高校会计档案管理策略探究

摘 要：高校的会计档案是高校档案中的重要组成部分，它是记录和反映本单位经济业务的重要历史资料和证据，在新形势下如何建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，让其发挥更大作用，是高校会计档案管理需要认真解决的问题。本文对当前会计档案管理特点和遇到的问题进行分析，结合当前时代实际情况，采用新技术新方法制定档案管理新措施、新办法。

关键词：高校；财务档案；管理；新措施、新办法

高校的会计档案是高校档案中的重要组成部分，它是记录和反映本单位经济业务的重要历史资料和证据，在新形势下如何建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，让其发挥更大作用，是高校会计档案管理需要认真解决的问题。本文对当前会计档案管理特点和遇到的问题进行分析，结合当前时代实际情况，采用新技术新方法制定档案管理新措施、新办法。

1 高校会计档案特点及内容

高校会计档案是指高校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。应归档会计资料如下：（一）会计凭证，包括原始凭证、记帐凭证；（二）会计帐薄，包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片及其其他辅助性帐薄；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对帐单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书及其他保存价值的会计资料。

2 高校会计档案管理现状和存在的问题

随着互联网技术飞速发展，云计算时代的来临，信息资源已成为重要战略资源[1]，高校财务会计电子档案信息成为了社会信息资源的重要组成部分。但是有部分高校在会计档案在管理上并没有与时俱进，很大部分还是按传统的档案管理，这样会对现代高校财务管理的有效支持度大大降低，对自身档案管理也会带来很大压力。

1、会计档案管理意识淡薄不到位。

很多高校会计档案管理仍然在执行传统的档案管理的模式，在现代信息技术飞速发展的今天，不管是档案管理的设施还是档案管理的工具都处在一个相对落后的状态[2]。 财务档案管理人员思想上认识相对落后，岗位职责意识不清，很多档案管理人员只经过过短期业务知识培训就上岗工作，后面继续再教育工作也没有及时跟进，由于对工作业务不熟，在大量档案资料调用频繁的情况下，工作压力大，工作效率和热情不高，工作质量也会大大降低[3]。

2、重保管、轻利用，会计档案的价值没有得到充分发挥。

高校会计档案都有较强的专业性，对其管理是高校会计档案部门职责所在，但多年来传统管理一直存在重保管轻利用想象，一些高校档案部门对档案的保管很重视，对档案信息深层次编研方面并不重视，加之一些高校会计管理手段落后、检索落后、现代管理技术运用不高等问题，导致校内教职工不能用利用自已的工号上网查询自已以前年度的各类费用报销情况和自已以前年度的工资及福利，科研往来帐明细款；领导们不能在权限范围内凭密码查询本部门历年的经费收支情况及各项费用分析对比表，不能对本部门的经费使用做到心中有数。办事人员只能前往档案馆或档案室现场查询复印，这样大大浪费了大量人力物力等社会资源

3. 缺乏行之有效的会计档案管理制度。

当前高校会计档案制度主要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《会计档案管理办法》进行管理。但是目前为止，这些办法在档案开发利用方面并没有详细具体管理规定，有的也只是蜻蜓點水而已。尤其在会计档案管理办法里，完全就是“重藏轻用”，这些都对会计档案管理的有效率和质量产生极大影响。当前，大多高校会计档案仍采用纸质案卷为主，即便引进了会计档案管理系统，也只是对档案目录进行检索，档案内容仍需档案人员从档案库中人工查找。有些会计管理系统与档案管理系统没有形成局域网，各自独立互不兼容，难以相互查阅会计数据资料，会计项目数字信息也无法及时通过局域网转入档案管理系统中。这种系统之间存在的弊端严重阻碍了高校会计档案管理建设，不利于档案信息资源的共享利用。

3 加强高校会计档案管理的对策

1、更新观念，强化会计人员档案意识

对高校会计档案管理工作人员进行宣传教育，继续再教育业务培训，要让他们懂得会计档案管理的重要性，同时要将管理工作纳入绩效考核工作环节，要科学有效地将会计档案归档保存和利用。通过宣传教育，要让他们认识到档案工作并不是一份普通工作，它对整个学校改革发展有着重大意义，关系着为今后科研项目结题、基建项目财务审计、教职工人员待遇等等提供最原始凭证，与每位教职工自身利益息息相关。在今后工作中，要加强会计档案人员的岗位技能培训，提高会计档案人员对档案管理的认识和操作能力，充分发挥每一个档案管理人员的主观能动性，有效发挥档案岗位管理职能。

2、会计档案管理要进行技术革新、管理规范化

在高校会计档案管理上全面推进计算机网络管理技术，将计算机、多媒体等引进高校会计档案管理的每个环节中，加快对会计档案材料的收集整理，实现会计档案管理科学化、标准化、规范化，达到人工操作与人工智能自动化紧密衔接[4]，建立信息网络系统化档案信息检索系统，进一步更新档案目录数据库。将档案室内保存的各种载体内的档案内容数字化，统一迁移到最新档案信息检索系统中，从而实现全体会计档案数字网络化管理，减少人力资源浪费，最终实现高效档案管理上的创新，实现财务档案数字化。

校方领导需要调整自身观念，加强对信息资源建设工作的重视，认识会计档案信息化建设工作的重要性，把会计档案信息化建设工作的相关内容写入本校的发展规划中去，增加建设经费投入。其次，还要完善安全保障制度和保管制度。档案工作人员要严格按照安全保障制度开展工作，杜绝下载来源不明的程序、随意插拔移动设备等行为，进行权限管理及应用身份认证技术等；通过实体及磁性介质结合的手段进行管理，对磁性介质及纸质档案标注档号[5]，建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；严格保证保管环境达到国家档案业务规范的规定，即标准档案库房的“八防”标准：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。

总之，在互联网+时代，高校会计档案管理工作与信息技术融合是一种必然趋势，准确、高效的财务电子档案信息能为决策者提供可靠有力的数据依据，能大大提高财务会计档案的利用率，为高校的发展和壮大提供有力的数据保障。

参考文献

[1]王利荣.浅析高校财务会计档案信息化建设及应用[J].内蒙古师范大学学报，2017（08）32-34

[2]廖雅莉.如何提高财务档案管理成效[J].才智，2017（280）

[3]盛媛.新形势下高校科研管理工作创新研究[J].管理观察，2015（14）：134-135.

[4]宋平.高校科研档案资源管理与应用探析[J].档案管理.2017（04）

[5]谭鲜梅.新时期高校会计档案信息化建设的相关探索[J].图书文博档案.2017（3）

作者简介

蒋碧蓉（1973-），女，汉，湖南，本科，经济师，研究方向：档案管理。endprint