浅论机关事业单位人事档案管理工作者的能力培养

李桂宁

摘 要：人事档案作为考察和正确选拔使用干部的核心依据，其管理水平的高低，不仅仅直接关系到一个单位档案管理工作的水平，更直接影响着单位人事工作水平。特别是当前对机关事业单位管理科学性、高效性，用人标准进一步严格的实际情况下，如何从多方面着眼做到全面、准确、真实、可靠的做好机关事业单位人事档案管理，思考提升人事档案管理工作者的能力具有关键意义，关系着组织建设和组织水平。

关键词：人事档案；档案管理；档案工作者；档案素质

1 引言

人事档案工作是组织人事工作的重要部分，它记录了干部在不同阶段的学习经历、工作经验、社会关系、政治思想、奖惩、职务晋升、聘任和专业技术的水平，是一个完整的记录生活。对于个人而言，具有极端重要的意义。对组织而言，也是组织和人事部门坚持公平正派地选拔人员的重要依据。因此，从人事档案管理水平提升方面着眼，是保证人事档案内容的真实性、准确性和完整性重要手段。

2 提升机关事业单位人事档案工作者能力的关键性

2.1 是优化档案利用的基础

档案利用作为档案工作的根本目的，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程，体现着档案工作的服务性质。档案服务能力直接关系到机关事业单位档案利用者，利用档案制定政策、制度的合理性程度和决策效率高低。

2.2 是机关事业单位顺应档案工作转型发展的所需

提升机关事业单位档案工作者水平，是加强机关事业单位档案服务能力的基础。数字时代，档案的服务方式不断扩展，服务内容不断升级。机关事业单位档案工作者根据数字档案馆和网络服务发展对现代档案工作的要求，及时转变观念，才能适应社会的环境变化要求，使档案工作得到可持续的发展。

3 机关事业单位人事档案管理工作的突出问题

3.1 意识层面，思想观念陈旧

机关事业单位人事档案工作中经常会出现问题，其中许多是旧的思想和管理因素。一般情况下，对于机关事业单位人事档案的重视程度非常高，但是具体到机关事业单位人事档案管理的层面时，现代化的人事档案管理意识不强。领导层、管理层、档案形成部门的重视程度不够容易导致出现缺乏档案意识的人事档案工作者，某些认为干部档案管理与干部管理水平不直接相关的认识出现。往往自认为其只是一个基础的参考性因素，不注重在现代化管理、信息化管理方面下工作、投资金、强人员。

3.2 管理层面，管理手段落后

从笔者了解到的情况以及调研工作中所反馈的情况发现，部分单位机关事业单位人事档案管理条件相对较差。缺乏独立和整个档案存储和管理空间的情况并不少见。管理手段上，人事档案信息化的观念陈旧其中许多是旧的思想和管理因素。一般情况下，对于人事档案的重视程度非常高，但是具体到人事档案管理的层面时，信息化的人事档案管理意识不强。往往认为人事档案信息化只是一个基础的参考性因素，甚至往往会觉得人事档案信息化，就会导致人事档案管理混乱，出现失窃密或信息丢失的问题，在管理的现代化管理、信息化方面没有一个准确的认识和认知。

3.3 知识层面：基础知识结构和业务能力不强

机关事业单位人事档案管理是人事工作和档案管理的重要组成部分。管理水平高低，管理手段现代化水平在很大程度上取决于管理人员。人事档案管理中存在的诸多问题是由于管理人員专业素质不高，观念保守，知识结构不合理，绝大多数没有接受过档案专业教育，档案范围、操作方法不十分明确，更谈不上创新。

4 提升机关事业单位人事档案管理工作者能力的方向思考

4.1 把握前提：全面把握机关事业单位人事档案的特点

提升机关事业单位人事档案管理工作者水平要注重把握好人事档案的基本特点。一般而言，人事档案一是材料分散。人事档案收集的材料内容，往往跨度很大，有的是在学校形成的，有的是在组织人事部门形成的，也有党组织材料。在不同的阶段、不同的单位形成的材料，往往并不是全部完整齐全的在一个档案袋里，可能材料分散在各地、各部门。二是管理的主体具有稳定性，从管理主体上来说人事档案的接收、移交、转递等各环节的管理具备一个管理主体上的稳定性。三是立卷方式具有强制性，人事档案是以人为单位进行立卷，人事档案管理制度明确规定，完整性和连续性强。四是机密性强，部分人事档案涉及个人品德等诸多方面，与一般档案相比，人事档案既属于个人隐私，又属于党政秘密，保密性相对更强。人事档案管理工作者面对管理的对象，要在理解清楚特点的基础上，做好相关工作。

4.2 基础强化：重视机关事业单位人事档案的规范化管理

机关事业单位人事档案规范化管理是提升机关事业单位人事档案管理工作者能力的基础。传统的机关事业单位人事档案工作在设备、管理、技术等方面相对落后，属于经验管理和手工操作。不利于开发利用，这也不利于知情权的实现。在信息化环境下，人事档案的规范化管理是最重要的。从收集、整理、分类、储存等方面着眼，提升机关事业单位人事档案管理工作者能力，与机关事业单位人事档案改革同步，规范新术语，收集新信息，及时调整旧程序和数据，推进档案的规范化和科学化管理。

4.3 意识塑造：强化机关事业单位人事档案工作服务中心工作的意识

强化机关事业单位人事档案工作服务中心工作的意识，既要强化对内的意识，又要强化对外的意识。对内而言，机关事业单位人事档案工作是一项长期的、基础性的工作，不能在短时间内看到很直接的效果和影响。因此，加强馆机关事业单位人事档案管理者的档案意识和服务中心意识，提升机关事业单位人事档案管理工作者能力，是摆在档案工作者面前的关键。对于外界而言，要注重人事档案管理部门的宣传，主动把机关事业单位人事档案工作的位置"融"入中心，不能跟上“边缘”；人事档案工作部门是带干部人事工作的“中心”；要培养起大家的认知。在高标准、规范运行的过程中，通过档案工作质量保证于人。endprint

4.4 现代化推进：大力推进机关事业单位人事档案信息化

提升机关事业单位人事档案管理工作者能力需要积极应用现代信息技术，加强机关事业单位人事档案信息化建设，既是信息时代发展的要求，也是做好新时期机关事业单位人事档案工作的必然选择。推进机关事业单位人事档案信息管理，要求人事档案管理工作者做好统筹规划。不仅仅只是做到一个管理软件编地开花的事情，更要注重从标准化、规范化水平的建设方面，确立机关事业单位人事档案信息化管理的标准和目标，引進信息化人才队伍，强化信息化基础设备，实现现代化发展。

4.5 灵活探索：提高档案利用效率

一般来说，机关干部档案的利用并不灵活，在把握好人事档案基本特点的基础上，机关事业单位人事档案管理工作者在面对档案利用时，不能过度强调政治性，从而导致使机关事业单位人事档案利用率不高的情况出现。提升能力，可以从利用规范、利用渠道、利用审批等方面积极作一个规范化探索，在注重保密的同时，适当的做好档案主体中的个人档案服务，无疑对于人事档案管理的延展性具有积极意义，对于人事档案管理的社会性角色显性化发展也是一个质的飞跃。

在人才强国的背景下，提升机关事业单位人事档案管理工作者能力和水平对提高组织的可靠性、优化组织的管理和控制水平具有积极的意义。新时期，必须解决机关事业单位人事档案中存在的突出问题，确保机关事业单位人事档案信息全面、准确、可靠，加强机关事业单位人事档案管理、推进人事档案信息技术建设，建立人事档案管理长效机制建立，优化人才队伍结构，对于组织的健康稳步发展具有十分重要的意义。

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