干部人事档案管理工作的几点思考

摘 要：干部人事档案作为考察和正确选拔使用干部的核心依据，其管理水平的高低，不仅仅直接关系到一个单位档案管理工作的水平，更直接影响着单位人事工作水平。特别是当前对干部人事档案管理科学性、真实性、动态性管理要求的时代背景下，如果从多方面着眼做到全面、准确、真实、可靠的做好干部人事档案管理，具有关键意义，关系着管理工作的标准化、科学化、现代化。

关键词：人事档案；档案管理；现代化

1 引言

人事档案工作是组织人事工作的重要部分，它记录了干部在不同阶段的学习经历、工作经验、社会关系、政治思想、奖惩、职务晋升、聘任和专业技术的水平，是一个完整的记录生活。对于个人而言，具有极端重要的意义。对组织而言，也是组织和人事部门坚持公平正派地选拔人员的重要依据。特别是从中组部2001年开始组织自查开始，这项工作的敏感性和政治性更为突出。因此，从干部人事档案管理水平提升方面着眼，是保证干部人事档案内容的真实性、准确性和完整性重要手段。

2 机关干部人事档案的几个特点

2.1 材料分散、内容全面

干部人事档案收集的材料内容，往往跨度很大，有的是在学校形成的，有的是在组织人事部门形成的，也有党组织材料。在不同的阶段、不同的单位形成的材料，往往并不是全部完整齐全的在一个档案袋里，可能材料分散在各地、各部门。但是另外一方面，人事档案的内容往往很全面，涵盖了个人简历、自传、评价、工资、参加不同活动等不同时期的相关文件和资料。

2.2 管理的主体具有稳定性

干部人事档案管理的主要部门往往集中在党政机关或国有企事业单位，加上部分社会团体，普通的企业组织或经济组织往往不具备干部人事档案管理的资格，从管理主体上来说干部人事档案的接收、移交、转递等各环节的管理具备一个管理主体上的稳定性，这就为干部人事档案管理工作提供了一个先天的优势条件。

2.3 立卷方式具有强制性

干部人事档案是以人为单位进行立卷，干部人事档案管理制度明确规定，同一干部的档案不得存放在不同单位，不同干部档案不能混在一起。它不同于普通的文书档案和文件。干部人事档案这一类型档案有变动时，要及时的调整和补充一个干部的人事档案，保障完整性和连续性。

2.4 管理事项的机密性强

部分干部人事档案涉及个人品德等诸多方面，里面的很多检查材料可能形成于干部调查工作中，涉及到有人向组织举报，或者他人举报（包括家属）以及个人的思想报告等等，也可能从侧面反映了一些重大历史事件等。因此，与一般档案相比，干部人事档案既属于个人隐私，又属于党政秘密。保密性相对更强。

3 当前干部人事档案管理工作的突出问题

3.1 重“干部”轻“档案”，思想观念陈旧

干部人事档案工作中经常会出现问题，其中许多是旧的思想和管理因素。一般情况下，对于干部人事档案的重视程度非常高，但是具体到干部人事档案管理的层面时，现代化的人事档案管理意识不强。领导层、管理层、档案形成部门的重视程度不够容易导致出现缺乏档案意识的人事档案工作者，某些认为干部档案管理与干部管理水平不直接相关的认识出现。往往自认为其只是一个基础的参考性因素，不注重在现代化管理、信息化管理方面下工作、投资金、强人员。

3.2 档案基础设施和管理手段落后

从笔者了解到的情况以及调研工作中所反馈的情况发现，部分单位干部人事档案管理条件相对较差。缺乏独立和整个档案存储和管理空间的情况并不少见。唯一的办公室可能缺點又比较明显，比如空间小、缺乏温湿度控制条件和防尘条件等，一半是仓库，一半是馆藏库房，堆放着许多闲置和废弃的办公家具和办公用品，其常用的贮存和利用条件是显而易见的。论管理手段，干部档案管理系统也没有上线，还停留在原始的手工查借阅基础上。

3.3 档案工作人员知识结构和业务能力不强

干部人事档案管理是人事工作和档案管理的重要组成部分。管理水平高低，管理手段现代化水平在很大程度上取决于管理人员。人事档案管理中存在的诸多问题是由于管理人员专业素质不高，观念保守，知识结构不合理，绝大多数没有接受过档案专业教育，档案范围、操作方法不十分明确，更谈不上创新。

4 优化干部人事档案管理工作水平的思考

4.1 基础强化：重视干部人事档案的规范化管理

干部人事档案规范化管理是干部人事档案管理的基础。传统的干部人事档案工作在设备、管理、技术等方面相对落后，属于经验管理和手工操作。不利于开发利用，这也不利于知情权的实现。在信息化环境下，人事档案的规范化管理是最重要的。从收集、整理、分类、储存等方面着眼，与干部人事档案改革同步，规范新术语，收集新信息，及时调整旧程序和数据，推进档案的规范化和科学化管理。

4.2 意识塑造：强化干部人事档案工作服务中心工作的意识

强化干部人事档案工作服务中心工作的意识，既要强化对内的意识，又要强化对外的意识。对内而言，干部人事档案工作是一项长期的、基础性的工作，不能在短时间内看到很直接的效果和影响。因此，加强馆干部人事档案管理者的档案意识和服务中心意识，提高档案管理的能力和水平，是摆在档案工作者面前的关键。对于外界而言，要注重人事档案管理部门的宣传，主动把干部人事档案工作的位置"融"入中心，不能跟上“边缘”；人事档案工作部门是带干部人事工作的“中心”；要培养起大家的认知。在高标准、规范运行的过程中，通过档案工作质量保证于人。

4.3 现代化推进：大力推进干部人事档案信息化

积极应用现代信息技术，加强干部人事档案信息化建设，既是信息时代发展的要求，也是做好新时期干部人事档案工作的必然选择。推进干部人事档案信息管理，要求单位统一领导、统筹规划。不仅仅只是做到一个管理软件编地开花的事情，更要注重从标准化、规范化水平的建设方面，确立干部人事档案信息化管理的标准和目标，引进信息化人才队伍，强化信息化基础设备，实现现代化发展。

4.4 灵活探索：提高档案利用效率

一般来说，机关干部档案的利用并不灵活，过度强调政治性使干部人事档案利用率并不高，特别是个人如果需要利用档案中的信息，多会被"政策"拒绝。而在西方国家，人事档案的服务对象相对宽泛，利用相对灵活。在这一方面，如果从利用规范、利用渠道、利用审批等方面积极作一个规范化探索，在注重保密的同时，适当的做好档案主体中的个人档案服务，无疑对于人事档案管理的延展性具有积极意义，对于人事档案管理的社会性角色显性化发展也是一个质的飞跃。

在人才强国的背景下，人事档案管理的科学化水平对提高组织的可靠性、优化组织的管理和控制水平具有积极的意义。新时期，必须解决干部人事档案中存在的突出问题，确保干部人事档案信息全面、准确、可靠，加强干部人事档案管理、推进人事档案信息技术建设，建立人事档案管理长效机制建立，优化人才队伍结构，对于组织的健康稳步发展具有十分重要的意义。

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作者简介

杨芬（1982-），女，本科，毕业于山东大学，中级经济师，研究方向：档案管理。endprint