信息时代办公室档案管理工作的创新研究

孟昭秀

摘 要：科学在不断发展，技术在不断进步，本文对信息技术在办公室档案管理工作中的应用进行研究。首先介绍了信息时代办公室档案管理的新特征；然后分析出目前阶段该工作存在的问题，主要包含管理理念落后、规划和设计落后、档杆管理方式落后以及管理效率不高；最后提出具有针对性的解决措施—加强对档案信息化建设的重视、做好档案信息基础建设制定工作标准、应用信息化档案管理技术以及提高档案数据管理效率实现资源共享与传递。本文的研究可以在一定程度上提高档案管理效率，具有一定意义。

关键词：信息时代；档案管理；创新研究

伴随着计算机网络的逐渐普及与发展，计算机信息技术逐渐应用于人们的生活与工作中，为人们带来了很大的便利。在办公室档案管理工作中，应用信息技术能够帮助工作人员更加高效率的完成对档案的整理与收集，减少了繁琐的人工劳动，同时降低工作中出现错误的机率，有效保障了档案信息的完整新与安全性。然而由于传统办公室档案管理方式的根深蒂固，目前阶段信息化技术应用于工作中还存在一些问题，本文对此进行研究，在探索过程中找寻档案管理工作的创新方法。

1 信息时代办公室档案管理工作的新特征

（一）逐渐信息化

伴随着互联网技术的日益发展与计算机的普及，人们大部分工作都依靠计算机来完成，这为信息化档案管理的发展奠定了基础。尤其是档案管理工作的特殊化，信息资源的共享与信息资源的检索更加重要，这决定了档案管理工作信息化得必然性。

（二）服务更加多样化

办公室档案管理逐渐数字化，和以往手工劳动管理方式相比，档案信息的服务范围更大，同时由于办公室档案管理逐渐走向智能化，未来档案的登记与汇总整理都会在计算机上完成，利用数据库便利，进行电子档案操作管理，功能更加全面。

（三）档案信息载体发生改变

以往档案信息的载体就是纸质，这种记载方式极易受到外力因素影响，容易发生损毁或者丢失等问题。现阶段，档案一般以电子形式出现，解决了纸质档案的很多问题，同时增加了档案记载的灵活程度。

2 信息时代办公室档案管理工作存在的问题

（一）信息化档案管理理念落后

传统的纸质档案管理对信息的使用功能有所忽视。在信息时代，最重要的就是对数据信息的及时共享，信息无法共享，就丧失了其存在的意义。单位内部工作人员缺乏信息化档案管理意识就会导致信息化管理不成功，因此，从单位领导到基层工作人员都要树立信息化档案管理意识。

（二）档案管理数据库规划和设计落后

档案管理数据库规划和设计落后是实现信息化办公室档案管理的问题之一。进行办公室档案的信息化管理，就要进行权限、资金和规范方面的规划，无论那一方面跟不上需求都会成为阻碍档案信息化管理的障碍。加上因为需要对档案管理数据库进行设计，还需要具备专业知识的计算机人才，任何问题都会造成巨大的影响。

档案管理方式落后

传统纸质档案管理由工作人员人工完成，现如今很多工作者还是更加习惯这种传统的工作方式，特别是工作时间较长的工作者，这种档案管理方式十分落后。传统管理方式的资料查阅效率低下，无法充分发挥档案信息的价值。

（四）档案管理效率不高

传统档案管理由人工完成，工作难度较低但是工作量较大，具有一定的复杂性。尤其是在查阅某一信息时，会耗费大量时间，工作效率较低，容易出现错误。同时，在工作过程中，容易因为各种原因造成工作失误，对档案信息的利用产生不利影响。

3 信息时代办公室档案管理工作创新研究

（一）加强对档案信息化建设的重视

首先，档案工作人员要从根本上认识到档案信息化管理的有益之处，加强对档案信息化建设的重视。只有意识到信息化管理的重要性，才能够逐渐完善信息化档案管理技术，将信息化管理的优势充分发挥出来。其次，还要加大数字化档案管理信息库的建设，在信息完整、安全的前提下，录入各种真实的原始信息，建设符合国家安全标准的档案管理信息库。最后，要在节省人力、物力、财力的基础上提升档案管理信息库的标准性和通用性，使信息库使用人员能够在大范围信息资料中快速找到所需资料。

（二）做好档案信息基础建设，制定工作标准

办公室档案管理的方式是十分复杂的，管理内容也是十分繁杂。在传统的纸质档案管理阶段，相对来说具有更加完善的管理制度，在档案管理信息化过程中，也要做好档案信息基础建设，制定工作标准。不管是使用应用软件还是硬件设备管理，都要明确制定不同档案类型的管理标准，否则会影响工作人员对档案的查阅，造成档案信息资源的孤立。因此，在进行信息化档案整理分类时要尽可能细化档案的分类标准和鉴定标准。

（三）应用信息化档案管理技术

信息化时代档案管理工作一定离不开计算机技术的支持与辅助，只有不断增添创新技术的使用，才能够从根本上突破传统的工作方式，找到最高效的工作方式。因此本文认为，信息时代档案管理工作可以应用以下技术。

首先是物联网技术的应用，物联网技术是在计算机网络前提下发展的新型网络，可以完成众多数据信息的有效整合与汇集。应用物联网技术可以帮助档案信息的联通与整理，方便各种档案信息的整理与查找。其次是云技术的应用，档案信息数据量是非常大的，仅仅依靠服务器硬盘储存数据是非常不切实际的，所以需要大容量的系统服务终端来接受与储存信息。云技术的应用可以有效解决储存空间不足的问题，实现了简便化的档案管理。最后是移动终端的应用，在信息技术应用过程中需要以移动终端技术为依据、以互联网技术为核心，在档案信息管理中应用移动终端技术可以在一定程度上优化档案服务质量，具有非常重要的意义。

（四）提高档案数据管理效率，实现资源的共享与传递

在信息化时代，最关键的信息利用方式就是数据的共享，建设公共信息资源是完成资源共享的基础。利用建设档案信息数据库，逐渐完成最根本的档案信息资源共享。首先，要尽量健全档案信息共享数据库，深入研究信息的共享技术，提高档案信息的有效利用率；其次，要加大对档案管理专门网站的建设，对不同部门的档案进行共享连接，最终完成区域档案数据资源的共享。

4 总结

信息化办公室档案管理，其主要是适应日渐智能化的社会信息服务，这也是未来信息化档案管理的价值所在。在信息时代，工作人员要树立信息管理意识，提升自身素质的同时逐渐学会使用各种信息技术提高对信息档案的管理效率，减少传统人工劳动，降低工作中出现错误的机率，有效保障了档案信息的完整新与安全性，提高工作效率。

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