提升照片档案管理浅析

庞艳丽

摘 要：随着档案管理工作的发展，照片档案作为重要载体和门类，在企业经营过程中具有保管和利用价值。但在实际工作中，照片档案管理现状已滞后与档案整体发展水平。针对存在问题，查找原因，并对提升管理提出相应建议。

关键词：提升；照片档案；管理

照片档案，以图像为主要反映形式，是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成，有保存价值并辅以文字叙述的历史记录。作为档案的一种载体形式，是纸质档案的补充，也是档案馆馆藏的重要组成部分。如何做好照片档案的管理，提高归档质量和利用能力，是档案工作必须解决的问题。为适应档案工作的发展要求，要积极探索开展工作，提升照片档案管理水平。

1 照片档案管理现状

照片档案在档案业务管理中，一是归档部门对照片档案认识不够，部分单位档案管理人员在收集档案材料时，只重点关注重要类别纸质资料，没有把照片档案纳入为必须归档范围，导致很多有价值的照片随意散落，没有集中整理归档，不能及时保护和规范管理。二是档案管理部门标准不够规范，管理方式滞后，不能紧跟档案工作快速发展的需要，没有及时制定管理制度和重视照片档案业务管理。多重原因导致照片档案作为重要声像资料无法发挥其图像价值作用，利用效果缺失。

2 照片档案管理中存在的问题

（一）归档意识薄弱淡化。在工作管理过程中，归档单位对照片档案归档意识薄弱，只侧重收集归档文书、建设项目、设备、财务档案等重要资料归档，没有把声像类的照片档案也作为应归必归的资料范围，导致照片收集归档工作缓慢，甚至严重滞后，照片资料随意散放流失，部分重大事件和重要项目的珍贵照片资料缺失归档。

（二）收集整理过程不够规范标准。照片档案整理不够规范，作为档案管理机构，受管理理念、经费、制度缺失等多重情况，许多档案室只是零乱地将照片放在规格不一的影集里，随意用便签标号，整理没有统一标准；照片档案的文字说明，没有完整地将一张照片的事由、摄影者、时间、地点、人物、背景六要素标注齐全完整；也存在只将照片归档，不存原版底片的问题；同时也出现照片存放不善，照片画面遭受发黄霉变、丢失和损毁现象，这给照片档案的保管保护和提供利用带来不便。

（三）照片档案保管存在问题。照片档案的归档从发展阶段看，分纸质归档电子归档两种方式。都是随着事件结束后，选取具有代表性的照片冲洗随同胶片底板同时归档，保管中以年度分类，实体照片已相册保管存放与档案库中；随着信息时代的发展，照片电子档案归档也在进行，库藏保管以电子数据为主。无论是照片实体档案归档保管、还是电子档案归档保管，都对档案库馆的保管条件、装具、温湿度标准都一定要求。许多档案机构在保管过程中没有达到标准存放、科学保护。

3 照片档案管理的规范

照片档案管理应科学规范。归档要齐全完整，做到照片、底片和说明三部分相符，要维护照片档案的有机联系和历史完整性。照片的归档范围，要涵盖反映本单位主要职能活动和工作成果的照片都要归档。一次事件、会议、活动，同一主题形成的照片，在整理归档时可按日程或活动顺序选取主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰的几组照片保存。照片冲洗加工后，由归档单位整理并编写说明，及时向档案机构移交归档。照片档案的整理，应参照年度企业大事记等依据，按照时间进行分类排序，文字说明要综合运用六个要素，概括反映照片影像的全部信息，文字简洁通畅，一般不超过200字。在保管的时候使用质量优良的档案装具，控制库房温度在14—24℃，湿度控制在45-60%较为适宜。同时要做到防尘、防光、防潮、防虫、防霉、防盗、防水、防火等措施。数码照片归档应为JPEG或TIFF格式。

4 如何提升照片档案管理的建议

（一）强化归档意识。各归档单位要提高思想认识，在重大活动、重大会议的组织与宣传时强化档案意识，认真执行照片档案管理办法和集中统一管理的原则，加强照片档案的收集归档工作。

（二）完善管理制度。进一步完善实际操作性强、可指导业务工作的管理制度，编制《照片档案管理办法》、《照片档案收集整理实施细则》等制度，提出统一标准，实现规范化管理。

（三）加强培训力度。各级档案管理部门要加大力度开展照片档案知识的培训，指导照片档案按规范进行整理，强化收集、整理、归档等工作环节，使照片档案能够行之有效服务与企业。

（四）提升管理水平。针对照片档案的工作开展情况，档案管理人员要提升责任心和业務技术能力，主动开展工作，不断学习新知识，提高综合水平，以适应档案发展的新要求。

要提升照片档案的管理，就要针对性的解决问题，强化归档意识、保持收集齐全完整、整理规范、保管设施完善，确保照片档案资源丰富，充分体现利用价值，提升服务能力。

参考文献

[1]杨俊.声像档案的收集及价值.现代企业管理. 2014.3

[2]徐艳萍.照片档案管理之我看.卷宗. 2015.6

[3]企业档案声像技术规范 2013.9endprint