行政事业单位电子档案管理创新路径探析

王静

摘 要：作为信息化社会发展的必然产物，电子档案已经成为行政事业单位档案管理的发展趋势。想要确保行政事业单位档案管理的工作质量与工作效率，档案管理者就需要明确电子档案的特点，能够找到其问题所在，这样才可以提出相应的措施，做好问题的油画，确保电子档案管理的有效性。

关键词：行政事业单位；电子档案；管理；创新

实现档案信息电子化，不但可以方便相关数据的录入与检索，同时也可以提升工作的简便性，降低档案工作人员的工作压力，提升工作效率，最终提升行政事业单位的整体工作质量，确保單位的发展能够与社会发展相互协调，进一步提升服务水平。

1 电子档案的特点

在传统的档案管理中是利用手工抄写以及整理的模式完成的，不仅工作效率地下，同时也浪费时间，不利用保存和查阅，直接影响整体的工作效率。但是计算机网络技术和信息技术的融入，不但可以降低档案工作人员的劳动强度，同时也可以实现对信息的利用与提升工作效率，其主要的优势表现在：

（一）信息处理速度快

电子档案工作模式，可以直接将相关的初始信息录入电脑，无论是文字，还是图片方式都可以，之后，在计算机之中设置好程序，就可以实现对档案资料的分析、整理与归档，在降低人工操作失误的同时，也可以节约时间，提升工作效率[1]。

（二）查阅方便

在录入档案信息之后，会自动的生成目录与检索，这样可以实现档案的自动分类整理，完成工作的编排。在查阅信息的时候，只需要将相关的关键词输入进去，就可以及时查阅到相应的信息，这样也节约了查找信息的时间。

（三）存储稳定

传统的纸质档案管理，不但会浪费空间，同时还需要适宜的环境支持。但是电子档案本身的存储就很稳定，可以直接存放在光盘、存储卡、云盘等载体之中，不会受到过多的外界环境影响，并且存储的时间较长，稳定性较高。

2 行政事业单位电子档案管理中存在的问题

目前，行政事业单位在进行电子档案管理的时候还面临诸多问题，这些问题会直接影响档案管理工作的整体质量与效率，同时对于档案资料信息的可靠性与安全性也会带来威胁。第一，无法确保电子档案的安全性。利用电子档案进行信息的收集、整理与传输的过程中，都需要借助计算机与网络来实现，虽然提升了工作效率，但是难免会存在安全隐患。如，当计算机遭受到黑客入侵、病毒袭击的时候，就可能出现档案信息被窃取、删除等问题。第二，在配制档案管理人员方面，因为大部分行政事业单位缺少综合素质能力强的复合型人才。在开展电子档案管理工作的时候，需要管理人员拥有较高的素质、宽阔的事业以及较强的能力。具体来说，也就是管理人员需要拥有档案业务能力以及较高的职业素养，这样才可以对行业的工作情况进行全面的了解与掌握，同时还能够具有信息技术、互联网相关方面的重视，能够熟练的操作计算机。但是就目前的实际情况来看，管理人员素质与能力不达标是很普遍的现象，另外，行政事业单位不重视档案管理人员的再教育培训工作，缺少相应的工作制度的支持，没有针对档案管理人员进行职业方面的规划，都可能影响档案管理人员的工作积极性，磨灭其工作热情[2]。

3 行政事业单位电子档案管理的创新策略

（一）建设电子档案管理安全保障体系

安全问题一直都是电子档案管理系统的主要内容，从而受到行政事业单位的广泛关注。除开相对应的档案管理制度完善之外，对于电子档案安全性的重视度也是行政事业单位需要注重的方面。在建立电子档案安全保障体系方面，行政事业单位可以从下述几个方面入手：第一，强化硬件的保障工作，做好电子档案管理系统的及时维护，并且设定好网络设施保障屏障以及安全保障屏障。第二，维修人员需要定期针对服务器、设备以及线路进行维护，避免电子档案管理硬件系统出现问题。第三，提升应用系统的安全保障意识，及时的建立单独的用户访问平台以及稳当中心，并且针对相关的应用安全性进行定期的检查。通过特定的浏览器，做好病毒的检查，及时的使用专业的杀毒软件进行监控和扫描处理。第四，电子档案还需要做好专业防火墙的网络系统管理设置，避免出现网络黑客盗用重要档案信息的问题，直接威胁行政事业单位的发展。

如，某事业单位在电子文件加入数字签名技术，希望通过这样的方式能够确保电子文件的安全传输，具体见图1所示[3]。

（二）确保档案文件真实性

档案文件本身的原始性与真实性，可以采用严密的制度与先进的计算机技术来实现。第一，行政事业单位可以借助国外先进的文件加密技术，这样就可以完完全全的记录每一次档案修改的具体内容和时间，通过电子档案内部结构以及背景等诸多元数据的保留，就可以方便后续的追踪和查询工作的开展。第二，在制度上也需要进行合理的设置，在相关人员修改档案的时候，需要上级批准，然后利用身份验证管理系统进行操作，避免无关人员恶意的篡改数据信息，具体而言，主要包含了数字证书认证、用户信息验证、输入密码口令等方法，这样就可以限制用户的权限，确保档案数据本身的原始性和真实性。

（三）建立严格的保管制度

在完成电子档案归档之后，需要一套严格的保管制度来确保其安全性。第一，严格把控存储载体的质量关；第二，规范存储载体的保管条件，电子档案的保管需要远离强磁场或者是存在有害气体的环境，并且建立一个满足磁、光保护的物理保管环境，同时保持良好的湿度与温度环境。第三，注重对计算机病毒的检测，确保电子文件载体不会带有任何的病毒，并且将载体放置在保护的状态下。同时也应该注重对加密电子档案的管理。第四，保证信息内容的可读性和完整性，确保载体无任何的损伤。定期对电子档案进行安全方面的检查，一旦出现载体损坏或者是信息损坏，需要及时的进行维护，做好修复与拷贝等处理。

（四）规范统一格式

针对行政事业单位来说，想要在文件共享与传输的环节尽量的减少的不兼容的问题，只有在各个单位之间建立出统一的标准，针对格式做好相对应的规范与统一，避免使用特殊格式的软件，保证文件类型的一致性。通过电子档案规范制度的建立，就可以严格的规定电子档案的收集、整理以及保存等多个方面的细节问题，进而在方便行政事业单位整体工作效率的同时，也能够提升事业单位的服务质量。

4 结束语

总而言之，对于行政事业单位而言，档案管理工作是其稳定发展的基础，为了提升档案管理工作效率的要求，就应该顺应时代的发展，能够利用高效的电子档案工作模式。而电子档案凭借其诸多的优势，在提升档案管理工作效率的时候，必定会面临一定的风险影响电子档案的真实性和准确性。所以，找到有效途径，强化电子档案管理的创新，才能确保其为行政事业单位贡献更大的力量，促进行政事业单位与社会发展同步接轨。

参考文献

[1]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.

[2]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]王丽苹.探析新时期事业单位档案管理工作现状与发展前景[J].科技资讯，2014（36）：205.endprint