事业单位档案管理工作的优化路径

谢娩兰

摘 要：近年来，我国逐渐开始推进法制社会的建设，政府各个部门对于工作信息的公开要求也越來越高，越来越多的公民开始想要积极地加入到社会事业单位的管理工作当中去。人们想要参与到社会事业单位的管理工作当中去的原因一方面是公民们的素质相较于之前有了很大的提高，再加上随着我国信息化时代的不断发展，对于事业单位档案的管理工作来讲也有了技术上的极大支持。近几年，由于我国事业单位有关档案管理的工作并不完善，还存在着很大的问题甚至于漏洞，我国事业单位有关档案管理工作的公开程度并不高，究其根本原因则是由于我国档案管理工作本身存在着很大的问题，导致整个信息的传递过程会有很大的问题。所以，本文在对于我国事业单位档案管理工作中所存在的许多问题进行分析讨论，接着关于怎么具体进行事业档案管理工作的优化方法进行了有效的分析，以期能够在很大程度上提高我国事业单位档案管理工作的效率以及工作过程中有关信息公开程度的问题进行解决。

关键词：事业单位；档案管理工作；优化；路径

1 前言

事业单位档案将事业单位的有关活动都进行真实记录，以便能够对于工作原貌进行合理并且正确再现，使得未来的工作能够在之前的工作中进行创新和进步。因此，对于事业单位来说，有关档案的管理工作十分重要并且具有非凡的现实进步意义。再加上事业单位本身就存在着很多的特殊属性，所以档案管理工作对于事业单位来说是十分困难并且复杂的，整个档案管理流程和工作都十分繁琐。因为有关事业单位的档案管理工作不仅涉及到无数档案的收集、整理以及统计处理等众多过程和方法。然而科学合理地档案管理工作不仅能够在很大程度上促进事业单位的管理工作，从而提升我国事业单位的工作效率，还能够使得档案管理工作对于我国人力资源管理方面产生重要的影响力。

2 我国事业单位档案工作存在的一系列问题

2.1 有关档案管理工作的相关规定不够全面

近年来，我国事业单位档案管理工作不够科学合理并且不够健全，因为大多事业单位通常在进行档案管理工作过程时，基本上都不会按照档案管理的具体流程，在对于相关文档的收集处理以及归档方面都是依照自己的意愿进行处理，使得各个事业单位的档案管理工作流程不尽相同，整个工作管理流程都十分混乱。另一方面，有较少数的事业单位对于档案管理工作比较重视，在档案管理过程中建立了较为科学合理地整理以及归档过程，然而，由于机构本身不具有全面的相关规定，所以使得整个监督管理过程显得漏洞满出，大多的档案管理工作监督制度都不够严厉，相关职员无法严格遵守其操作流程。所以，对于事业单位档案管理工作来说，相关规定不够全面是一个很大的缺陷，完善事业单位档案管理工作对于事业单位来说是非常重要的一步。

2.2 档案管理方式严重落后

目前，由于我国事业单位的工作量以及工作所涉及的所有方面导致我国事业单位档案的信息量成指数型的增长，而现在很多的管理部门却依旧沿用传统的账目记录方式，使得很多的档案信息根本没有办法及时并且有效率地进行录用保存。另一方面，由于过去的相关档案管理工作设备十分落后，很大一部分硬件设备的现状以及维护都十分不合格，这在很大的程度上影响了事业单位相关档案工作的进行，比如说查找、修改以及删除等。

2.3 档案管理人员的工作效率以及思想过于传统

事业单位对于现代信息经济社会来讲贡献十分重大，然而要进一步更好地发挥为人民服务的力度和积极效果却由于档案管理人员的工作效率以及思想过于传统导致其原本应该为经济和社会效益所做的贡献没有预想中的那么多。档案管理人员由于缺乏科学合理的培训和进修使得工作人员缺少相关的技术知识以及处理技巧。有很多档案管理工作人员由于对档案管理工作缺乏科学的认识，对于自身的职责也不够明确，再加上由于档案管理工作人员的工资较低，所以大多数档案管理人员都是身兼多职，所以很大一部分的工作人员由于工作任务过多无法有效率地进行档案分类处理工作。甚至于还会存在着对于文档管理工作的敷衍，使得对于文档文件的归类、整理和更新等操作不规范，导致档案没有办法做到及时地立卷以及归档。

3 事业单位档案管理工作的具体优化路径

3.1 提升工作人员对于档案管理工作的重视程度

每一个职员对于工作都应该具有相应的职业道德，对于事业单位档案管理工作人员来说，职业道德尤为重要。事业单位档案管理人员应该提升自己对于文档管理工作的重视程度，相关监督管理部门也应该将对于提升工作人员对于档案管理工作的重视程度的相关培训工作纳入到日常议事日程当中去。首先，可以建立其一个健全科学合理地档案工作管理机构，对于相关档案管理人员的具体工作进行规范、评价以及奖励等制度的制定。并且，还应该定期进行相关工作的指导和监督，结合每个事业单位的具体情况，进行档案管理相关工作人员的考核机制进行升级，制定一定的激励措施调动档案管理工作人员的工作积极性，让他们发现档案管理工作的意义所在。最后，还应该以国家相关档案管理的评级体系为标杆，对相关管理流程进行规范化、标准化。根据档案管理工作的不同和多样化在职位招聘时尽量挑选适量的兼职人员，以此来在一定程度上减轻档案管理人员的工作量以及工作压力，使得档案管理人员能够将有限的精力都放在本职工作之上。

3.2 对传统落后的档案管理模式进行改善

现阶段，我国经济和计算机技术都在飞速发展，信息技术已经被运用到很多的工作部门当中，对于工作效率的提升也是显而易见的。所以，事业单位档案管理工作也应该随着我国计算机技术的飞速发展进行相应的提升升级。应该对传统的管理模式进行改善，从传统手工归档朝着自动化信息化的档案管理工作方式进步，使得档案信息资源能够共享，能够在线查询，能够远程分享等，能够在需要的时候提供便捷快速的服务，从而为事业单位的相关决策提供相应的参考决策依据。其中，最重要的则是建立起一个数据信息化的档案管理体系，通过这个体系实现所有档案的共享、管理以及利用。在查找的时候可以采用在线查找以及二维码、条形码等新兴技术的应用，从而提高档案归档和借阅的效率。

3.3 对传统的事业单位的监督管理机制进行完善

科学合理地档案管理制度是对事业单位档案管理工作的最大支撑和保证。各个事业单位都应该科学分析本身的实际情况和具体需求，为企业建立其一套科学合理地管理制度。使得相关档案管理工作都能够有章可循、有法可依。另外，管理工作流程的制定必须以方便、使用以及具备较强的操作性为实质性需求，坚持档案管理制度不但能够在很大程度上有效制约员工，还能够对于制约领导方面有一定的效果。因为单位领导的行为对于员工的工作状态和思想方面都有很大的影响，这直接关系到档案管理相关的监督管理机制是否能够有效施行产生一定的影响。

4 总结

事业单位档案管理工作的优化、改革以及创新对于整个事业单位的工作效率和工作状态都有很大的影响，并且能够在很大程度上保证其工作的有效性，所以相关事业单位应该对档案管理工作的优化进行足够的重视，要采取相应的措施来提升工作人员对于档案管理工作的重视程度，对传统落后的档案管理模式进行改善，对传统的事业单位的监督管理机制进行改善。

参考文献

[1]李万刚.新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].办公室业务，2017（07）：101.

[2]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理，2016（03）：38.

[3]付巍.综述事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].科技展望，2015，25（36）：197.endprint