大数据形势下企业档案信息资源的管理

赵彦

摘 要：在企业档案重要性日益凸显的前提下，作为一名档案管理工作人员，应及时转变自身工作思维，做好档案基础管理工作，并在大数据技术充分利用的条件下，充分发挥档案管理的价值和作用，为企业取得更好的发展而打下良好的基础。

关键词：大数据；企业档案信息资源；管理

1 企业档案信息资源开发利用的重要性

档案信息作为企业信息资源的一部分，它潜在的价值只有通过开发利用才能显现出来。企业划拨专业人才和专项资金用于档案管理，不是为了将档案收集起来放在那作为一种消耗品，而是为了从档案信息资源中挖掘出有利于企业生产、经营、管理的有用信息，使之为企业发展服务，这才是企业档案信息资源存在的根本价值。企业档案信息资源是反映企业各项工作的历史记录，与企业生产、研发、经营息息相关，它可以帮助企业预测经济形势，了解市场动态，提高研发能力，为企业做出精准决策提供有力依据。

2 影响企业档案信息资源开发利用的因素

2.1 企业档案管理人员档案开发利用意识薄弱

受传统档案管理模式的影响，有些档案工作者思想观念陈旧，认为只要把档案保管好，不丢失，不损坏就好，工作原则就是不求有功，但求无过。他们缺乏服务意识，公司各业务部门提出利用申请后，态度不热情，提供利用不积极主动，有些档案管理人员甚至对企业档案采取“捂”政策，不允许原件外借，只提供查阅、或者复印件借阅，档案工作完全处于封闭半封闭状态。受这种思想的禁锢，企业档案信息资源的二次开发利用更是遥遥无期。

2.2 档案工作者业务素质低下

档案工作者人群偏“老龄化”，大部分从事档案工作的人都没有接受过档案专业知识的系统学习，有些甚至是“半路出家”，边做边学，他们接收新事物的能力比较低，不太适应用一些新设备、新手段来管理档案，档案的开发利用受到严重影响。

2.3 档案管理基础设施不完善

企业用于档案管理的“软”“硬”件设施不全。有些企业甚至没有专门的档案库房。档案只是简单分类存放，受空间区域的限制，部分档案仍然分散在各业务部门自主管理，导致档案室接收集到的材料不齐全，档案信息资源开发利用比较分散，严重影响了档案信息资源的开发利用效率。其次，专业的档案管理平台在一些企业的档案管理工作中也是严重缺失，档案工作者只是对档案信息资源进行初步整理，最多的也只是将档案材料进行全文扫描，分放在一个个文件夹里，然后分别建立检索目录（EXCEL表），没有实现档案信息资源与检索目录的挂接，档案信息资源的开发利用效率大打折扣。

3 企业开发和利用档案信息资源具体方法

档案作为一项最为真实的企业发展历史记录，对于企业而言，它是一项宝贵的财富，在企业经营管理、生产等各个方面都发挥着积极作用。档案管理工作主要目的就是能够最大程度上对档案信息资源开发和利用。所以，做好开发和利用企业档案信息资源，就能够在挖掘企业潜在价值下更进一步提高企业经济效益。

3.1 提高有关人员档案意识

在开发和利用档案信息资源中，收集工作是一项很重要的工作，收集工作水平的高低将关系到开发和利用档案信息资源水平的高低。加强档案意识是提高收集档案质量的一项有力措施。企业档案管理部门应在对《档案法》了解熟知的前提下，将具体实施方法利用各大媒介广泛宣传，并进行利用档案实例的宣传，以生动的档案案例、更强的档案说服力，使广大员工有着更加深刻的印象，让他们深入意识到档案管理对于企业发展的重要性，进一步强化企业所有员工的档案意识[3]。确保档案管理人员可以深刻意识到，档案管理工作虽然对专业性要求很高，但是做好这项工作对于企业发展、员工发展意义都是巨大的。所以，企业档案部门应加强所有员工对于档案管理的认识，从根本上确保归档档案文件材料的质量，提高档案管理意识，切实做好收集档案工作，为更好地开发和利用企业档案信息资源奠定坚实的物质基础。

3.2 提高档案管理工作者的素质素養

档案管理人员应在海量的信息中扮演好信息中介这一角色，并主动承担起传播信息的工作。我们知道，在信息技术发展下，对档案管理工作人员素质素养有着新的要求，要求他们与时俱进、敢于创新。在不断更新的现代社会技术下，档案管理人员传统工作理念与工作方式已很难满足现代社会实际发展需求。信息社会时代背景下，企业需要知识水平高、综合素养高的信息管理工作人员，其工作人员素质素养影响着开发和利用档案信息整体水平。作为新时代的档案管理工作人员，应努力提高自身素质素养，一是应有强烈的责任心，还要有积极创新、敢于拼搏的精神。二是还应紧随时代发展脚步，对各项新的信息技术与业务知识有效予以掌握，并熟悉和精通管理档案方法。当前档案事业面对着很多挑战，这些都需要档案管理人员积极正视问题，并妥善处理问题，并将档案管理与实际工作有效融合起来，积极进入到企业生产经营管理各项活动过程中，更好地为企业发展服务。三是企业应注重培养档案管理工作人员，为广大档案管理工作人员营造良好的学习气氛，安排他们积极参与到各项知识技能培训中，努力成为一名档案管理复合型人才，为更好地开发和利用档案信息资源提供源源不断的人才力量。

4 大数据形势下，探究企业档案信息资源收集管理创新思路

4.1 档案管理理念与管理方式的转变

首先，企业档案管理范畴发生了转变。由之前单一的结构化数据转变成为复合的数据结构。其次，企业档案管理意义的转变。之前企业档案工作更多注重保存功能、记录功能，通常局限为体现单一价值作用。而在大数据时代下，企业档案意义的数据在很多领域中都积极发挥着作用，如政务领域、舆情领域、医疗领域。企业档案服务方式也已经从原先被动服务转变成为主动服务，主动在筛选和甄别信息前提下，寻找出最有价值、最有意义的数据信息。

4.2 企业收集管理档案流程更加规范化与具体化

在大数据背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企业高层已经非常重视档案信息的安全性，对收集管理企业档案实施标准化流程式的管理和控制，尤其是强化培训了每个环节有关人员的安全管理意识。很多企业都已经在企业档案管理系统引入了ISO认证标准，更加明确了标准流程，更加严格把控了各项环节。

4.3 已经初步构建了企业档案信息系统技术架构

以前的企业档案管理包括三种模式，即集中管理档案模式、分散管理档案模式、信息一体化管理模式。在大数据时代下，简单形式的一体化不能达到企业对于档案管理的多元需求。在这种新型数据技术应用下，一体化信息处理转变成为一站化方式，也就是在云计算技术应用下，重新设计企业中的档案信息，动态增加了存储与计算资源，以二维码的方式来存储档案数据信息，并在统一量化和分析各种数据前提下，结合结论分析出潜在规律，推算会出现的情况，并及时将最后有价值、有意义的数据传输给决策层，便于企业决策。

5 结束语

在大数据时代的今天，“数据”已经成为一项尤为关键的生产因素。在企业现代化和科技化的发展下，怎样才能对档案的大数据有效整合，确保大数据更好地发挥数据基石作用，已经成为社会各界广泛热议的话题。

参考文献

[1]王爽.浅析大数据时代企业档案信息资源收集管理工作[J].办公室业务，2017，02：170.

[2]张晓娥，窦苡.企业档案信息资源的开发利用[J].机电兵船档案，2017，02：57-60.

[3]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地，2017，03：28-31.

[4]赵宇志.关于企业档案信息资源的开发利用[J].办公室业务，2017，13：49-50.endprint