高校人事档案管理面临机遇与挑战

赵作严

摘 要：高校人事档案管理能够激发学者的学术潜能，并且人事档案工作能够推进人才的高效流转。人事档案管理是高校管理的基础工程，是学校比较竞争力迅速提升的根本依托。档案工作既是高校硬实力的体现，同时又是其软实力的重要组成部分。

关键词：高校；人事档案；管理

1 高校人事档案管理人员队伍现状

（一）高校人事档案管理人员队伍不稳定

日前，大多数高校人事档案管理工作从属于组织人事部门，未配备专职人事档案管理员，具备档案专业技术资格的档案管理人员更是寥寥无几。高校人事档案工作岗位变动频繁，工作内容也是为繁琐。除平常的人事档案材料收集、整理、保管工作外，还涉及大量人事部门的工作。并且，大多数人以其他人事工作为主，顺带负责人事档案管理工作。这类现状会出现一个问题：这一项工作刚刚熟悉又被调整于其他工作岗位。因而，他们很难主动地去开发现存的人事档案资源信息，创新人事档案管理和利用，开发个人人事档案的使用价值。人事档案管理年复一年重复旧工作，毫无创新可言。这不仅影响现代人事档案工作的正常管理，也难以避免资料错漏和失密的问题。

（二）高校人事档案管理人员业务不熟悉

高校人事档案管理工作具有专业性、政策性强的特点，要求人事档案管理人员应经过专业的教育培训，并掌握足够的档案专业理论知识和方法，才能适应人事档案管理工作需要。从目前情况来看，高校人事档案管理人员素质达到上述要求的为数不多。日前，高校的檔案管理人员学历职称较低，普遍年龄偏大。在高校从事人事档案管理工作的人员中，科班出身的很少，半路出家人数却占大部分。频繁地更换和调动，每一个人事档案管理者又要从头学起，从熟悉工作到顺利工作，再到适应现代人事档案工作，需要一段较长的时间。从而造成档案管理人员专业知识缺乏，业务不够熟悉的现象。影响了人事档案管理队伍的整体素质和高校人事档案工作的发展。

（三）高校人事档案管理人员缺乏继续教育

提起继续教育，高校一般只重视教学人员、科研人员的进修学习，对人事档案管理工作的重要性认识不足，也就忽略了人事档案管理人员继续教育的问题。由于该岗位的频繁更换，很多人事档案管理人员自身，对人事档案管理工作的内容及其重要意义都不甚理解，更谈不上对业务的钻研。在他们看来，人事档案管理工作枯燥繁琐，职业定位模糊，又没有进修学习的机会，前途一片黑暗。这也就影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定，缺乏业务培训机会，也就无法具备系统的档案理论知识来指导人事档案管理工作者的工作实践。

2 高校人事档案管理工作中出现的主要矛盾

（一）人事档案管理服务性与软硬件缺失的矛盾

随着信息时代的快速发展，高校人事工作也愈发依赖于信息，诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程，这对人事档案的管理工作提出了更高的要求。当前，人事档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着矛盾。软硬件的缺失，导致了档案工作长期处于被动应付状态，从而影响人事管理工作的服务质量。

（二）人事档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾

在信息时代，先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人事档案管理的重要手段。完善人事档案管理服务应该要建立起一套完善的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络通迅技术，通过网络管理，实现对人事档案信息共享。当前，许多高校档案管理手段落后，仍采用传统的手工人事档案管理：没有馆内局域网和档案馆网站或主页；未实现档案的全文录入和扫描；没有建立档案数据库。管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，直接造成档案材料使用的不方便，降低了工作效率。

（三）人事档案信息的局限性与社会需求透明化、服务性需求扩大化的矛盾

人事档案由于自身特点，在提供信息方面往往存在部门自我服务多，为社会提供得少，保密性强，服务性弱等存在局限性的问题。随着社会的发展、高等教育社会化程度的不断提高，高校人才流动频繁等情况的出现，人事档案信息局限性与透明性、服务性需求扩大之间存在矛盾。

3 高校人事档案管理的建议

（一）实现人事档案的“四化”管理

高校人事档案管理关系到高校的发展。要想提高高校人事档案管理的水平，积极推进高校人事档案的“现代化、信息化、法制化、标准化”管理就变得尤为重要。“现代化”管理就是在高校人事档案管理中引入计算机技术，从根本上改变传统的以手工操作为主的档案管理方式。

（二）加强声像以及电子档案的管理

随着网络技术的发展，聘用制下的高校人事档案日益“数字化”，高校人事档案中的声像以及电子档案越来越多，因而，高校档案人员利用网络技术，对声像以及电子档案的管理进行科学管理。“信息化”管理就是采用先进的技术和手段，实现高校人事档案管理的信息化和科学化。建立高校人员信息数据库；对重要的以及利用频率高的资料加以数字化。“法制化”管理就是高校人事档案管理必须遵守我国档案法，实现高校人事档案管理的合法化。“标准化”管理就要求对高校人事档案进行规范化管理。争取做到，每份材料在确保真实、完整的条件下，也具有规范化的格式。包括档案材料表格、材料尺寸大小等，都符合国家档案管理的标准。

（三）创新高校人事档案管理

创新高校人事档案内容，确保档案材料的真实性。目前，高校人事档案内容雷同现象十分常见，不能动态直观地反映个人的综合素质。因此，高校人事档案应创新内容，重视人事档案材料内容的多样性，重视图片、图形、声像资料等信息的收集，建立高校特色人事档案材料的动态跟踪系统，将动态追踪的最新人事档案材料补充到人事档案信息管理系统中。

4 结语

高校人事档案管理能够激发学者的学术潜能，并且人事档案工作能够推进人才的高效流转。人事档案管理是高校管理的基础工程，是学校比较竞争力迅速提升的根本依托。档案工作既是高校硬实力的体现，同时又是其软实力的重要组成部分。高校人事档案管理工作对学校人事制度改革与人才流转发挥着三重功能，进言之，人事档案管理工作还能通过教师人才信息系统的完善，为学校人事决策提供准确、客观的信息支持与保障，确保高校人才管理工作的高效能推进。可以说，在现代人才学的视野中，高校人事档案管理工作已经成为学校科学发展不可或缺的助手，已成为学校实现跨越式发展必不可缺的基础信息系统。

参考文献

[1]罗姣.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略.消费导刊，2016（7）：189

[2]伊艳华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与对策研究.才智创新教育，2016（3）：88endprint