论声像档案在城市建设档案管理中的应用

刘忠瑞+李峰

摘 要：声像档案是城市建设档案工作的重要组成部分，它以照片、底片、影片、唱片、录音带和录像带等以不同材料为载体，以声音和图像为主要表现形式。随着社会发展与办公条件的各方面改善，在单位及各项活动中就形成了大量声像档案，并发挥着作用。我们既要作好生成和收集整理工作，又要好好地保护和利用。

关键词：介质；宣传；创新观念

1 声像档案目前不足的现状

1、声像设备。

也许有些单位还没有充分认识到声像档案的重要性和没有意识到它的巨大历史价值，于是没有足够的资源条件、设备器材供以利用；也许有些单位已经购买了足够先进设备供声像档案工作使用，但人员声像知识方面的缺乏或人员这方面时间有限，造成器材没有盡其用。总之，很多可以保留下来的声像档案就这样白白流失。

2、管理不足。

很多单位的声像工作只是自由状态，并没有统一的制度形成，生成时没有定期合理地去完成，而生成后，更是由于没有及时归档与整理，仍有漏缺，更为可惜的是，没有好的保管条件，即使有些档案已归档，却由于消磁、褪色、变质等，失去了它原有的价值。而多好单位，没有系统归档是一个普通的现象，没有分类和编号、索引，等到要利用的时候，有一种望洋兴叹的感觉，知道它归档了，却“隐藏”了。如今，我们正以每年数码照片10910张，录像带十几盒、刻录光盘（包括备份）60张的速度增加入库量，所以，在管理上一定要下足功夫。

2 加强声像档案工作的对策

1、提高意识。通过到各地的参观学习，比如山东省莱芜市城建档案馆，他们的声像档案工作已走在全国的前列，各地纷给向他们取经学习。他们还专门在电视台开设了节目，来宣传城市建设和发展。从设备到人员技术，还有基础设施方面，都是值得借鉴的榜样。他们使声像档案变得“有为有位”，因为作出了作为，使得单位领导更加重视，形成了良性循环。我单位虽然设备没有精良和全面，但从自身做起，比如在《齐鲁晚报》、《鲁中晨报》、《滨州日报》上发表报道和图片宣传，就提升出声像工作的部分价值，取得领导的重视，来促进声像工作的进一步提高。

又比如，滨州市在撤地设市十几年以来，取得了辉煌的建设成就，我们收集新旧貌对比、精彩现状配以有说服力的统计数字与文字，与各报纸联合刊登发表一系列的专题报道，也进一步看出，声像档案不只是存档的工作，而是不断利用的工作。

2、增强素质。根据声像档案的特性和内涵，声像档案工作所要求的专业性、技术性很强。

我们要尽力、积极去收集与生成声像档案，以实践中技术就会一步步提高。我单位在前几年搬迁新楼，在新办公地点的挂牌仪式上，由于我判断错误，在关键时刻站错位置，错过了那次活动的最中心部分，导致无法弥补，而空留遗憾。

充分掌握机器当时的状态，例如有一次，下属单位成立工会组织，在为他们进行授牌仪式时，我使用连拍拍下了台上的精彩时刻，但由于忘记了我使用的8G的内存卡，它的存储时间要比4G卡要慢，在存储显示灯还在闪烁的时候，我关了机，当后来，拷到电脑中来回放时，却怎么也找不到自己拍下的关键部分，仔细查找问题，才明白，也只能叹息了。在摄录声像资料时，虽说不是“冬练三九、夏练三伏”的功夫，也是需要足够的体力与技术，要发扬不辞辛苦、刻苦钻研的精神。

有一次，我们单位组织老干部活动，当经过一个正在建设的小区时，那里所在企业单位有一位手持摄像机的人，我刚看到她，只见她正呼呼往一个高坡处跑，我随之一看，才知，高坡对面正是缓慢行走的老年人群，我随她三步并作两步登上高坡，才发现，这真是一个拍摄的好角度啊！我还没喘稳气，她已经开始录像了，我赶忙打开手中的机器。这件事告诉我，一定要眼观六路，耳听八方，并时时让手中机器做好备战准备，并且要有一种为取得好镜头、录得好资料而不怕吃苦、奋不顾身的精神。

论到摄录技术，确实是如果方法不当，就不能很好地把资料保存和体现出来。比如有大型活动，特别是舞台上与观众席光比很很大时，往往不能兼顾，一般情况下，影像中是出现舞台上一片过白，而观众席却太暗而细节失去。这时，一定要掌握机器的感光度、曝光补偿、光圈和快门速度，必要时进行手动调整。以我工作的经验，在室内弱光情况下，我一般调节为感光度800、大光圈、曝光补偿减档（以提高快门速度）。而对于极弱光线，感光度甚至要到3200（要看机器的感光度设置范围而定）。

声像档案人员需要综合的素质，比如掌握摄录知识、加强艺术修养、以及学习具体档案所属的专业知识，以更好的反映现场和记录档案。这需要我们不断地学习，比如这几年，我们不但订阅了《中国摄影报》、《山东档案》、《中国档案报》，我还在业余时间积极学习专业技术知识，成为中国女摄影家协会的会员，成为中华影像杂志社的特约记者，成为山东省作家协会的会员，等等，为了做了声像工作，不断学习，却又获得了足够的回报，于2012年11月获得滨州市政府文化奖——孙子文化奖。

3、加强管理。

制度是做好一切工作的根本，声像档案的工作制度、保密制度以及分类大纲，是让我们做到工作中的规范法、标准化和现代化的基础。而设备方面，还是那句话：“工欲善其事，必先利其器”，对于声像档案工作更是如此。从开始录制或者收集，都要求做到先进，力求做到最好。比如声像工作中，电子化早已是大势所趋，也因此用到如移动硬盘和光盘等来存储数据，我们单位长期以来就是使用专业档案级光盘VD-R47AGWH，以保证档案的质量，保证其具备最长的使用寿命。声像档案的整理和录入，必须按规范标准来执行，分门别类，有利于系统化的管理。在保存声像档案时，不仅有如纸质档案那样的防火、防盗、防虫、适宜温湿度，还要有防磁、防光、防震等方面更高的要求，对于磁带介质的，要定期倒带、定期检查，并有备份。定期检查的规范要求是，对于磁带等介质档案要每隔两年和对于光盘介质要每隔四年，进行倒带和机读检查，抽检率不能低于10%，若查出问题，要立即整改，不留后患。并且在定期检查过程中，还有利于我们及时发现过去工作中需要改进的地方，温故而知新，促进以后技艺、技术的提高。

如今，新型机器的像素都相当高，虽然是更有利于拍下质量高的声像作品，但由此而生成的文件也是占用大量存储空间，所以，我们要及时整理、分类、备份、编号入库，所以，拍摄和收集还只是工作的前提而已，后续工作也占用我们大量时间，每年，直到我们把入库声像档案做好打印出最后一页纸质目录，我们才长舒口气，算是对一年的工作划上个逗号。为什么不是句号的感觉？因为对于声像工作来说，持续的利用和定期的检查，形成无法把它放下的事实。

4、利用中的与时俱进。

在1998年，我们单位买进了第一台数码相机，价格不扉，但与今天的相机相比，性能却很低下，像素只有80万，但在当时，已经是向电子档案迈进的一大步。在1999年，我们积极进行声像资料的编撰工作，首先开发它的宣传价值，我们用DIRECTOR软件，做了光盘杂志，意思是在光盘上可以浏览的多媒体电子杂志。作为声像资料的集中以及分发给单位内部科室，起到了很好的宣传作用。在2007年，利用新的软件IEBOOK，使电子杂志的布局更加合理，更加丰富了光盘杂志的外观和内容。在2009年，我们单位成立了官方网站，做到了及时的报道和图片的宣传，网站上内容更加广泛和全面，促进了信息的开发利用。以上这些，都是我们声像工作的与时俱进的体现。

综上所述，声像档案不仅要求我们具有硬件设备、软件系统、规范意识、专业知识，更要有管理和服务、历史的观念。回首这些年的声像工作经历，虽然一路磕磕绊绊走来，但也收获了风景、捡到了最美的贝壳，我们将在总结经验与不断学习的基础上，创新观念，精益求精，继续做好收集和管理工作，发挥声像档案的历史价值和社会价值。

参考文献

1、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T 38-2008[S]/全国档案工作标准化技术委员会.档案工作标准汇编（7）.中国档案出版社，2008.

2、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）[S].中国档案，2003（11）-（12）.endprint