企业知识产权档案的有效管理与利用

摘 要：企业知识产权档案是企业信息资源的重要组成部分，企业知识产权档案对企业核心竞争能力的提升具有重要作用。企业在发展空间逐渐扩大的同时，在涉及知识产权相关领域时，越来越需要档案发挥作用。因此，加强企业知识产权档案管理是当前企业需解决的一项重要工作。基于此，本文主要对企业知识产权档案工作中存在的问题进行分析探讨，并对有效管理利用知识产权档案进行对策研究。

关键词：企业知识产权；档案管理；利用

知识产权档案的是反映企业生产、经营、科研、管理等活动过程的载体，是企业适应复杂多变的市场环境、提高竞争力的信息保障，是维护企业经济利益、合法权益的重要依据。企业知识产权档案管理质量关乎企业生存与发展，有效的管理利用手段能够促进企业的可持续发展。因此，企业想要提升自己的核心竞争力，就必须加强知识产权档案管理的应用研究，结合实际问题进行有效利用对策探索。

1 企业知识产权档案重要作用

企业知识产权方案中的法律性文件主要是对企业知识产权进行记录，具有一定的保存价值和考查价值。从企业知识产权档案内容来看，可将其分为版权档案、专利档案、商业秘密档案与商标档案。企业知识产权档案的主要作用是对企业知识产权保护提供信息资源保障，对新产品的研发提供参照[1]。企业在进行经济活动开展时，可能会遇到两类困境，包括其他单位控制其侵犯知识产权和本单位自身知识产权遭到他人侵犯。企业想要保护自身的知识产权，就必须提供相应的法律性文件证明知识产权属于自己，通过企业知识产权档案进行企业利益和企业声誉维护。若企业知识产权档案管理不当，便可能会影响到企业的经济利益和名誉，对企业未来发展造成严重的影响。企业在进行科研开发活动时，不可避免的会应用到多种信息资源作为参照，从现有资源中进行突破和创新发展。知识产权档案是企业进行信息资源管理的重要组成部分，在进行科研开发时，企业可以通过知识产权档案进行资料查询。随着科技的不断发展，创新科技成为企业核心竞争力的重要发展项目。企业想要扩大发展空间，就必须注重知识产权档案管理，为科技创新研究提供更多的原始数据和科技信息。

2 企业知识产权档案管理的短板

从企业知识产权档案管理现状来看，由于多数企业仍然处在发展阶段，因此档案管理水平还不够成熟，在实际管理和利用方面仍然存在问题。从企业知识产权档案管理部门工作状态来看，目前企业往往缺乏对知识产权档案的主动性管理，在管理利用方面比较随意，没有意识到应该对于档案进行合理规范化管理。由于部分企业缺乏对长远发展的考虑，比较重视短期经济效益，因此在知识产权档案管理方面的资源投入量相对较少[2]。知识产权档案管理工作在国有企业、大型企业开展的比例相对较高，一些中小型企业并没有有意识的对知识产权档案进行管理，企业从业人员对于知识产权档案的认识存在局限性，认知度较低。由此可见，虽然国内企业已经开始对知识产权档案管理进行应用探索，但在实际管理方面仍然缺乏专业性和系统性，这对知识产权档案管理工作的顺利实施可能会造成不良影响。

具体来看，当前国内企业在知识产权分类、收集、整理、利用等方面总体上依然缺乏规范性系统性操作，没有形成完善的管理制度和明确的管理模式，管理人员本身的管理工作与管理职责不够明确。企业在进行知识产权档案管理时，主要通过业务部门监管和办公室进行管理，往往没有成立专门的管理部门。造成管理人员的不稳定，形成管理断层和脱节现象，对于档案管理造成不利影响。

3 有效管理和利用企业知识产权档案对策

3.1 明确职责 分类管理

档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体，主要包括专利、商标、著作权、商业秘密等档案，以及围绕知识产权的维权、转让等产生的档案。企业知识产权管理首先要明确各部门职责和工作重点。企业职能管理部门负责专利、软件登记、产品设计资料、技术证书、商标、版权档等相关技术资料的档案管理工作。企业法务部门负责商标等相关资料的整理移交。各技术业务部门负责产品设计资料、工艺资料等技术资料的整理移交。信息管理部门负责自行研发软件版权的整理移交。市场部门负责公司形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权的整理移交。其他各相关部门负责本部门涉及到的上述相关资料的分类整理移交。

同时要明确知识产权文档收集与管理的范畴，做好分类管理工作， 凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后规定时间内形成专项组卷，分类归档完毕。文档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等。

知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。 电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一刻制成电子文档存储载体。

3.2 加强知识产权档案的保密管理

在市场竞争环境日益激烈的今天，企业内部职员可能会因为利益的诱惑而离职[3]。而机制的不完善，会使得知识产权档案管理存在安全隐患。一旦知识产权管理人员出现变动，员工管理的知识产权资料便有可能成为获取更多利益的筹码，从而造成企业重要技术信息资源的流失，引起知识产权纠纷，从而影响到企业的未来发展。因此，必须针对企业人员离职期间可能造成的知识产权泄漏问题建立健全知识产权档案的保密管理制度，以防人员流动对企业重要技术成果信息造成严重的危害。在保密制度管理方面，可以从人文保护、协议约束、法律制裁或者道德教育等方面进行综合管理。企业必须加强职员离职前的保密管理措施落实，而不是对人员离职后进行惩处， 同时对员工进行法律教育和道德教育，对员工职业行为进行统一管理，明确职工泄露企业产品技术机密后可能造成的法律后果，使企业职工能夠加强自身的信息保密意识。endprint

3.3 强化知识产权档案保护意识

鉴于一些企业档案管理意识比较薄弱，必须加强企业全体人员的档案管理意识。企业管理层必须注重知识产权方面的学习工作，提升知识产权档案管理的保护意识，深刻意识到知识产权档案管理对企业未来发展所产生的积极作用。知识产权档案管理部门必须加强企业职工的知识产权档案保护意识，定期对职工进行相关法律知识的培训工作，做好企业内部知识产权法律知识的宣传工作，使企业职工能够意识到管理层对知识产权的重视程度，以引导职工积极参与知识产权档案保护工作。一些大型企业或者国企在进行知识产权档案管理时，建议应该明确专门人员直接归属档案室管理。企业可以重金聘请专业的管理人员进行知识产权档案管理，提高整体管理水准。有关部门必须注重专利等档案资料的收集归档意识，及时进行归档。企业档案管理部门应及时进行知识产权管理工作的流程管理，对知识产权档案中的重要法律性文件进行备份处理，以防重要数据信息的丢失。

3.4 加强知识产权档案的系统化管理

由于企业发展方向、历史、规模等存在一定的差异，所以知识产权管理的重点具有差异性。知识产权档案管理包括许多内容，在企业生产经营中发挥作用的知识产权主要是指专利和商标。所以必须重点抓好专利档案和商标档案的收集与整理。在进行知识产权档案管理时，管理部门必须结合企业发展需求进行档案的侧重点划分进行档案管理。参与知识产权档案管理的工作人员必须对企业知识产权相关法律条文要有清晰的认识，比如商标法、专利法或者著作权法等[5]。总之，对知识产权档案进行梳理、分类、建档的目的就是方便后续管理和文件使用，企业可以根据自身情况灵活选择知识产权档案的分类规则，并做好档案的检索信息和检索目录，方便后面使用时快速、完整调取。企业经过上述一系列的知识产权档案管理工作后，能够对自身知识产权的现状、种类、内容、载体等有较为清晰的认识，从而为后续知识产权创造和管理工作奠定坚实的基础。

3.5 注重档案编研工作

随着技术的不断创新应用，企业知识产权档案管理能够发挥的作用越来越大。企业想要在激烈的竞争环境中获取生存空间，就必须注重档案编研工作的开发利用，维护自身的知识产权利益，提高自身的核心竞争力。

档案编研主要是对档案资料进行开发利用，将具有价值的档案信息提供给用户，便于知识产权档案的系统化和科学化管理，加大企业对档案资料的利用效率。在进行档案资料编研工作时，编研人员必须把握原则，对档案信息进行技术处理，以保障信息材料的精准与完善。企业可以从数据分析、基础数字汇集、专题汇编或者知识产权成果简介等方面进行编研工作的开展。其中数据分析主要是对企业知识产权档案资料进行摘录，将复杂的档案资料归类成编研成品。基础数字汇集主要是利用数字将企业知识产权档案资料反映出来，即对企业科研产品中参考的档案资料进行数据统计。专题汇编是指结合已经选定的主题进行知识产权档案资料的选取，对原有档案资料进行编辑整理，形成资料型编研成品。知识产权成果简介主要是对知识产权成果进行介绍，通过精炼的文字叙述或者表格形式将知识产权成果的重要组成部分浓缩成编研成品。

完整、准确的知识产权档案，在档案信息资源的开有效利用中具有不可替代的重要作用。可运用知识产权档案和有关法制保护已取得的科研成果的合法权益，帮助知识产权的职务发明人、设计人、作者及主要实施者得到与其实际贡献相当的报酬和股权收益；同时充分运用、开发知识产权信息资源，使科研工作选准高起点，避免低水平重复；还可以及时有效地处理知识产权侵权和纠纷案件，更好地查处和制裁各种侵权行为，为全面推进技术创新，发展高科技，尽快实现科技成果产业化服务。

4 结语

知识产权档案是企业档案的重要组成部分，企业知识产权档案管理对企业经营活动的开展具有重要影响。企业必须将知识产权档案管理纳入档案综合管理体系，并把知识产权文件材料的形成、积累与归档纳入相关部门的职责范围，明确归档要求，规范立卷程序，进行统一有效管理。。因此加强企业知识产权档案的有效管理和利用是企业必须重视的工作。只有有效管理企业知识产权档案，才能更好地开发利用知识产权成果，为企业创造更多的经济效益。

参考文献

[1]新如.机关事业单位档案管理创新与改革研究[J].智能城市.2017（01）

[2]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案.2015（12）

[3]陈瑞群.房地产档案管理中房屋登记薄的重要性探讨[J].经贸实践.2017（15）

[4]马丽.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务.2017（10）

[5]王冬梅.转变观念 多措并举 全面做好电子招投标档案管理工作[J].中国管理信息化.2017（20）

作者简介

杜超（1961-），男，汉，河南汝阳，工程师，大学本科，研究方向：知識产权管理。endprint