浅谈信息时代高校档案资源管理机制的构建

孙江丽

摘 要：本文探究了大数据背景下高校档案资源管理机制的构建的重要意义，剖析了在高校档案资源机制打造中产生的问题，并有针对性的提出了对策建议。

关键词：信息时代；高校档案资源；管理机制

在经济腾飞、科技发展的时代背景下，大数据技术俨然成为当下最为重要的信息科技之一，这就为高校档案管理提供了较好的数据平台。随着互联网科学技术对整个社会的影响，信息膨胀逐渐明显，信息的类别也逐步拓展。在大数据发展前提下，高校档案管理应该进一步强化对档案的数据化管理，将档案信息的归口管理实现数据化操作，运用大规模的数据为师生和公众服务是高校亟待解决的重要课题。互联网化和信息化已经成为校园档案管理的重要手段，高校怎样应用大数据科技构建多元化、共享化、数据化的档案管理系统至关重要。

1 信息时代高校档案资源管理机制构建的重要意义

在信息科技背景下，高校教育改革、转型升级、合并重组、建设校园企业等繁复的历史中形成了许多档案需要归口管理，需要精准的、高校的档案管理系统。如何使用多元化、多维度的形式构建高校档案管理的联动机制，促使校园资讯不单单为本学校的师生服务，也可以为社会公众带来便利。如何打造校园档案管理信息机制，使得校园信息实现向社会公众共享的局面，就要求高校运用新兴的大数据科技打造档案管理体系，打造健全的档案管理信息系统，完成档案的共享与联动具有重要的理论和实践意义。

2 高校档案资源体系构建问题研究

（一）数据资源不足

在大数据快速发展的市场氛围下，不同学校还在使用传统的实体为主要的档案资源，数字资源利用率不高，传统实体资源和数字资源所占百分比未能实现平衡，使得高校档案管理不健全。在大数据因运而生的社会环境下，高校档案资源管理应该结合大数据科学技术，构建多样化的数据管理系统。所以，高校档案资源管理面临前所未有的挑战，不但应该实现对纸质档案的整理和归档，还需要在健全的数字档案资讯，另外对互联网技术上的非结构化档案进行梳理归口。

（二）数据资源未能实现共享

很多高校档案管理是独立的、自成一体，尚未形成统一的、联动的、配合的数据管理模式，不容易形成数据的共享，产生信息孤岛。减少了互联网资源的使用频率，大大影响了档案资源的分享和利用效率，也不能满足师生的实际诉求。要先个改变以上情况，提升网络资源管理和共享程度，促使高校建立联动机制，加深学校之间的沟通，包校园档案管理系统打造成为相互联系的、统一的信息共享系统，减少信息孤岛产生的可能，提升数据分享效果，为社会公众带来好处。

3 运用大数据优化高校档案资源体系建设措施

（一）打造档案网络互动服务新平台

构建大数据服务平台，运用互联网的方式使得档案为社会公众提供效益，促使社会公众能够跨越时空障碍，第一时间获取所需档案资料。高校档案管理组织可以利用互联网和大数据平台，有效传输校园数据资源，使得师生和社会公众更有效率的运用数据。进而促使档案资源的所有客户需要都能够得到满足，进而将高校档案的客户数量得到进一步的拓展，提升高校档案的社会普及率和使用率。为能推动档案互联网能够有效联动，使得档案管理平台可以有效集合互联网、客户和管理者的使用和管理需求，产生大数据互联网平台。档案用户运用自身申请的账户登录网站，依据网络引导向档案管理工作和提出个人需求，工作人员在通过网络验证后，依据客户的需要、级别和档案信息的秘密程度向用户提供服务，对符合条件的客户对其供应客户需要的资讯，辅助器连接到档案资源管理的有关数据信息系统中，为其供应制度文档，相反，应该第一时间通知用户有关授权。当用户申请运用的信息资源有关资讯在本校的档案数据库中不能获取时，可以利用高效联动数据信息系统，从其他学校的档案数据库中获取资源，另外，客户也可以向大数据档案信息管理员提供信息，实现信息管理的优化，迎合公众诉求。

（二） 强化资源开发

在大数据背景下，伴随客户的增多，对档案管理的标准已经不限制在档案素材范围内，而是随着客户需要的变化而变化。比如，高校排名研究、学生就业研究、高校影响力研究、高校社会服务能力研究等不同的用户群对高校档案资源的需求，无论是需求内容还是需求形式和资源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校档案管理服务人员应从识别各种可能的需求出发，根据服务对象的需求差异，有针对性地整理、加工和开发档案资源，在去伪存真、去粗取精的基础上，将档案资料整合成深层次、高质量的信息产品。同时，积极借助信息技术优势，强化互动式服务理念，改进和加强档案编研工作，有条件地让目标客户参与档案编研，对于克服档案工作人员视角的局限性，深入汲取档案信息精华，更好地满足用户需求具有重要意义。

（三）扩大数据总量

1.强化实体资源的建设

高校在档案信息系统建立时，应逐渐加强互联网、信息科技的利用，使得实体档案资源数字化、共享化，利用数据的积累达到优化图书馆数据的目的，逐渐加强实体资源的打造，高校档案资源管理者应该破除陈旧观念的约束，拓展档案资源的范畴，强化对有有重要意义的档案信息的归口管理，需要逐步对档案资源分类别展开，进行综合梳理和整理。

2.强化数字资源的建设

数字信息和实体信息起到了并驾齐驱的作用，对着大数据时期的进一步拓展，数字资源将逐渐演变为高校档案资源管理的核心。高校要强化档案资源的联动化、一体化的打造。这就要求相关单位应该从以下层面做好工作：其一，强化针对历史档案展开数字化管理，针对数字档案资源信息进行梳理，运用大数据平台展开数据的归口管理，构建不同方式的数字档案，包含文档的线上查阅、专业数据资源等信息获取方式。

（四）积极开放数据

大数据是信息分享时期，高校档案信息归档体系面向社会的多样化、丰富的发展趋势，依据师生每一个特殊的诉求，运用计算机网络，拓展查询职能，强化高校档案管理进程。在大数据蓬勃发展的社会背景下，高校档案管理应该具备向社会公开的特性，不但应该使用户方面快捷的运用档案信息，还应该使得数据在高校之间具备联动性。

（五）整合数据资源

1.统一数字化资源的标准

高校数据资源整合的一大难点是针对于信息孤岛的，打造系统的、完善的体制，提升电子档案信息管理机制，是档案管理的关键。完善的、健全的档案管理系统可以避免无目标的研发、以及信息孤岛的产生，可以保证数据资源的科学使用，包含了元数据形式、数据交互、档案归口管理、数据交换方式、音频和食品档案的有效保存等。

2. 对结构化和非结构化档案数据的归口管理

高校档案管理有关资源展开数据归口管理应首先认清数据的形式，认识结构化、非机构化数据的整合，利用大数据和互联网+等有关科技为数据档案展开全新的档案管理方式。

3. 注重校园与校园档案管理的联动

大数据技术背景下，对各个高校的档案拥有者构建联动体制。高校要想做好档案管理，不可以将校园档案信息局限在本校园内，需要打造学校和学校之间的信息互动，强化不同纬度的资源分享，进一步强化校园档案管理体制的建设，形成档案馆、图书馆等文献收藏组织的联动机制，强化技术、人才的有效配合，排除单独的、碎片化的数据信息的影响，尽可能的达到信息共享的目的，大数据的职能可以实现有效扩散。

参考文献

1.陈露 学术期刊 《中國管理信息化》 2014年11期 《从管理角度谈高校档案信息资源建设》

2.李健 学术期刊 《办公室业务》 2014年3期 《“档案强国”战略下高校档案资源建设研究》

3. 王倩 学术期刊 《城建档案》 2013年6期 《基于信息化管理的高校档案建设探讨》endprint