电子档案在公园档案管理中的价值探究

蒋景丽

摘 要：电子档案是当前信息时代的产物，其优势一目了然。公园档案管理人员应当积极使用这种新型的档案，将其应用到工作之中，不仅能够提高公园档案管理工作的工作效率和服务质量，还能保证公园档案信息的保密性，为我国和谐社会的构建作出重要的贡献。

关键词：电子档案；公园档案管理；应用

公园建设的发展给公园档案管理带来了较多的挑战。在公园业务经营中，公园档案管理发挥着重要的作用，能够有效反映出公园的经营状况和管理水平。电子档案属于一种新型的档案，在公园档案管理中发挥着重要作用。

1 公园档案管理工作的特点

1.1 公园档案的载体具有多样性

公园的档案在保存时不只是局限于文字和图表，还有录音带和图像等。而伴随着信息化技术的不断更新和发展，公园档案的保存形式和载体越来越多元化，尤其是影视资料，体现出了一种声形并茂的完美状态，并在很大程度上为公园档案的管理工作提供了便利性。

1.2 公园档案的来源具有广泛性

公园的档案并非只是公园本身，也来自于其他相关的各类不同资料。可以说来源十分广泛，这不但增加了公园档案的收集和整理工作的难度，还给公园档案管理工作的进行带来了一定的挑战。

1.3 公园档案的保存具有针对性

公园档案本身具有很高的使用价值，这主要是由档案的内容决定的，其中很多公园档案内容一旦遭到严重破坏，就再也无法得到弥补，尤其是录音和音响等，受到损坏之后就不能再复制了。所以说公园档案的保存具有针对性，必须引起管理部门的高度重视。

2 建设公园档案信息化中存在的各种问题

2.1 数字档案结构简单且形式单一

目前，我国公园档案资源大多都是使用纸质档案，数字档案结构简单、形式单一，这是建设档案信息化过程中所存在的一个关键问题，这个问题直接阻碍了信息化质量和进程。在建设公园档案管理中，虽然配备一些信息化的专业人才，但是从总体上来讲，在公园信息档案建设中，并未结合当地的实际情况，导致档案数字化很多方面的工作都无法进行，即使开展了信息数字化工作，也无法保障工作是否能够顺利进行。

2.2 缺少统一的规划

从公园档案整体上来讲，信息化并未形成协调推进和统一安排的局面，在建设信息化档案中，并未考虑到信息化建设的长远发展，普遍存在着各取所需的情况；公园档案信息化完善和建设中，也没有制定出统一的使用标准和规范，导致使用数据标准和数据格式缺乏合理性和标准性；没有建立起简单快速的检索系统，所以在管理公园信息档案中出现杂乱无章的局面，也直接影响了传输档案和接受档案的效率。

2.3 信息档案管理体系不够健全

与发达国家相比较而言，我国在建设公园档案信息化立法与规范中，与其他国家存在着很大的差距，尤其是立法工作具有滞后性和盲目性，如果将相关标准直接应用到公园档案信息建设中，肯定会出现不适宜的情况，已经制定好的规范标准体系之间很不协调。建设公园档案信息化，不但可以推动公园管理的发展，而且也能促进公园信息的公开和公示。但从我国各地区的公园档案建设情况来讲，并未形成开发和利用公园信息资源的形势，缺少相应的组织和方法。

2.4 公园档案在管理方面缺少相应的人才

公园档案管理工作不仅具有针对性，还具有广泛性。公园档案管理不仅需要必要的硬件条件，还要配备专业管理人员。有些公园档案具有一定机密性，因此管理人员除了要有较高的管理专业水平，还要有较强的责任意识。除此之外，我国目前高等院校也没有关于公园档案管理这方面的教育内容，因此在公园档案管理方面缺少相应的管理人才。

2.5 公园档案在管理方面缺少社会的支持

在公园文体活动中，人们的注意力一般都集中在娱乐设施上面，人们的日常文娱活动都需要使用这些设备。公园的档案管理作为一个隐形项目，不被人们重视，得不到人们群众有效的支持，也就没有足够的资源和动力，因此当前公园档案在管理中存在滞后的现象。

3 电子档案在公园档案管理中的价值探究

3.1 电子档案有利于公园档案的保密性

公园档案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而电子档案则能够有效加强公园档案的保密性管理。传统纸质档案，人们在寻找某一文档的时候需要翻阅整个档案的资料袋，并且在查阅的同时可能还需要旁人协助，这个过程难免会造成一些保密性文件的信息泄露。而电子文档则不同，公园管理人员或者其他信息使用者如果要使用档案信息，必须要进入电子档案管理系统，而登陆这个系统需要输入相关的用户名和密码，并且在信息查询的过程中，不需要其他人进行协助，这样就有效保证了公园档案信息的保密性。

3.2 电子档案能夠有效提高公园档案管理工作效率

传统的纸质档案，无论是在信息查询还是在信息的录入方面，都耗时耗力，尤其是在信息的录入方面，很多信息录入都要靠管理人员个人的理解。电子档案在信息的统计、整理和分类方面有着统一和规范的标准，这样就能够有效提高公园档案信息的客观性、准确性和科学性。电子档案则能够有效改善工作效率低的状况，公园档案管理人员可以借助计算机上的档案管理软件进行档案管理，有效节约了人力物力，提高了档案的管理效率。除此之外，录入到档案中的信息经常面临着修改的问题，随着公园的发展，资源信息也发生着相关的变动，可能需要增添新信息，也可能需要对原信息进行修改，以往的过程需要耗费大量的人力物力，而电子文档也不一样，无论是修改原信息，还是在原信息基础上增加新的信息，操作起来都是极其方便的，而且电子档案还能在查缺补漏方面发挥有效作用。

3.3 电子档案能够有效提高公园档案管理工作的服务质量

电子档案的应用在提升公园档案管理工作质量方面有着重要意义。最近几年，为了落实相关法律法规，并且提升当前的企事业单位档案管理水平，湖北省出台了《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》，其中就讲到了相关企事业单位需要依据原本的考评方法所获取的“AAA级”“AA级”“A级”，依次对应最新考评方法的“省特级”“省一级”“省二级”，如果考评对象是建筑工程相关的单位，还需要关注相关档案的可追溯性，所以说公园必须提升相应的档案管理工作质量。对公园档案进行有效管理，可以方便后续阶段相关人员对信息的查询，因此，加强公园档案的管理，实际上就是为了给信息使用者提供更好的服务质量。与传统纸质档案相比，电子档案能够实现资源信息的电子化。大量的信息被存储在计算机介质中，不仅能够方便信息使用者进行查询，而且还能通过互联网进行传播，实现资源信息的地域移动和共享，并且电子文档能够让信息使用者能够在海量信息中快速找到自己所需要的信息资源，有效提高了公园档案管理的服务质量。通过这种形式，游客可以快速检索公园历史信息以及游览线路。

4 结束语

公园档案作为国家档案的一个重要组成部分，不仅能够反映公园工作人员各方面的工作情况，还能反映出公园的建设和经营情况。当前公园档案管理中还存在缺少相应人才、社会支持以及理论依据的问题，而电子档案的应用，能够有效改善公园档案管理现状，提高公园档案管理工作的服务质量和工作效率，公园管理人员应当加强利用，将其优势充分发挥出来。

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