浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化

朱强

摘 要：现实情况下，机关事业单位日常运营过程中，必然要涉及到档案管理相关事务的开展，该类事务的开展是事业单位工作的重要内容，对单位的发展也有极其重要的现实意义。实际工作过程中，由于档案数量较多、相似文种较多，档案管理工作的开展具有较大难度，规范化档案管理事务对降低该类事务的工作难度有积极作用。本文主要结合实际工作情况，并在参考相关文献资料的情况下，提出档案工作规范化、标准化的相关举措，以便于进一步促进档案管理工作的开展。

关键词：档案管理工作；规范化；标准化

1 档案管理事务规范化、标准化的现实意义

1、最大限度的使用在档档案价值

在机关事业单位的日常运营过程中，不可避免的会产生种类多样的档案，对这些档案开展相应的管理工作是机关事业单位发展历程中的一种必然。实际生活中，档案的产生具有随机性，在某个机关事业单位内部往往会产生各种各类的档案，档案种类和数量的庞大，给档案管理相关事务的开展加大了相应难度。这样一种情形下，规范档案工作有着非常重要的现实意义，档案管理相关事务规划化进程的推动，能够促进档案管理工作的使用率上升，档案管理专项部门的设立、专业管理人员的配置等都会使档案管理工作开展更加顺利，档案的使用率和重要性也得以逐步上升。

2、增加档案查询的便利性

存储、查询相关档案等事务的进行都是档案管理日常事务的重要组成部分，同时也是机关事业相关部门日常运营工作的重要内容。实际工作过程中，由于单位内部存放的档案数量较大，档案查询工作的开展进度较慢，给事业单位的日常运营带来一定的不利影响。随着档案管理工作正式化、正规化进程的不断加快，整个档案管理事务中档案查询的便捷性得以大幅提升，从而促进整个机关事业相关部门日常运营工作的开展。基于此，促进机关事业单位内部档案管理正式正规化、标准化程度的提高，对整个单位内部运营有重要作用，不仅有助于单位内部档案管理工作的开展，而且对整个事业单位发展的促进作用也逐渐加强。

2 提出规范单位内部档案管理相关事务的策略

在事业相关部门的日常运营过程中，档案管理工作的开展有极其重要的现实意义。档案管理工作的开展具有极大的必要性，但在实际生活中，不可避免地存在档案管理信息化进程缓慢、档案管理团队综合素养不高等问题，对整个档案管理事务的开展产生不同程度的阻碍作用。为促进机关事业单位内部档案管理相关事务的顺利开展，促进档案管理规范化、标准化程度的上升，在参考实际工作经历、借鉴相关文献资料的基础上，提出以下几个方面的策略。

1、推进公文制发工作的开展

实际生活过程中，公文制发工作的开展是档案管理工作规范化、标准化的首要前提，对于推动档案管理工作规范化进程有着重要作用。公文制发工作实施产生的效果，不仅会对公文质量产生相应的影响，而且也会对档案本身的质量产生影响，基于此，为了实现档案事务规范化、标准化管理的目标，必须在公文制发的过程中强化工作内容的规范性。公文制发工作的开展是单位运营内部的一种必然，只是在许多方面存在相应的漏洞，从而造成工作本身缺乏相应的规范性。

实际工作过程中，为了实现档案工作规范化、标准化管理的目标，机关事业单位内部在开展公文制发工作时，主要需要做到以下几个方面：一是，对公文所用纸张质量、幅面尺寸规格及排版装订方式等内容按照国家标准提出相应的要求，促进公文外在形式的完整统一；二是，基于公文需要长期保存这一要求，单位内部应强调公文内容应字迹明晰，在撰写公文的过程中应尽量使用不容易褪色的笔墨纸张；三是，对制发公文的相关手续实施监察，主要检查公文的制发是否履行了相应的签发手续、审批权限是否符合、落款是否一致等，在程序上推动公文制发工作的规范化进程；四是，基于日后现代化查询手段的需要，单位内部应对公文文种、使用字体等予以相应的规定，促进公文内容一体化进程的实现。

2、确立“以我为主”的立卷归档原则

实际工作过程中，档案管理事务规范化、标准化进程的加快，其根本目的在于促进档案管理工作的系统、完整，方便单位内部人员保管档案、查询档案等，使档案在单位内部的重要性得以凸显，并且最大限度的利用档案的保管价值。一般来说，影响档案工作标准化、规范化管理的相关因素主要有以下几个方面：一是，相近公文的重复问题；二是，立卷组合的无序性。这些客观存在的因素，是阻碍单位内部档案管理工作完整、便捷性的重要因素。为了减弱客观因素对档案工作规范化管理的影响，单位内部应积极确立“以我为主”的立卷归档原则。

一般来说，“以我为主”立卷归档原则的确立，其主要内容包括以下几点：一是，高度重视单位内部相关文件立卷归档的时效性，予以立卷或歸档的文献资料，都是已经完成阶段性任务的文件，对尚未完成任务的文件，不应予以立卷或归档，这样才有可能降低档案管理的混乱程度和无序性，降低整个档案管理工作的开展难度；二是，对于立卷归档的重点要有明确的认知，并在此基础上实施合理的工作分配，立卷归档重点的确定一般需要依靠于“以我为主”这一原则的指导，在实际工作过程中要正确的区分文档和资料，对档案的重要性进行相应的界定；三是，要坚持“以我为主”的立卷归档原则过程中，也同时要注意维护档案的完整性。

3、提高卷宗质量

相关研究结果表明，案卷材料搜集是否完整对档案价值的高低有重要影响，提高卷宗质量对整个档案管理事务的发展有重要作用。这要求现实工作过程中，我们要竭力做到以下两点：一是，立卷方法问题的解决，即促进档案管理事务中相关分类和检索工作的开展；二是，现实工作状态下案卷装订质量问题的应对，即通过从严要求案卷装订流程等举措，促进档案管理事务规范化水平提升。档案管理工作的开展对整个事业单位的发展有着极其重要的作用，档案工作规范化、标准化管理进程的开展，是时代不断发展下的结果，在历史的发展过程中，档案管理工作也随之不断发展。卷宗质量的提升是档案工作规范化、标准化管理的重要举措，为了达到这一目的，机关事业单位内部相关管理人员首先需要强化该项工作意识，对工作过程中涉及的各个环节强化相关标准，并在实际工作过程中实践相关标准及要求。

3 结语

综上所述，档案管理事务规范化进程的推动，具有极其重要的现实意义，现实情况下，该进程的推动过程中不可避免的存在多个方面的问题，对整个工作的进展有所影响。综上所述，为了更好的推动档案管理工作的开展，规范其工作流程，应着重从以下几个方面入手：一是，推进公文制发工作的开展；二是，“以我为主”立卷归档原则的确立和使用；三是，提高卷宗质量。

参考文献

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