工程项目的设备竣工文件全程管理探讨

蔡暾

摘 要：竣工文件可以控制工程设备的质量，对于调试安装等也是一项非常重要的依据，而且是证明设备自身质量的材料，在工程项目设备竣工中有着不可或缺的作用，应该给予竣工文件全程管理充分的重视，并且对其的管理进行规范和严格的控制。

关键词：工程设备；竣工文件；管理

竣工文件的编制在工程建设过程中，可以说是一项极其庞大，但是又非常系统的工程，其过程的形成涉及到了多家单位管理，这其中主要包括供应商和建设单位等，其管理有着工作量大等显著的特点，經常出现竣工文件无法根据时间编制就提交等情况，进而对工程现场存档等造成了不好的影响。为了确保工程设备安装等工作能够顺利的开展，以及竣工文件能够及时的进行归档等，与此同时也防止重复发生验收工作，以及对大量的人力和物力造成浪费等情况的发生，基于此，就非常有必要确保统一、全面和规范设备竣工文件的管理工作。为此，本文为主要和工程设备制造竣工资料的编制等实际情况相结合，对竣工文件的全过程管理进行总结，分析其中存在的问题，并总结了提高竣工资料管理和控制的措施。

1 工程项目设备竣工文件的作用及重要性

1.1 竣工验收文件是工程施工的重要组成部分

在建设工程项目期间，应该如何根据我国的法律法规，还有相应的规章制度，对工程的实施全过程进行管理，并记录在案，最后以一个完整的工程项目竣工文件的形式呈现出来，这是一项管理质量的系统化工程，是程序化、制度化和规范化对施工管理程序进行管理的重点体现，以此让工程建设的过程中，能够让各方的主体根据各个方面的原始记录，进行现场管理和依法建设等，这是对工程项目设备全过程管理的重要部分。基本情况下，工程项目的文件在建设施工前，就已经有所积累了。因此可以这样说，工程项目设备竣工文件，是确保建设工程项目设备决策等真实记录的前提，是根本落实项目经费和实施的依据。在对项目进行预算编制还有招标和投标等时，都需要将立项文件作为一项重要的参考依据。因此，在工程施工的过程中，竣工文件有着非常重要的作用。

1.2 竣工验收文件是工程质量的重要反映

建设工程项目是否满足业主的需要，就需要和我国法律、法规以及规范标准等相符合，不但如此，设计的文件也要和各个方面相符合。尤其是随着不断推动的精细化管理和量化分析，由此对建设工程项目设备的质量形成了规范的评价体系。而且我们又以往的感受性经验模式评价，开始转化为体系化模式的评价，不再只是局限于在工程现场评价建设工程项目设备的质量，而是将建设工程文件作为评价的基础，实施综合测评。也就是说，竣工验收文件是对工程项目设备质量的直接反映，我们应该以竣工文件作为主要的依据，对工程项目设备质量进行全面的评价。

1.3 竣工验收文件是控制工程质量的关键

工程竣工验收文件的概念主要以静态的形式呈现，而管理工程项目设备竣工验收文件是一个动态的管理。基本上，不管是这一过程的目的，还是这一过程的结果，都是为了让竣工验收文件更具有真实性和完整性。但是，当我们深入，并且清晰的对这一过程进行研究的时候，发现管理竣工验收文件并不是一个单独的行动，而是管理工程项目设备不可或缺的一部分。因此对于工程项目设备的管理，竣工验收文件起着关键性的作用。

2 工程项目的设备竣工文件全程管理要求

根据国家对档案管理的有关规定作为依据，对文档体系进行划分，对文件从形成、传递、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定直至处置的全过程的一般要求。按照文件的使用和管理要求，应该采用不同的管理原则对不同类别的文件进行控制，文档体系主要由文件、档案和资料三个部分构成，这也是设备竣工文件归档工作中非常重要的要素。在进行设备竣工文件归档工作的过程中，需要实现全院档案集中统一管理的方法，通过对院文档管理领导和服务的不断加强，让统一的文档管理制度、规范还有标准真正的建立起来，同时对文件的生成和流转进行控制，确保文件在传递的过程中是正确的，并通过对信息技术的借助，让文档的利用更加的有效和方便。在全过程中对竣工文件进行管理的过程中，需要严格按照统一领导和分级管理的原则，同时所有的员工都应该肩负起管理文件的责任，确保个人业务活劳动中文件的正确性。在管理设备竣工文件时，需要注意以下几点：

第一，统一和规范设备竣工文件管理规范，由于工程设备竣工文件需要涉及到各的管理方非常多，比如建设单位、总承包单位还有分包商等，再加上各个管理方都有自己相应的管理程序等，这就增加了管理上的复杂性。基于此，在对工程项目的设备竣工文件进行全过程管理的过程中，就需要对规范管理的要求，细分各方之间的责任。因此，在实际对档案管理的过程中，要求加强对管理档案的建立，加强文件档案的意识。第二，明确对竣工资料的整编责任、内容和深度规定，让竣工资料更加的具体和细分化。第三，建立健全完善的管理机制。针对竣工文件的编制，需要建立专门的管理机制，同时对移交归档的问题建立相应的规章制度，执行并且落实管理办法，明确规定职责关系，避免管理上出现漏洞的情况。第四，单位在管理的过程中，需要加强对竣工文件的重视，有效的控制竣工文件的质量，并采取相应的措施和管理机制。第五，增加供应商竣工管理人员，确保人员的稳定，在进行交接的过程中，明确责任，加强管理人员责任心和质量意识，严格的按照标准和规范进行执行，于此同时正规培训竣工资料管理人员，加强管理意识，严格把关。第六，确保审查和验收的有效性。

3 工程设备竣工文件存在的对策

工程设备竣工文件在进行全过程管理的过程中，应该从以下几个方面开始着手，加强对设备竣工文件的全过程管理的控制，并且规范管理：

3.1 建立健全设备竣工文件全过程管理制度

在对建设各方的竣工文件进行管理的过程中，应该统一各方之间的管理程序，在管理概念上达成一致的目标，而且需要注意的是，需要和国家要求的工程竣工文件的标准和规范相符合，与此同时，制作、检查和验收等竣工文件的过程中，需要进行严格的规范和统一，创建统一的竣工文件管理要求。

3.2 加强竣工文件知识宣传教育

在实施工程项目的过程中，作为各个管理单位方面而言，应该对竣工资料档案法规等给予充分的重视，与此同时对企业基本知识进行积极的宣传，做好教育的工作。同时对工程管理人员等进行有计划和有措施的分批档案资料知识的培训，对竣工资料的标准规定进行详细的介绍，规范化和标准化竣工文件的管理，让每个管理层人员，都能够对竣工文件的管理要求进行准确的掌握。

3.3 简化竣工文件验收环节

为了防止总承包单位和监理单位等，出现多环节和多接口的情况，因此在实际进行验收的过程中，需要简化竣工文件的验收环节，确保验收环节的高效率工作。

4 结束语

在对工程项目设备竣工文件进行全过程管理的过程中，应该严格的按照国家及有关部委的要求，对设备竣工文件的管理要求进行全面的贯彻和落实，同时明确全过程管理文件的要素，并对全过程管理工程项目设备竣工文件过程中存在的问题，及时的提出相对应的解决措施，争取让全程管理工程项目的竣工文件是有效进展的，只有这样才可以保证内部和外部部门高度的统一和协调。各级领导在竣工文件的管理上发挥着非常重要的作用，因此各个部门要密切配合各级领导的指挥，让设备竣工文件的效力得到真正的发挥。

参考文献

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