浅谈中型企业档案管理中的信息化建设

1 引言

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其强大的作用，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。所谓档案信息化，就是在责任部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

2 中型企业的档案管理一般现状

以软件和信息技术服务业为例，一般以从业人员100人及以上，且营业收入1000万元及以上的为中型企业。在这个领域，中型企业不如大型企业有规范化的企业管理制度和流程，与小微企业相比已经稳定发展了一段时间，在企业商业运营、研发生产、员工管理等各方面积累了很多有价值的资源及经验，如果不加以整理利用，对企业、员工、社会来说都是损失。但是由于档案工作的性质，企业发展初阶段一般都对档案管理工作不太重视，对于中型企业来说，或多或少会存在以下问题，因此建立和规范企业档案管理体系的需求比较迫切。

2.1 重视观念差，制度不完善

随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻。在这个过程中，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、归档、利用工作，档案通常处于“说起来重要，抓起来次要，忙起来不要”的状态。企业档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档没有引起足够的重视，就难以制定行之有效的管理办法。企业形成的文件材料千差万别，档案工作如果未纳入到有关人员的岗位职责和工作范围，没有一个明确的收集上交制度，与日常工作脱节，档案散落在各个部门工作人员手中，档案部门收集力度不够，档案资料也未按制度整理编纂成系统，使用时很不方便，甚至容易造成文件材料的遗失，给企业造成不必要的损失。平时没有好好的积累，很多时候沒有起到应该起到的作用，因此更加得不到重视。

2.2 管理方式落后，信息化程度低

随着信息化发展，企业ERP逐渐普及。但由于“成本-收益”观念影响，企业OA、财务、人力资源及业务系统发展较快，而档案系统受重视程度不够，很多企业还停留在以纸质文档为主的手工收集整理水平。当前档案的保存方式、载体有了革命性发展，出现了电子文件、图片、声音、视频等多种新的档案种类，管理方式的革新却存在滞后性。传统手工操作不适应高节奏高效率的需要，计算机利用率低，缺乏企业适应性强的档案管理系统，检索、查找、调卷、摘录等环节都靠手工操作，费时费力，造成资源浪费，特别是企业发展规模逐渐扩大，档案实行综合管理后，室藏案卷数迅速增加，靠简单的检索工具进行手工操作，准确率难以提高，出现利用者心急，查找者心慌，久而久之形成档案利用条件差，使用效率低的状况，从而利用者无甚积极性，对档案更不重视。而业务部门容易出现将部分文件资料留在本部门“雪藏”以备日后所用而不归档的情况，档案的利用进入逐渐受到冷落的恶性循环。

2.3 人员专业素质欠缺，档案利用层次待提高

档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。实际工作中，档案管理人员多为兼职，专业培训机会较少，档案管理人员的业务素质限制造成档案的深度加工环节薄弱。档案信息资源难以快捷、准确地提炼出有效的信息以供利用。不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难以为继，档案无法得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的主要的原因。

3 档案管理信息化的重要性与

企业的生产、经营、宣传、管理和发展，需要档案工作的支撑与保障。维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的，没有档案支撑，企业的基础就不牢靠，企业的经营、管理和持续发展就会受到影响。建立档案工作，对提升企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持健康发展具有重要意义。随着信息科技的发展，大数据统计影响着各行各业的发展，档案管理与大数据统计科学有着天然密不可分的联系。档案的有效利用，对企业甚至社会来说都是可贵的财富。现代科学技术在企业经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，利用信息化手段对档案进行管理利用。企业实现档案管理信息化，需要实现以下三点：一，档案信息的数字化和网络化；二，档案信息标准统一化；三，档案信息高度共享和深加工利用。

3.1 档案信息的数字化和网络化

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，以手工操作为主的文件管理方式已经难以适应新的信息环境，越来越多的企业使用ERP系统，重要文件被传输上网，借助计算机设备及网络，文件登记流转在电子流程中运转。这些文件经过企业业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，进入系统前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。与纸质文件相比，这样形成的电子档案的流转利用程度高得多。

3.2 档案信息标准统一化

接收、流转、存储和利用的标准需要统一。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

3.3 档案信息高度共享和深加工利用

档案是经过鉴别整理加工而成的有一定系统性、有参考价值、应予以保存的信息，是人类智慧与脑力劳动的结果。档案信息资源能否有效配置和合理共享在很大程度上决定了所能创造的价值和效益。坚持档案资源与未来发展相衔接的原则，从实用角度强化信息的标准化统一工作，不断丰富、扩充档案信息资源，在保证档案材料的齐全、完整的基础上，不断丰富档案内容，优化档案结构，保证档案的高度共享和有效利用。

4 档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作，提高档案业务人员的管理水平。

作者简介

李玥（1983-），女，满族，北京市人，中级，研究生，研究方向：档案管理学。endprint