大数据背景下电子信息档案管理创新研究

朱玲

摘 要：人事管理中最为重要的环节就是档案管理，其直接影响企业人力资源配置和员工的相关基本信息。在大数据时代之下，企业档案管理部门会将重要的、关键性的文件转换称电子文件形式储存。然而，在实际工作中发现， 档案管理还存在着手工查账和单机查找信息的状况，从而极大降低工作效率。本文主要分析大数据时代之下电子信息档案管理创新方式，其目的是推动企业档案管理更为高效。

关键词：大数据；电子信息档案管理；创新

随着科学技术和信息化的发展，大数据技术被广泛运用到各行各业。而人事档案管理主要记录的是职工基本信息、企业员工基本状况、企业岗位配置、员工学历水平、员工工作业绩、职工奖惩状况，以及有关岗位变动的信息。企业通过对人事档案的查询快速的了解到真实的、详细的员工信息。在大数据时代之下，电子信息档案管理可以帮助档案管理者快速、精准的找到所需要的信息，从而大大提升工作效率和管理质量。

1 什么是大数据

最近几年，计算机技术已经普遍运用到日常的生活和工作中，信息爆炸引发的转变直接影人们日常出行。而随着信息量的积累，产生了大数据。依据维基百科的定义，在信息技术中，大数据主要指的是运用现阶段已有的数据库管理工作或传统数据，处理、整合和运用很难处理的大量或者复杂的数据集。其需要面对的是数据的采集、数据的管理、数据的保管、数据的整合、数据的搜索、数据的分析、数据的共享，以及数据的可视化。大数据最为明显的特点是：

高效性。其主要包含了两点，数据的产生和处理。可以说，这也是有别于传统书数据处理的最大特点。大数据时代之下，广为人知的定律就是“一秒定律”，其主要指的是数据的处理和分析只需要在一秒之內完成所有运算和分析，从而将数据的价值最大化。第二，数据量庞大。其主要指的是数据的储存量、增长量比较庞大。互联网、云储存和云计算技术的应用，导致数据的储存量和增量远远超出原有数据处理能力。第三，多样化。其主要表现在数据的格式、来源和种类上多样化。数据的类型主要有关系和非关系数据两种。非关系性数据主要包含了搜索引擎、论坛贴吧、电子信箱、网页、文档等非结构化和半结构化的数据。数据的格式和来源多元化体现在文本、视频和图片等格式上面。第四，价值密度低。获得信息来源渠道的增多，导致信息规模越来越庞大，以至于不可避免的会出现数据的重复，从而导致价值密度低的现象。

2 人事档案管理状况

2.1 档案管理人员素质层次不齐

目前，我国大多数企业负责档案管理工作者都是兼职人员，缺少专职人员的档案管理导致投入的精力和时间不足，影响工作的进程不说，还有可能耽误工作；负责档案管理的工作者人员专业水平不高，且多为年龄比较大员工，这也导致对于新事物的接受能力较弱；大多数从事档案管理的人员在入职之前并没有接受专业性的培训工作，可以说，缺少专业性知识和技能。目前，我国对于档案管理主要使用的传统方式和模式，然而运用信息化技术和大数据模式管理人事档案的企业还不是很多。

2.2 档案管理技术和基础设施落后

在企业档案管理过程中，管理团队的建设必不可少，但是在实际中发现，大多数企业都缺少既要懂得档案管理技术的人才，又要掌握现代化计算机和信息技术的综合性人才。企业档案管理的信息化需要计算机技术的支持，虽然大多数企业已经创建电子信息档案，但是由于基础设施无法达标，导致使用的管理方式较为落后，以至于很多的企业还在沿用以前的经验管理和人工管理的管理方式，从而降低了档案管理的效果，不利于企业健康发展。

2.3 缺少完善的档案管理机制

目前，企业面临的最大问题就是缺少健全的档案管理机制。大多数企业对于档案的采集和整理缺少规范性和关注度，从而导致档案信息的丢失或者缺失问题；此外，企业在档案的运用和评估上面也存在很多不科学的设计，以至于企业没有一个合理的档案评估标准，再加上缺少数据收集和处理的经验，从而大大降低档案的实际运用价值。

3 大数据背景之下优化电子信息档案管理对策

结合大数据时代的特点、现有档案管理中遇到的问题和相关对策，对于优化电子信息档案管理提出以下对策，以供参考。

3.1 创建档案管理团队

档案管理工作人员的素质在一定程度上讲影响档案管理效率，所以，需要注重档案管理团队建设。首先，档案管理人员招聘的时候就需要注重专业性、复合型人才。档案管理工作者的工作不仅仅包含了档案的整理，还需要涵盖了电子档案的收集、储存、修改格式和分类等。所以，需要管理人员不仅仅需要档案管理和计算机知识，还需要全方面、专业性知识储备。其次，定期安排管理工作者参与培训工作。档案信息化的创建转变了原有档案管理的形式，然而少数档案管理人员还没有意识到信息技术的运用对于档案管理的重要性，从而忽视了信息技术对数据的采集、栓选和分析等作用，拉低了档案管理质量。所以，企业应当定期安排档案管理人员培训，普及信息技术和现代化档案管理技术，提高档案管理者的业务能力和业务水平，强化管理者综合素质，从而创建符合时代发展的，高水准的档案管理团队。最后，设置健康的竞争制度。科学设计岗位的时候，还需要注重各岗位人才的协调，只有发挥人才的真正价值，才能确保档案管理工作者更加积极主动的投入到日常工作中。

3.2 创建数据采集标准

数据源头收集的规范性和真实性，将直接影响后期的档案管理。特别是在大数据时代发展之下，数据储存量的递增限制了信息技术的发展，创建标准采集规范可以从源头上保证数据的质量。

3.3 强化电子档案的日常管理工作

电子档案馆的创建，使得大多数数据被传输网络当中，因此，注重电子档案的管理将有利于对关键性信息的保管，以及实现信息价值最大化；此外还提高了信息的安全性，防止黑客的攻击导致数据的窃取或者串改。首先，电子档案馆设置专门负责电子信息管理和维护的网络技术管理部门，从而形成一个专业性的电子档案归档机制；其次，在对电子档案日常管理中，管理工作者应当实施的接收、处理、储存电子文档信息，需要的话可以修改格式，以便确保电子档案的真实性和便捷性；最后，电子文档量的增多导致储存成为最为关心的问题。倘若存储不当讲直接导致信息的丢失，或者采集到的数据丧失其真正意义。所以，对于长期需要保管的信息，一定安排专业人员定期予以维护，设置专门的、访问权限较高的数据库。

3.4 健全网络查询平台

电子信息档案管理的网络查询平台已经成为用户直接接触信息的主要媒介。倘若网络平台上的电子信息分类不精确、查询方式太过复杂，将直接给用户带来不便，特备是中老年阶层人员。庞大的数据量，为了实现其真正的价值就需要注重网站的建设，确定所有类目清晰分类、简化操作步骤、设置查询引导，对于需要找寻纸质档案的需求者可以在网页上标注详的查阅方式和查阅地址；对于需要通过专家通道才能获得的数据，可以通过检索，快速的匹配与用户所需要的专家。创建健全的网络平台，不仅仅能够提供优质的服务，还予以人性化和智能化。

4 结束语

大数据时代发展之下，注重电子信息档案管理是实现档案价值和提升工作效率的方式。信息技术的发展，为电子信息方案在数据的收集、整合、分析和存储提供便捷，也提高了信息安全度。所以，只有将电子智能和人工监控有效结合起来，才能健全电子档案管理形式、确保信息安全。此外，对于企业单位来说，企业的发展需要档案管理的支持，只有不断创新管理理念和管理技能，才能为企业创造更多的经济效率。

参考文献

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