现代信息技术对企业档案管理影响及其对策

张红霞

摘 要：随着社会的不断发展，档案管理也已经呈现出了一种新的发展趋势，尤其是对于金融行业的档案管理而言，其对于档案管理的要求也逐步的提高，比如，当前金融企业内的档案管理数量越来越多，需要储存的信息量逐步的增加对于传统的纸质档案管理提出了较大的挑战，另外，在档案信息管理的持久性和信息搜索的高效性方面，传统的档案管理手段也已经很难满足这些发展趋势，因此，数字化档案管理就成了企业档案管理的一个必然要求。

关键字：信息技术；档案管理

1 企业档案管理数字化是当前档案管理工作发展的必然要求

企业档案管理数字化是当前档案管理工作发展的必然趋势，尤其是相对于传统档案管理手段而言，进行必要的革新已经成为了一种必然要求和根本的发展趋势，而数字化正是一种比较有效的技术手段，相对于以往的档案管理手段和技术来说，其优势是比较明显的。

2 企业档案管理数字化是社会发展的必然要求

企业档案管理数字化是当今社会发展的必然要求，这一点是针对于全社会的发展现状而言的，在当今的社会各个领域中，几乎已经实现了数字化档案管理的普遍化发展，很多行业中都已经逐步实现了档案管理的数字化建设，作为诸多行业中比较关键的一个，行业也应该逐步地实现档案管理的数字化，这是作为一个组成部分的必然要求；另外，随着当前社会发展中各个行业之间信息交流越来越普遍，为了更好地实现全面的发展，必然应该针对档案管理的形式进行统一，这种统一主要就是对于数字化档案管理方式的统一发展。

3 企业档案管理数字化是档案传输的必然要求

企业档案管理数字化是档案传输的一个重要保障，对于以往的纸质档案管理而言，其进行档案的传输必须要经过人为的传送，这种传输不仅仅耗时较长，还会对于工作效率产生较大的影响，而对于当前的金融企业来说，档案传输的高效性要求越来越明显，这也就更进一步的促使档案管理必须做出一定的改变以确保档案传输的效率，数字化的发展必然就成为一个关键的技术手段，其通过这种数字化的模式能够极为高效的进行档案信息的传递、共享以及查询，贡献是极为明显的。

但是现在社会中企业档案管理的现状不容乐观，其主要表现在：

3.1 档案管理人员的水平不高

我国企业的档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求较高，需要档案管理人员具备基础的理论知识，这样管理人员才能在工作中完全发挥出自己的作用。然而在实际工作中，档案管理工作人员虽然建立了一支稳定发展的队伍，但这支队伍的专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与档案管理工作的具体目标差距还很远。因此，就在客观上导致档案管理工作长期处于停滞不前的状况，在某种程度上十分不利于档案管理工作的开展。

3.2 档案管理工作缺乏规范性

许多企业在进行档案管理工作的过程中，存在着管理不够规范的情况。这类情况分别体现在几个方面：档案编号编排不合理，档案标题书写不规范，档案开头没有目录等。因此，档案管理存在严重混乱的现象。导致管理人员在开展档案管理工作时，管理不规范，造成企业无法正常发挥出其应有的作用。

3.3 档案内容的质量低下

在我国现阶段的档案管理中，很多企业中的档案内容质量都不高，档案的内容缺乏利用价值，档案的资料趋于形式化，并不能落实从实际出发的原则。呈现出来的档案的内容，大多反映了个人的学历状况、人生经历、政治面貌和工资水平待遇等，档案中并不能有效地反映个人能力状况、道德品质、专业技术水平。此外，大部分档案内容都很空泛，很多都是生活中的套话，并不能真实反映出个人的具体情况，或是档案的内容只是说明了优点，并没有对缺点加以说明。

4 国内档案管理的解决对策

4.1 促进档案管理数字化发展的规模化建设

档案管理数字化发展的一个重要贡献就在于其能够实现档案管理中传输、查询以及共享的高效性，这是有别于以往的纸质传统管理手段的一个重要优势，对于这一优势而言，要想充分地实现该贡献的呈现就必须首先做好档案管理数字化建设的全面化发展，这种全面化主要是指在整个的金融行业内必须普及这种数字化档案管理技术，在此基础上才能够实现档案管理的高效传输、查阅等功能，单一企业进行数字化档案管理建设虽然也具备一定的优势，但是这种优势不够明显，也仅仅局限于该金融企业自身的发展，相对于整体性和规模化的数字化档案管理建设而言，其优势的发挥并不明显，因此，在今后的金融企业档案管理数字化建设中就应该着重突出这种规模化的建设。

4.2 重点加强金融行业档案管理数字化的安全性建设

对于企业来说，实现档案管理的数字化建设优势是比较明显的，这一点从其发展的必要性上就可以体现出来，但是其在发展过程中的一些问题也应该引起相关人员的高度重视，尤其是安全问题更 是极为关键，对于企业中的一个核心档案信息来说，确保其安全性是极为必要的，一旦出现泄漏问题就会造成整个企业较大的损失，很多时候这种损失是不可估量的，而这种安全问题在当前也是时有发生的，很多企业都发生过档案信息泄露的事故，比如在网络中存在的一些病毒，或者是黑客的恶意攻击等都会造成金融行业档案信息的外泄，基于这些问题来看，加强行业档案管理数字化发展中的安全性建设虽然是极为重要，但是困难程度也是比较高的，具体来说吗，需要重点加强以下几个方面的管理和控制：（1）首先，加强对于档案信息浏览的访问权限的设置和管理，这是保障其安全性的一个最为基本的处理手段；（2）其次，定期针对整个的档案管理系统进行全面的病毒扫描，减少因为病毒的存在所造成的档案信息外泄现象；（3）最后，还应该采取必要的加密手段来进行核心档案信息的保护，确保其储存和使用的安全。

4.3 加强档案管理人员的综合能力

在企业档案管理工作开展的时候，档案管理工作人员作为有效联系档案和其他人员之间的纽带，提高档案管理人员的素质具有重要作用。因此，首先要注意提高档案管理人员的素质，这样不仅可以促进档案管理工作的顺利开展，还能使档案管理人员通过熟悉档案管理工作的流程，加强开展档案管理工作。

5 展望我国企业的档案管理发展

通过回顾历史发现，我国的企业档案管理体制，从建立开始就经历了一个十分复杂的进程。通过研究企业档案的发展历程，才能发现企业的档案管理体制是处在循序渐进的过程中的。并且，企业档案管理制度还具有一定的规律性。通过总结企业发展的规律，才能进一步了解企业中档案管理的未来的发展方向。因此，开展企业的档案管理工作，更需要企业的行政与主管部门密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且还要充分依靠社会的力量对企业的档案工作进行全面的引导。

6 总结

综上所述，数字化可以说是当今社会很多行业发展的一个重要趋势，也是数字化应用发展的一个重要表现，而档案管理作为社会发展极为关键的一个组成部分也应该获得相应的发展，数字化技术的应用恰好能够在較大程度上提高档案管理的水平，但是对于这种数字化应用的安全性却需要引起金融企业管理人员的足够重视，并且还应该促进企业档案管理数字化建设的全面发展，从管理人员到管理制度，再到具体的数字化管理技术，都需要有关人员进行密切的关注，切实保障数字化技术能够在企业档案管理中发挥应有的作用，切实保障在自身档案管理的数字化发展中能够保障其安全，提高其管理水平。endprint