浅析新形势下档案管理工作的规范化

崔洪智+韦东义

摘 要：档案管理工作是企业日常经营过程中的一项非常重要的工作，它不仅是对企业经营过程的记录，而且是企业在制定未来战略计划时候的参考依据。做好档案管控工作具有很强的必要性。随着时代的发展，档案管理工作也面临着新形势，计算机技术、大数据等新型事物对档案管理工作的开展也带来了很多的影响。本文主要从档案管理工作的重要意义、档案管理工作面临的新形势、如何规范档案管理工作等方面来研究，希望能够对规范档案管理工作的开展提供参考与借鉴。

关键词：新形势；档案管理工作；规范化

随着经济的发展，社会的进步，在当前很多企业的工作过程中，他们开始意识到档案管理工作的重要性，进而注重档案管理工作的开展，这为档案管理工作的规范化发展也奠定了一定的基础，也为企业的长期发展提供了保障。但是，随着新形势的到来，档案管理工作的开展也发生了很多微妙的变化，包括对档案管理办法以及形式等的影响，这也需要企业在面临新环境的背景下提出一定的措施方案来规范企业档案管理的工作。

1 开展档案管理工作的重要意义

档案管理，意指对企业在经营过程中的重大事项以及其他重要事项等进行记录保存等，这些记录主要包括财务档案、法律档案、行政资料、会议资料等等，他们构成了整个企业的档案。高效的档案管理工作一方面可以对一个企业的经营过程进行恰当准确的记录，也是企业经营历程的反映；另一方面，档案管理还可以对企业遇到的某些法律诉讼等案件补充材料支撑，还可以应付上级领导的检查等，与此同时，这些档案的记录与分析还可以为企业制定长远的战略规划提供基础依据，以此保障企业战略规划的合理性与准确性。因此可以看出，档案管理工作不仅仅是对一些纸张的简单保存，也不只为了应付上级检查所准备的一堆简单资料，它对企业的发展是大有裨益的，企业应当研究如何规范档案管理工作。

2 档案管理工作面临的新形势

伴随着新时代的到来，计算机技术的发展日新月异，它在不断的改变着人民的生活，也为企业档案管理工作的开展带来了很多的便利。一方面，计算机技术提升了档案管理工作的管理效率，比如，之前企业很多的数据、材料等都是通过纸质版的形式存储，占据了档案管理工作人员大量的工作时间以及档案管理办公室的办公空间，也因此增加了企业的管理成本；如今，伴随着计算机介质的发展，市面上出现了各种各种的电子信息存储介质，这也使得很多的公司档案资料可以通过硬盘或者其他介质采用电子版的形式进行保存，为企业节省了很多时间以及管理成本，为企业带来了很多的便利。另一方面，计算机技术的发展也方便企业查找相关的档案资料，降低了查找时间，提高了查找效率。总之，计算机技术的发展整体上提高了企业档案管理工作的效率，为企业档案管理工作提供了很多的便利。

但是，新形势下的企业档案也面临着更加容易泄密的风险。伴随着新时代的到来，计算机技术给档案管理工作带来了很多的便利，但是也带来了一定的风险。如今，科学技术变得越来越发达，越来越多的企业选择信息化系统来加强企业档案的管理工作，但是在市场经济中也存在着很大的计算机技术风险，比如黑客等。在有的行业之中，竞争者之间为了获取对方的经营数据、战略规划等信息，可能会不惜一切代价对对方企业的档案采取黑客方式等获取，进而对企业的发展带来负面影响。同时，网络等信息的传播速度越来越快，这也不利于企业泄密档案的合理收回。终上所述，计算机技术的快速发展对于企业的档案管理工作来说是一把双刃剑，企业在现实的经营过程中，要趋利避害，合理高效的开展档案管理工作。

3 如何规范档案管理工作

3.1 企业加强档案管理工作的意识

从上文可以看出，档案管理工作的开展对于企业的发展来说非常重要。但是在现实的经营过程中，还存在很多的企业没有意识到档案管理工作的重要性。企业在日常的管理过程中要加强档案管理的意识，从思想上对档案管理工作给予足够的重视，将档案管理工作做为企业管理工作中的重要组成部分，同时，还要建立全体员工档案管理的意识，并且确保员工对公司档案的保密性。企业的管理层要为档案管理工作定一个合适的基调。

3.2 为档案管理工作制定对应的政策与制度

在加强档案管理工作意识的基础之上，企业还要将相关思想付诸于行动，切实为企业档案管理工作的开展制定相应的政策以及执行制度，企业的管理层要为档案管理工作的开展制定相关的政策制度，指导档案管理工作的开展。这些制度具体包括档案管理工作人员的工作职责、工作主要任务、特别需要注意的事项、处罚措施等，同时，制度还要对全体公司的员工加以规范，确保他们在工作过程中配合档案管理工作的进行。

3.3 企业完善档案管理工作的硬件设施

在企业内部会存在着很多的档案，有的是以纸质版的形式存在的，也有的是以电子版的形式存在等。档案管理工作会涉及到很多的资料、材料等，比如会计凭证、财务报表、法律合同、会议纪要等，这些资料会占据着一个比较大的空间，这就需要企业为档案管理工作提供一个合适的办公地点以及管理工具，同时，随着时代的发展，计算机技术的突飞猛进，很多企业的档案管理工作也开始信息化，这样就需要企业为档案管理工作配备计算机等硬件设施，这能够提高企业档案管理的效率与质量等。

3.4 企业需要配备专业化的档案管理人才

檔案管理工作是一份很专业的工作，它需要管理人员具备档案管理专业知识，需要管理人员具有一定水平的计算机技术，要求他们具备良好的沟通表达能力与随机应变能力，同时还需要他们具有保密性等法律意识。而在现实的社会中，档案管理工作的人员的素质还达不到很高的水平，这也阻碍着企业档案管理工作的进步。因此，企业在档案管理过程中，一方面要注重对专业的档案管理人才的招聘，选拔优秀的管理人才到公司来工作，为公司注入新鲜血液；另一方面，公司还要定期对档案管理工作人员进行教导与培训，确保他们的能力与掌握的专业知识能够与时俱进，以更加适合于本身的工作岗位，实现档案管理工作的高效化管理。

3.5 促进员工树立保密性意识

档案管理工作具有很强的专业性，同时也具备很强的保密性，保密性是档案管理工作的核心，如果企业的档案泄密，则给企业将带来很大的损失或者负面影响，不利于企业的良好发展。因此，企业在开展档案管理的过程中，要开展全体员工的档案保密性培训，使得全体员工意识到档案管理的保密性以及企业档案管理泄密性的危害等，给员工培训在日常的工作过程中应如何确保企业信息、档案资料的保密性，在具体的情形之下应当如何恰当解决等。另外，必要的时候还需要对企业员工导致企业档案资料泄密所给企业带来的影响或者损失等进行一定的处罚等。

终上所述，档案管理工作对于一个企业来说至关重要，他不仅关乎于企业的经营过程的恰当记录，而且还对企业未来规划的制定起到指引作用。而如今，随着时代的发展，计算机技术的飞速发展，企业档案管理工作的效率得到了很大的提升，同时也面临着企业档案泄密的风险。因此，企业在档案管理过程中要不断的规范其发展，加强档案管理的意识，配备档案管理工作需要的硬件设施，培养专业的档案管理工作相关人才等等，切实确保企业档案管理工作的规范化发展，也为企业的长期健康发展做铺垫。

参考文献

[1]李小晨，大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息探索，2013（06）：49-50.

[2]张记铭，浅析档案管理现代化[J].经济管理，2010（05）：105-106.

[3]陈晚莉，如何做好企业档案管理工作[J].管理与实践经纬，2013（01）：68-69.

[4]刘玲玲，新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（04）：79-81.

作者简介

韦东义（1974-），男，汉族，庆云县疾病预防控制中心，现从事工作：档案管理。endprint