事业单位电子档案管理工作中存在的问题及强化措施

杨琳琳

摘 要：在当信息社会发展过程中，电子档案已成为档案管理工作的主要发展趋势，其不仅给档案管理工作带来了新的机遇，同时也为档案管理工作带来了全新的挑战。文中分析了事业单位电子档案管理工作中存在的问题，并进一步对加强事业单位电子档案管理的措施进行了具体的阐述。

关键词：事业单位；电子档案管理；管理制度；安全；技术

近年来电子信息技术在各行各业中广泛应用，电子档案的产生给档案工作带来了全新的变化。电子档案具有方便的、快捷、高效、保密性强及使用效率高的特点。当前事业单位电子档案管理工作还处于初级阶段，在实际管理工作中还存在一些问题，因此需要采取积极有效的措施，全面提高事业单位电子档案管理的水平。

1 事业单位电子档案管理中存在的问题

1.1 缺乏健全的档案管理制度

由于事业单位一直以来都以纸质档案为主，对于纸质档案管理工作中具有较为完善的制度。但由于电子档案使用时间不长，在电子档案管理工作的各个环节还缺乏统一的标准，这就导致在电子档案管理工作中缺乏完善的制度加对规范和约束，从而导致电子档案管理较为混乱，在事业单位日常工作中对档案信息的获取和交流带来了不利影响。

1.2 电子档案安全工作不到位

电子档案需要依托于计算机信息技术，其在具备信息技术资料高效性、便捷性特点的同时，也普遍存在安全问题。即在电子档案发送、接收、保额和归档过程中都存在被篡改、伪造、泄密等问题，同时时刻面临病毒入侵及黑客攻击的危险。另外，当电子档案保护措施不利情况下，档案信息资料也极易被泄露，从而造成严重的安全隐患。

1.3 事业单位电子档案管理工作技术性缺乏

当前事业单位档案管理制度相对滞后，在电子档案管理工作中技术性和科学性缺乏。由于档案工作不会直接给单位带来直接的效益，这也导致事业单位在发展过程中将更多的精力放在发展和改革的工作中，对档案管理工作较为忽视，觉得档案管理工作只是对档案资料进行简单的整理和存档，并没有什么技术性。但对于事业单位来讲，档案管理工作是其极为重要的一项基础性工作，一旦档案丢失或是档案信息不完整，则会对单位或是个人都会带来无法估量的损失。另外，事业单位在档案管理方式中技术含量不高，档案管理信息化建设速度缓慢，这对电子档案管理水平的提升带来了较大的阻碍。

1.4 档案管理人员素质不高

在当前事业单位电子档案管理工作中，电子档案优势的发挥对档案管理人员提出了更高的要求。不仅需要档案管理人员要具备较强的专业性知识，同时还要能够熟练操作计算机及应用相较软件，并要具备较高的职业道德素质。但在当前事业单位实际档案管理工作中，很大一部分档案管理人员并没有系统的经过专业化的档案知识学习，而且人员年龄普遍偏大，这就造成对新知识和新技术接受能力较慢，计算机操作水平较低，再加之频繁的岗位流动，这对电子档案管理工作的快速开展带来了一定的制约。

2 加强事业单位电子档案管理的具体措施

2.1 建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理規章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

2.2 加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

2.3 全面提升电子档案管理工作的安全

在电子档案管理工作中，安全性是非常重要的一个问题。由于电子档案依托于计算机存在，计算机由于自身问题、断电及网络病毒等因素会使其具有较强的不稳定性，从而对电子档案生成、存储和共享带来较大的影响，极易导致相关信息的丢失。因此要求档案管理人员要具备较强的安全意识，及时更新和升级办公软件，做好计算机硬件的定期检修维护工作，养成良好的计算机使用习惯，加大计算机网络安全建设，运行各种先进的技术手段来加强病毒的防范。另外，还要进一步完善电子档案管理的法律法规，打造一个安全的网络环境，有效的保证电子档案信息的安全。

2.4 提升电子档案管理工作的技术含量

随着计算机技术和网络技术的快速发展，档案管理信息化建设进程不断加快。在这种新形势下，事业单位需要加快推动档案网络化管理，构建完善的事业单位数据库，使档案信息能够随时调取和转接。同时在档案管理工作中，还要通过运用条形码和扫描等技术，实现档案的科学化管理。特别是在当前事业单位档案管理工作中，要重视大数据和云计算的应用，全面提升档案管理的技术含量，确保事业单位电子档案管理水平的提升。

2.5 培养专业的档案管理人员

电子档案的管理水平是由档案管理人员所决定的，因此，在进行电子档案管理时，必须采用专业的管理人员。首先，在进行人员聘用时，要选用一些专业知识强，并且计算机技术过硬的高素质复合型人才。其次，对于已有的档案管理人才要进行定期的培训教育，提高他们的计算机技术和职业道德。之后，由于电子档案管理是一项内容复杂、专业性较强的一项系统性工作，所以，要尽量避免人员的流动或将人员流动控制在合理的范围内，以保障工作的延续性和长期性。

3 结束语

由于电子档案具有较多的优势，同时当前事业单位办公自动化的普及，这也对事业单位电子档案管理工作提出了更高的要求。因此在当前事业单位电子档案管理工作中，需要建立健全电子档案管理制度，全面提升档案管理的技术含量。 同时档案管理人员还要在日常工作中积极探索，努力提高业务能力和网络操作技能，推动电子档案管理的规范化和标准化，更好的发挥出事业单位电子档案的重要价值。

参考文献

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[2]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察，2013，（19）.

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