶段，有些大学在档案建设和管理中随意、随行，缺少规范的管理制度和完善的管理体系，由于管理不当和工作不规范造成重要资料缺失、损毁的问题时有发生。此外，很多大学对档案工作投入不够，导致先进的设备无法配备，硬件设施陈旧老化。这些突出问题严重阻碍了文书档案的信息化建设工作，使得这些学校的档案管理工作蜗步难移。在“互联网+”背景下，大学文书档案管理工作除受以上因素影响外，更大的影响还在于档案管理人员自身的问题与不足。

(一)对文书档案管理工作思想认识不到位。思想认识的误区是形成问题的根本原因，很多高校的师生对文书档案管理工作比较陌生，只是略微听说过归纳、转交、存档等工作，对文书档案管理工作缺乏全面、深入和正确的认识，忽视了这项工作的系统性、完整性和重要性。据了解，很多大学都未将档案管理工作纳入学校的重点工作范围，导致学校领导者认为档案管理部门是“冷门”机构，无法为学校创收经济效益，只要不出太大漏洞和问题就可以了，无需投入太多的人力、物力、财力。在这种错误思想观念的影响下，产生了一系列的不良反应，比如，档案管理人员晋职困难、薪资待遇水平低下，工作积极性不足；硬件投入和新技术引进力度不够等。这些实际问题必然影响到“互联网+”时代背景下文书档案管理平台的建设和优化以及管理工作的质量和效率。

(二)文书档案信息资源利用率低下。很多大学的档案管理机构在传统工作模式和环境的影响下，文档资料都大多被严密的保存起来的，管理人员只能做到“藏好”归档资料，却很少与外界开展业务交流与互动，这种因循守旧、重藏轻用的思想观念长期得不到改变，使文书档案管理很难做到“管好”和“用好”。更为严重的是，在当前“互联网+”时代背景下，很多高校文书档案管理工作人员的创新意识淡薄，对瞬息万变的经济社会发展新形态尚未完全适应，只习惯于接受和享受信息化时代所带来的日常生活的便捷服务，却很少思考和探索文书档案管理工作与信息技术的深度融合，从而导致文书档案资源利用率低下，使文书档案的利用价值被淹没。因此，在“互联网+”背景下，作为档案管理人员应充分考虑的是要如何利用信息技术，为学校文书档案的规范管理和有效利用创造条件，如何为文书档案资料保存与利用搭建更好的平台，为使用者提供丰富的信息资源和便捷的服务。

(三)文书档案管理人员综合素质不高，专业人才缺乏。由于思想认识缺失和重视程度不够，使大学在人才引进方面很少考虑引进高学历、高层次的档案管理人才，真正的专业人才很少，既精通档案业务又掌握网络信息技术的人才更是寥寥无几。档案管理人员大多是由行政人员转岗或大龄员工分流而来，缺乏专业知识和工作积极性，对“互联网+”和信息化发展趋势的认识不明确，无法精准把握文书档案工作的建设方向和发展趋势。同时，高校文书档案管理部门缺乏充足的经费保障，文书档案从业人员无法参加必要的专业学习和技能培训，使他们在文书档案管理领域的相关知识知之甚少。这些因素直接导致很多高校文书档案管理面临着从业人员业务能力低下、管理经验不够、互联网思维缺乏的问题。随着互联网信息技术与档案管理工作的深入融合，大学文书档案管理的数据化、信息化和共享化已大势所趋，这样的发展趋势就要求从业者具备更强的综合素质，理念陈旧、专业性差以及缺乏学习培训等已成为影响大学文书档案管理工作的主要因素。

三、“互联网+”背景下提高大学文书档案管理工作水平的有效措施

伴随着我国高等教育事业的快速发展和网络信息化技术的广泛普及，高校运用现代互联网思维、借助网络信息化技术，努力实现文书档案管理工作的创新发展已成为当前大学文书档案管理工作的必然趋势。

(一)转变思想认识，重视和支持文书档案管理工作。文书档案是大学发展建设中各项工作的客观记录和历史见证，通过对一所大学文书档案的查阅和研究，就可以清晰了解这所大学的发展历程、办学理念、文化内涵和发展精神等信息，文书档案中那些珍贵的原始资料让广大师生产生了对学校的认同感和归属感。高校文书档案管理人员要通过多种方式积极宣传这项工作的重要性，努力转变领导者对文书档案管理工作的思想认识，让领导认识到这项工作并非“可有可无”而是“至关重要”。与此同时，要加强对文书档案建设和管理工作的组织和管理，学校要积极树立开放共享的合作意识，组建领导机构和协调机制，统筹协调各相关部门深入推进文书档案信息资源建设工作，加快搭建文书档案信息资源共享平台和信息中心，完善数据库建设和网络工程建设，逐步实现学校各部门之间开放性文书档案资源信息的互访和利用。

(二)建立文书档案信息数据库，推进资料标准化建设，提高文书档案资源的利用率。就目前高校文书档案以纸质资料为主体，资料信息化加工处理相对滞后的现状，实施文书档案信息化、数字化和网络化的加工处理，建立起高质量的文书档案信息数据库，是“互联网+”时代背景下提升高校文书档案信息化管理水平和开发利用的重要策略。各高校可采用传统载体图像文字识别技术和自动著录标引技术等技术手段，大力提高文书档案中传统载体资料的数字化水平和数据库建设效率。高校档案管理机构要以资料数字化和资源共享化为指引坚持走标准化建设道路，努力建设一支专业过硬、能力突出的档案管理队伍，优化硬件设施；对文书档案各类资料进行统筹分类，在转交、存档、分发、借阅等过程中做到规范化管理，真正实现文书档案的信息化和规范化管理，充分发掘文书档案中所蕴含的丰富信息资源，努力提高文书档案的资源利用率。

(三)加强档案管理从业人员的培训学习，提升管理队伍的整体素质。文书档案管理是一项既专业又复杂的工作，对管理人员的综合素质提出了很高的要求。在“互联网+”背景下，档案专业人才就成了大学文书档案管理和信息化建设的关键，他们是档案资源与服务对象之间的桥梁和纽带。现阶段，我国高校文书档案管理队伍的建设并不理想，普遍存在管理人员业务素质不过硬、工作能力参差不齐、科班出身少、年龄结构老化等问题，对文书档案的建设工作产生了诸多不利影响。因此，为适应新形势的要求，高校文书档案管理人员既要掌握档案专业及文秘、新媒体等领域的相关知识，又要精通计算机和管理软件等操作技能。各高校一方面要加强文书档案管理从业人员的在职培训力度，有计划的组织管理人员到高水平专业机构参加学习和培训，让管理人员扎实掌握这一领域最新的专业知识。另一方面要积极引导管理人员树立新媒体意识，提高他们应用多种媒介管理和使用档案资源的能力，如通过校园网站、OA协同办公系统、微信公众号等收集档案、发布资源、宣传档案工作，扩大文书档案管理工作的影响力。在文书档案管理队伍中积极营造学习新知识、新技能的良好氛围，坚持边学边用和以学促用，切实提升管理人员的业务能力和综合素质。此外，各高校还应积极引进高学历、高职称、高技能的专业人才充实到文书档案管理队伍中，更好的服务于文书档案管理和建设工作。

互联网信息技术对大学文书档案管理工作起到了至关重要的作用，在“互联网+”时代背景下，文书档案管理和利用的规范化、系统化和信息化是评价一所大学办学水平和管理水平的重要依据。作为高校应该积极转变思想观念，重视和支持文书档案管理工作；建立完善的信息数据库，提高档案资源的利用率；加强培训学习力度，提升从业人员工作能力。让大学文书档案管理工作在“互联网+”时代背景下实现飞跃和发展。