信息时代档案管理中的保密工作探究

牟松会

摘 要：在信息时代，档案管理工作趋于现代化，呈现出管理内容数字化、日常管理网络、服务社会化的特点，使得档案管理工作效率大大提升，但与此同时也存在较大的泄密风险。在信息时代档案管理中，保密法律制度不健全、档案管理人员保密意识不强以及互联网环境下保密技术落后都是阻碍保密工作开展的主要因素，要想做好保密工作，就必须完善电子档案保密管理机制，提升档案管理人员的综合素质，加强电子档案的保管与技术应用。

关键词：信息时代；档案管理；保密工作

随着社会的发展，档案管理的工作方式甚至理念都发生了一定的变化，2014年，国务院发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确提出了档案管理工作的改革方针，为社会各项档案管理工作的实施提出了合理的意见[1]。在大数据时代背景下，档案管理工作也受到了一定的影响，应用现代化信息技术，创新档案管理模式，创建电子档案，实现档案管理的数字化与网络化，是档案管理工作发展的必然途径。但是，随着档案管理的信息化，其保密性逐渐降低，在档案信息使用、传输乃至管理过程中，都有泄密的可能，这是档案安全管理工作中亟需解决的一个问题。

1 电子档案管理特点

在信息时代，档案管理趋于现代化，档案管理工作呈现出以下几个基本特征：①管理内容数字化。在传统档案管理中，档案载体为纸张，容易出现纸张受潮、遭虫蛀以及文字因光照氧化而字迹模糊的情况，导致档案原件受损，使用数字处理技术，将纸质档案转化为电子资源，储存起来，同时还能够将档案信息及载体原件分离，将档案原件作为原始凭证保存下来，能够有效避免纸质文件在翻阅浏览过程中发生的损耗问题；②日常管理网络化。在日常管理工作中，若涉及到档案信息的调阅及分析，只需要登录数据库，便能够快速查询找出所需资源，工作效率大大提高，而且电子档案的调动速率比较高，在网络平台上，能够实现档案信息的异地共享，大大节省了档案管理信息的更新或者查证难度；③服务社会化。利用现代化信息技术，构建档案数字化网络平台，能够使档案信息的调动利用脱离地域的限制，实现档案信息资源的整合与共享，在需要浏览档案获取相关信息时，只要登录信息共享平台，就能够获取所需信息，其服务职能大大提升。

现阶段，由于计算机的普及，各大单位均采用电子文档的形式储存和保管档案，使得档案管理工作效率显著提升，且信息更新速率较高，信息的完整性和真实性得以保障[2]。但是，在网络环境下，信息的安全性难以得到有效保障，通过一定的途径，电子档案信息可在管理者不知情的情况下被窃取。常见的电子档案泄漏路径为：①经网络传输层被复制；②经蓝牙、USB等计算机端口被复制；③通过木马病毒等入侵电脑，或者是电子档案库遭到电脑黑客入侵，导致电子档案被复制或遭到破坏。一般来说，企业档案中涉及到的都是一些企业项目机密或者是人事档案信息，这些信息泄露会影响到企业的生存与发展，尤其是生存核心技术类信息，因此必须做好档案管理保密工作。

2 信息时代档案管理中保密工作施行存在的障碍

2.1 档案保密法律制度不健全

《中华人民共和国保守国家秘密法》从1988年9月5日通过审议施行后，至今已有将近30年，期间为我国各项事业的发展建设提供了安全保障。但是随着社会的发展，这一项法律制度已经无法满足社会信息安全保障的需求了，而且这项法律制度上次修订是在2010年4月29日，距离现今已有7年，在网络安全保障这一块，存在诸多不足，导致电子档案管理保密工作的开展没有健全的法律依据。

2.2 档案管理人员保密意识不强

档案管理工作对于保密性的要求是比较高的，这种意识从档案管理工作初始阶段就是管理人员的必备素质之一，因此，相对来说，在传统纸质档案管理模式中，管理人员均能夠谨守工作本分，做到“不动手，不动口”。但是随着电子档案管理平台的构建，由于管理人员对于电子档案管理模式的不熟悉，因此经常会做一些具有泄密风险的事情，比如说利用公共计算机进行电子档案信息的录入、传输或查询，或者是说保密意识不强，不设置开机密码，将一些存储企业重要文件的计算机设备随意交由无关人员使用。

2.3 互联网环境下保密技术落后

在信息时代下，互联网环境具有兼容、开放、自由的特点，但同时也意味着高风险性，窃密与反窃密的工作一直在进行着[3]。在计算机上，安全防护软件是根据信息保密工作需求设置的，但是当窃密者的计算机水平达到一定高度，或者是了解了防护软件的运作原理，就可以轻松越过这道防护墙，窃取电子档案信息。而且，受到我国计算机大环境的影响，保密技术较为落后，保密防范措施无法跟上网络开发的脚步，导致网络信息的安全性得不到有力的保障。

3 信息时代档案管理中保密工作优化策略

3.1 完善电子档案保密管理机制

国家应该根据网络环境的基本特征，建立健全信息保密相关法律规章制度，下达相关文件，为企业电子档案保密工作施行提供法律支持。而与此同时，企业也应该尽快完善电子档案保密管理机制，根据企业建设施行，明确规定电子档案管理及人员管理的规章制度，明晰档案资料录入、传输、查询、复制、销毁等各个环节的流程及权限。同时，将电子档案保密工作作为其安全管理工作的重心，进行严格的控制，明晰保密方针及实施原则，践行电子档案安全管理责任制，根据档案信息泄露情节严重确定相应的处罚，督促管理人员严格执行档案保密工作。

3.2 提升档案管理人员的综合素质

作为电子档案管理人员，必须树立现代化、网络化的安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕，尽量消除工作中可能引起电子档案信息泄露的失误，严格按照企业制定的档案安全管理方案开展日常工作，不在公共计算机上进行工作，并且设置专门的开机密码，以降低信息泄密风险。同时，作为现代化的档案管理人员，应与时俱进，不断学习新的计算机知识及操作，掌握新型电子档案管理技术及设备使用方法，提高综合业务水平，为企业电子档案保密工作的实施出谋划策，做好电子档案管理平台的维护与安全防范工作。

3.3 加强电子档案的保管与技术应用

电子档案的储存媒介为计算机硬盘、磁盘及光盘，将上述媒介储存在合理的地方，按照时间、种类及机密程度，分类存放，将储存室温度控制在17℃至20℃，湿度控制在35%至45%，并做好防火防水工作。同时，做电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙，以免计算机故障，或者是遭到电脑黑客、病毒入侵导致电子档案丢失，或者泄密。

4 结语

档案管理工作，属于一项公共服务性质的工作，由档案室直接对档案原件及档案信息进行管理并且提供相应的服务[4]。在信息时代下，应根据档案管理工作的需求，应用现代化的科学技术手段，比如说计算机技术、数据库技术，构建一个完善的网络化、数字化档案管理体系，提高档案管理工作效率及质量。当然，电子档案的构建虽然有诸多益处，但是由于网络环境的不稳定性，电子档案信息泄漏的几率还是比较高的，为了保障企业生产经营信息的私密性，必须加强电子档案保密工作，通过一定的管理及技术手段，降低泄密风险。

参考文献

[1]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017，（04）：104.

[2]周遵琴.研究信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J].经营管理者，2017，（18）：287.

[3]邓立东.论公检法案件档案整理和数字化对企业资格和保密管理的管理要求[J].经营管理者，2017，（13）：283.

[4]王江.保密原则在县级财政监督检查档案管理工作中的运用探究[J].现代营销（下旬刊），2015，（12）：198-199.endprint