合同档案管理中的主要风险与管理措施探讨

摘 要：随着经济与社会发展正式进入转型关键时期，我国各类企业所面临的生存与发展压力不断提升，合同档案管理的受重视程度也因此不断增长，基于此，本文就合同档案管理中的主要风险展开分析，并对规避合同档案管理风险的措施进行了详细论述，希望由此能够为相关业内人士带来一定启发。

关键字：合同档案管理；违约风险；保存风险

市场经济的发展使得我国企业在日常经营中往往会产生各类合同和档案，这些合同和档案属于保护、证明经营活动合法性的依据，不过在笔者的实际调查中发现，我国当下很多企业在合同档案管理中存在着一定不足之处，由此引发的风险便会对企业的长期可持续发展带来较为负面影响，而为了消除这种负面影响正是本文就合同档案管理中的主要风险与管理措施展开具体研究的原因所在。

1 合同档案管理中的主要风险

1.1 管理风险

管理风险属于合同档案管理中的主要风险，这一风险的出现与传统经营理念、计划经济思维残存影响存在较强关联，其主要出现于合同格式、合同档案管理方法、只签不存、人治代替法制等方面，管理风险的具体表现如下所示：（1）合同格式。虽然我国《合同法》经过数次修订早已趋于完善，但由于很多企业存在法制意识落后、法制观念缺乏问题，这就使得相关企业在合同拟定过程中很容易出现格式错误、重要内容漏填等情况，这类情况的出现不仅会影响合同档案管理工作的开展，企业也往往因此在经营中处于被动地位。

（2）随着电子化办公逐渐成为我国各类企业的常态，电脑填写、印刷已经成为合同档案的常见应用模式，但这一应用模式在带来便利的同时，也使得企业合同档案管理出现了许多新的问题，忽视合同原件重要性、只索要和保存复制件便属于该问题的代表，由此合同档案管理工作偏离了自身初衷，一些法律问题也很容易因此引发。（3）只签不存。作为常见的合同档案管理风险，只签不存指的是企业经营者在签订合同后未告知档案管理人员，由此造成的合同档案存档缺失就会对该工作的开展带来较为混乱的影响，企业陷入法律困境的幾率也将大大提升。（4）人治代替法制。中国人向来讲究人情世故，很多商业活动的开展也往往受此影响，由此引发的企业经营者过于认可口头承诺、人情关系的情况，便会引发合同档案管理工作中的“查无此事”，企业所面临的经营风险也将进一步提升[1]。

1.2 违约风险

作为经营活动开展的凭证，合同档案具备一定法律效力和约束力，这就使得其能够作为合同纠纷、合同仲裁、法律判决的开展依据。不过在笔者的实际调查中发现，我国当下很多企业的经营管理者存在缺乏足够法律意识、风险意识的问题，相关企业由此便很容易在经营管理中出现随意违约、毁约的问题，合同档案管理同样会由此面临一定风险。例如，企业招聘环节往往涉及规范化的劳动合同签订，但如果企业在劳动合同未到期的情况下随意开除员工，其便需要支付一定劳动补偿金，同时企业合同档案管理也无法在其中发挥积极作用，由此可见由此引发违规风险的严重性[2]。

1.3 保存风险

保存属于合同档案管理的重要工作内容，这一工作直接关系合同的法律效力发挥程度，但如果企业的合同保存环节出现问题，合同档案管理工作的开展意义便将无从谈起，保存风险可以具体分为纸质档案保存风险和电子档案保存风险，具体风险内容如下：（1）纸质档案保存风险。防火、防盗、防潮属于最基本的合同档案管理工作，这类工作的开展质量直接影响工作的效用发挥，而如果该工作负责人员存在安全防护工作开展不到位问题，企业的合同档案便很容易因此损毁。（2）电子档案保存风险。电子合同档案早已在我国实现了广泛应用，但如果档案管理人员缺乏足够的网络安全意识与安全手段，企业电子合同档案便很容易因网络攻击、电脑入侵出现丢失、串改或被窃取问题，企业的经营与发展也将因此面临多方面风险[3]。

2 规避合同档案管理风险的措施

简单了解合同档案管理中的主要风险后，本文提出了以下三方面规避合同档案管理风险的措施，希望这类措施能够为相关业内人士带来一定启发。

2.1 完善合同档案管理制度

为了解决合同档案管理中存在的多方面管理风险，企业首先需要完善自身合同档案管理制度，而这一制度的制定则需要结合企业业务范围和实际经营情况，合同档案的归档存档时间也应在制度中得到明确。例如，笔者所在单位的合同档案管理制度便明确规定了总则、合同分类、档案管理的责任分配、文件合同归档要求、合同档案保存期限和销毁、档案借阅、责罚制度等内容，其中的重点内容如下所示：（1）总则。总则由两部分组成，第一部分明确制度的制定原因，即规范合同档案管理、有效收集各环节有价值资料、降低企业经营风险、维护企业经济利益，第二部分则规定了企业合同档案的组成，即合同相关协议、单证、函电以及具备保存价值的材料。（2）档案管理责任分配。档案管理责任分配对合同档案管理部门的工作内容、各部门提供的协助进行了明确规定，前者要求相关部门负责合同档案资料收集整理、文件编号分配、保存和销毁等工作，后者则要求企业各部门为合同档案管理工作的开展提供支持，这里的支持包括合同档案资料的收集与整理、本部门文件的编号分配。

（3）文件合同归档要求。文件合同归档要求由文件合同编号规则、合同档案存档流程、合同档案资料提交要求、合同档案移交规程、强制性合同档案归档五部分内容组成，其中文件合同编号规则对公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码进行了明确定义；合同档案存档流程明确规定合同生效后档案管理人员将负责合同原件的存档；合同档案资料提交要求合同签订人和经办人应负责资料、合同原件的提交，档案管理人员还需要按月开展审查保证合同档案资料的完整；合同档案移交规程要求档案管理人员按月移交档案，同时填写《档案移交单》，管理专员则负责合同档案的归档；强制性合同档案归档要求档案管理员在合同签订30天后对未归档的合同原件采取强制手段，以此进一步避免上文中所涉及合同档案管理问题的出现。

2.2 提高合同管理专业化水平

合同档案管理违约风险的出现与企业合同管理专业化水平不足存在直接联系，因此本文建议企业提升自身合同管理专业化水平，这一水平提升应围绕提升专业素质、静态管理与动态管理相结合两方面开展，具体内容如下所示：（1）提升专业素质。加强对合同档案管理人员的培训，以此通过扩大其知识面、强化通识教育提升其专业素质。考虑到企业合同档案管理工作的开展需要得到各部门支持，企业还可以通过开展讲座的方式提升所有员工对合同档案管理的重视，由此这一工作的开展便能够获得较为有力支持。（2）静态管理与动态管理相结合。这里的静态管理指的是传统意义上的合同档案管理，动态管理则是维护、分类、转运等合同档案管理工作，由此实现两种工作的高度合作，企业的合同档案管理专业化水平便能够实现进一步提升，上文提及的合同档案保存风险也将实现较好消除。

2.3 加强对相关法律法规的学习

法治精神在市场经济环境下现代经营活动开展中发挥着重要作用，而由于合同档案管理工作与法律法规存在着较为紧密的联系，因此这一工作的高质量开展必须得到法律法规的支持。具体来说，上文中提及的合同档案管理制度建立与完善必须结合《合同法》相关规定，同时企业还必须加强相关员工的法律培训、结合法律法规做好合同档案保护工作，由此企业合同档案管理才能够在法律支持下维持在较高水平。

3 结论

综上所述，我国当下很多企业的合同档案管理面临着风险。而在此基础上，本文涉及的提升专业素质、静态管理与动态管理相结合等具体策略，则证明了研究的实践价值。因此，在相关领域的理论研究和实践探索中，本文内容便能够发挥一定参考作用。

参考文献

[1]陈晓悦.加强合同档案信息化管理的作用及措施[J].黑龙江科技信息，2017，（15）：263.

[2]郭知翠.优化企业合同档案管理分类的措施研究[J].中国管理信息化，2017，20（10）：167-168.

[3]王美云.合同档案管理之探析[J].城建档案，2016，（08）：68-69.

作者简介

肖玲（1977-），女，湖北孝感人，本科，工程师，档案管理、电力生产设备管理。endprint