试析电子档案与纸质档案的整合管理

刘璟琦

摘 要：在档案管理工作中，电子档案和纸质档案都是十分重要的档案形式，二者有其独特的优势和缺陷，惟有将电子档案和纸质档案有机结合到一起，取长补短，才能保证档案管理工作的科学高效开展，档案的作用也能够最大化的发挥出来。本文将对电子档案与纸质档案整合管理的必要性、具体要求和管理模式加以探讨和分析，以期全面提高档案管理水平，从而促进档案事业的稳定健康发展。

关键词：电子档案；纸质档案；整合管理

随着科学技术的蓬勃发展，给档案管理工作注入了源源不断的生机和活力，如今电子档案已经广泛应用于各行各业之中，给我国行业和产业的发展提供了可靠的支持和保障，与此同时也带来了一些新的问题。最为显著的就是电子档案容易遭受病毒和木马的攻击，面临着较高的安全风险，恰恰说明了纸质档案的不可替代性，因此必须将电子档案与纸质档案加以整合，充分发挥二者的优势，弥补各自的弊端，进而为档案管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。

1 电子档案与纸质档案整合管理的必要性

在很长的一段时间里，纸质档案一直是档案管理的主要形式，可是这种管理模式对档案管理人员有着较强的依赖性，档案信息的采集、分析、处理、保管都需要档案管理人员来实施，如果档案管理人员的素质不高或能力不足，将无法保证信息的准确性和真实性。而且纸质档案占据空间大，对保管环境的要求高，纸张容易腐蚀和风化，无法长时间的留存下来，这些都给档案管理工作增加了难度。

在信息时代背景下，现代信息技术的应用给各行各业的生产和管理带来了新的气象，尤其是在档案管理方面，构建信息管理平台，运用计算机设备和档案管理软件实施档案管理工作，不仅档案管理效率更高，档案信息也能得到科学合理的利用，在保存方式上也更为方便快捷，这是电子档案的突出优势。但是电子档案的缺陷也比较明显，由于电子档案保存在网络环境中，当黑客攻击网络时会窃取和破坏这些档案信息，造成无法想象的严重后果，所以电子档案不是十全十美的。

档案管理的重要性不言而喻，档案能够为人们提供便捷化的信息服务，为相关工作的开展提供有力的依据，极大的推动了社会经济的发展步伐。鉴于电子档案和纸质档案各有所长，在档案管理工作中应注重二者的整合管理，致力于将电子档案和纸质档案的优势充分挖掘出来，确保档案管理的科学性和有效性以及档案的安全性和完整性，在此情况下档案也能更好的为人们提供服务。

2 电子档案与纸质档案整合管理的具体要求

（1）同步归档。电子档案与纸质档案的审核和归档应尽量保持同步，严格遵循档案管理的相关要求，确保各项工作都能够保质保量的开展，在对电子档案和纸质档案审核完成后，要及时进行归档工作，将电子档案保存在硬盘中，并在归档后有所标记，以便于档案的查阅和使用。

（2）同步整理。企业中电子档案和纸质档案众多，这两种档案在管理上有很大的差异性，如何能确保两种档案都能够及时的归档，就要求档案管理人员采取同步整理的方法，在编号上采取一致措施，确保信息规则一致，这样能够避免两种档案管理方法不一而出现混乱。促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

（3）同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是用计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（4）同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存。从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 电子档案与纸质档案的整合管理模式

从档案管理工作的现状来看，电子档案和纸质档案的整合管理已经成为了一种必然趋势，促使档案管理发挥出了更大的价值，但是电子档案和纸质档案的结合并不是随意而为的，需要有完善的工作机制，以保证档案管理能够规范稳定的开展。除了要制定标准严谨的档案管理制度，为档案管理工作提供指导依据以外，还要加强对档案管理人员的业务培训，传授档案管理人员先进的管理思想和管理技术，提高他们的业务能力，同时对档案管理人员进行严格的监督和管理，从根源上防范违规操作的发生，这些都能够进一步提高档案管理的实效性，避免档案信息的遗失和泄漏。更为关键的是，还要积极研究和创新档案管理模式，消除电子档案和纸质档案在管理方式上的差异，使之协调配合，优势互补，推进档案管理工作的高效开展。

在电子档案与纸质档案整合管理过程中，双套制与双轨制是比较常用的档案管理模式，受到档案管理人员的高度重视。双套制在档案管理工作中的合理应用，能够对电子文件制作纸质拷贝，也能够实现纸质档案的数字化，从而促进档案管理效率的提升。双套归档方式下，能够将同一文件的电子版本与纸质版本共同进行存储和利用，为档案资源的进一步开发利用提供极大的便利。而双轨制是指在文件生成与运转过程中实现电子档案与纸质档案的共存，并能够随着业务流程而运转。在档案管理工作中，双轨制与双套制相比，更为全面化、深入化，一定条件下双轨制包含了双套制。一般情况下，具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境下，大多采用双轨制文件管理模式，而在其它条件下，则可能实行双套制管理模式。就档案管理工作的实际情况来看，以上两种管理模式的应用，都以电子档案与纸质档案的整合管理为基本前提，以全面提高档案管理工作效率。

4 结语

随着档案形式种类的逐渐增多，由于电子档案的优越性，在企业档案中的比例逐渐的提升，档案管理人员要做好电子档案相关数据的采集、处理、归档，保障电子档案安全管理。同时，也要加大对企业中纸质档案的管理，将二者有效结合，提高整理、归档方法的科学合理，并提高档案的利用率，增強服务水平，为企业发展提供有效的信息服务，实现档案的实质作用。

参考文献

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